Xem danh mục
Bạn chắc chẵn có thể kiểm soát được hoạt động nhà nghỉ, khách sạn của mình trong giờ cao điểm, khi số lượng khách checkin, check out quá tải? Bạn không thể để khách hàng phải chờ đợi quá lâu? Bạn cần tìm ra giải pháp cho vấn đề này, quản lý phòng đơn giản, theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên nhanh chóng và báo cáo doanh thu chi tiết. Và phần mềm quản lý khách sạn của chúng tôi là lựa chọn thông minh dành cho bạn. cùng chuyennghiep.vn bắt đầu nào !
-------------------------------------------------------------------
Download: Phần mềm quản lý khách sạn
-------------------------------------------------------------------
Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?
- Với sự mở rộng quy mô cả về số lượng và chất lượng các dịch vụ khách sạn, đòi hỏi nhà quản lý cần thay đổi phương pháp, cách thức quản lý các hoạt động của khách sạn sao cho hiệu quả nhất, tiết kiệm chi phí nhất. Đây là lúc các nhà quản trị cần sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm quản lý khách sạn. Vậy những lợi ích mà phần mềm quản lý khách sạn mang đến là gì?
- Phần mềm quản lý dành cho khách sạn là sự tích hợp của nhiều chức năng khác nhau để phục vụ cho các khía cạnh công việc khác nhau của nhà quản trị như việc quản lý nhân viên, đặt phòng khách sạn, kế toán, thu – chi trong khách sạn,... giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình hoạt động kinh doanh của khách sạn.
>> Xem thêm: Phần mềm quản lý phòng Gym
Hiệu quả của việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn
Quản trị hiệu quả
- - Hệ thống báo cáo trực quan theo dạng biểu đồ, kết hợp nhiều tính năng ưu việt, thao tác dễ dàng, cho phép theo dõi và kiểm soát quá trình hoạt động của khách sạn, tình hình kết quả hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi thông qua máy tính bảng (Ipad, Samsung Galaxy Tab,…) và trên điện thoại di động có kết nối Internet…
- - Cung cấp các thông tin nhanh tổng quan của từng phân hệ tùy vào từng bộ phận (như là cảnh báo nhanh về tình trạng phòng, biểu đồ công suất phòng...)
- - Màn hình giao diện dashboard cung cấp cảnh báo nóng tại ngày hiện tại: booking đến ngày ngừng giữ, tình trạng kinh doanh, báo cáo sinh nhật…
- - So sánh đánh giá các chỉ tiêu cùng kỳ năm trước.
Nhập xuất dữ liệu nhanh, chính xác
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng; phần mềm có khả năng truy xuất ngược dữ liệu. Hệ thống mở, người dùng có thể tự khai báo một số thông số: cho phép overbooking, số lượng phòng kinh doanh hiện tại, số lượng extrabed…
Khả năng phân quyền linh hoạt
- Phân quyền cho từng user, cho từng bộ phận; cho phép quản trị mô hình chuỗi Khách sạn/ Resort theo dạng đơn vị cơ sở trên cùng một phiên bản phần mềm. Hệ thống phần mềm có thiết kế mở, linh động, rất dễ dàng trong việc mở rộng phạm vi quản lý, thiết kế thêm các tính năng mới.
Tính an toàn, bảo mật, ổn định
- Hiệu quả quản trị tác động đến đối tượng từng bộ phận
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn
- Trước khi chuyển sang lựa chọn giải pháp phù hợp, đây là những gì chúng tôi khuyên bạn nên làm:
Xác định loại hình khách sạn của bạn
Điều này cần làm trước khi bạn Google để tìm, và đánh giá phần mềm khách sạn phù hợp, hãy tạo một “bức chân dung” về khách sạn của bạn. Để xác định loại hình khách sạn mà bạn đang kinh doanh, bạn cần phải đánh giá các tiêu chí sau:
- Vị trí và quy mô của khách sạn.
- Các dịch vụ có sẵn.
- Thị trường mục tiêu phù hợp với loại hình khách sạn.
- Cơ sở hạ tầng và tiện nghi.
- Số lượng phòng.
Bạn có thể bắt đầu với đặc điểm cơ bản như vị trí, quy mô, và số lượng phòng, đây là những thông tin cơ bản để lựa chọn phần mềm phù hợp.
Tất cả những chi tiết này sẽ cho phép bạn hiểu những chức năng cụ thể nào của hệ thống sẽ hữu ích cho bạn và những chức năng nào bạn không chắc sẽ sử dụng.
>> Xem thêm: Phần mềm quản lý quán karaoke
Xác định mục tiêu kinh doanh
Để quyết định loại hệ thống quản lý khách sạn PMS nào sẽ phù hợp với mục tiêu kinh doanh của khách sạn, nhiệm vụ chính của người quản lý trong giai đoạn này là tự hỏi bản thân một số câu hỏi như:
Bạn mong đợi gì từ giải pháp này?
- Phần mềm quản lý khách sạn nên giải quyết những vấn đề gì?
- Nhà cung cấp phần mềm này có thực sự đáng tin cậy không?
Tính năng của phần mềm quản lý khách sạn
Quản lý và chăm sóc khách hàng
Quản lý thông tin khách hàng : tên khách hàng, các thông tin liên lạc liên quan, hợp đồng, số lần sử dụng dịch vụ, các dịch vụ đã sử dụng, lịch sử và ghi chú sử dụng dịch vụ như:
- Quản lý phòng, thông tin phòng.
- Quản lý giá phòng, loại phòng.
- Quản lý phòng theo lầu.
- Quản lý phòng theo trạng thái (màu sắc: đỏ, xanh,…)
- Thời gian nhảy tự động cho phòng đang phục vụ.
- Thống kê về nguồn khách hàng: thông tin thời gian tạo, nguồn hình thành khách hàng, nhân viên tiếp nhận quản lý khách hàng….
- Thông báo về ghi chú liên quan đến khách hàng: nhắc nhở ngày giờ dịch vụ, sinh nhật của khách hàng, sinh nhật khách, lịch sử sử dụng dịch vụ của khách,..
- Lưu lại đánh giá, phản ánh của khách hàng về chất lượng dịch vụ
- Tự động gửi tin nhắn,email chúc mừng, chăm sóc khách hàng
- Hỗ trợ nhân viên lên lịch để chăm sóc khách hàng
Quản lý đối tác và các nhà cung cấp
- Quản lý đầy đủ thông tin các đối tác: Các thông tin liên hệ, bảng giá, hợp đồng, hoa hồng, thông tin các khuyến mãi liên quan,….
- Quản lý lịch sử hợp tác
- Lưu lại đánh giá chất lượng dịch vụ của các đối tác
- Nhắc nhở và cảnh báo: có thời hạn sắp hết hợp đồng, có phản ánh về chất lượng dịch vụ, có khuyến mãi triển khai,….
- Hỗ trợ tìm kiếm, thống kê với đa dạng các tiêu chí
Quản lý Request/booking
- Ghi nhận thông tin đặt dịch vụ và lưu trữ thông tin
- Tạo lập và lưu trữ thông tin các dịch vụ, báo giá và quản lý tình hình khách hàng
- Lên lịch chăm sóc
- Cảnh báo, thông báo ngày hẹn chăm sóc, ngày báo giá tới khách qua hệ thống SMS, Email,…
- Giao việc cho nhân viên hay bộ phận chuyên trách trực tiếp trên phần mềm
- Cập nhật số tiền đã thanh toán và công nợ, thông tin đặt cọc,…
- Thống kê doanh số theo tháng, theo người phụ trách…
- Tạo lập booking trên cơ sở Request
- Tự động chuyển các khoản thu sang kế toán để tiện cho việc theo dõi và quản lý
>> Xem thêm: Phần Mềm Ứng Dụng quản lý công việc
Quản lý và điều hành các hoạt động khách sạn
- Quản lý thông tin về đối tác (cá nhân, nhóm hoặc đoàn công ty) và các quá trình đàm phán, ghi chú liên quan
- Phân quyền quản lý, xem đối tác cho bộ phận liên quan có thể tiếp nhận và cùng theo dõi, xử lý
- Tạo lập và quản lý kế hoạch sử dụng chi phí, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi kế hoạch chi phí một cách chi tiết, cập nhật từng phút từng giây để nhanh chóng đưa ra chỉ đạo
- Ghi nhận và lưu lại tất cả phản ánh của khách hàng liên quan đã sử dụng các dịch vụ
- Hệ thống, cảnh báo, thông báo đến người dùng chuẩn bị đến ngày thực hiện, hay thông báo những điều quan trọng mà người dùng thiết lập
- Tra cứu thông tin theo nhiều tiêu chí lựa chọn
- Hệ thống bảng biểu, đồ thị linh hoạt giúp người dùng tạo bản in, hay thông báo, báo giá đến đối tác nhanh chóng
Quản lý kho vật tư, trang thiết bị
- Quản lý chi tiết hàng hóa, danh mục hàng hóa: ngày nhập, lô hàng nhập, số serial, hạn sử dụng của hàng hóa
- Cảnh báo hàng đến hạn sử dụng, quá hạn sử dụng, hàng đến ngày xuất, cảnh báo hết hàng khi số lượng hàng chạm ngưỡng tối thiểu…
- Quản lý kế hoạch nhập hàng, dự trữ hàng, quản lý hàng tồn kho, hàng cần sử dụng…
- Quản lý chi tiết loại hàng hóa: hàng xuất trả, hàng từng bộ phận ….
- Quản lý giá vốn hàng hóa, các chi phí phát sinh liên quan đến hàng hóa, để chuyển đến kế toán
Quản lý tài chính kế toán
- Hoạch định kế hoạch tài chính kế toán
- Quản lý công nợ; các khoản phải thu, phải trả
- Kế toán chi phí giá thành
- Quản lý TSCĐ – CCDC
- Kế toán tổng hợp
- Báo cáo thuế/BCTC
Theo dõi thanh toán và in bill
- Cập nhật thanh toán của các dịch vụ một cách nhanh chóng chi tiết để quản lý.
- Tính tiền tự động theo giờ (ngày).
- Cho phép thanh toán nhiều lần.In bill (tiền phòng + tiền thực đơn + các lần thanh toán).
- Thích hợp nhiều cỡ giấy, loại máy in.
- Cho phép xem tạm tính trước khi in.
- Có thể in 2 liên một lúc, có số liên, có lưu lại lần in tạm tính.
- Cập nhật và quản lý các khoản chi cho từng đối tượng, từng hạng mục một cách hiệu quả Thông báo, cảnh báo ngày đến hạn thanh toán, ngày chi, hay khoản thanh toán quá hạn nhanh chóng kịp thời qua hệ thống trang chủ phần mềm, SMS, Email,….
- Có khả năng thống kê, tổng hợp thu, chi, công nợ theo đa dạng các tiêu chí : khách hàng, đối tác, người thu chi ,….
Quản lý các phòng ban, nhân viên
- Thống kê các phòng ban trong doanh nghiệp, số lượng thành viên trong các bộ phận phòng ban, chức năng nhiệm vụ của phòng ban.
- Thông tin các thành viên trong phòng ban, thông tin liên hệ và các thông tin liên quan
- Cập nhật tình hình làm việc và phân công công việc, thông báo đến các phòng ban nhanh chóng
- Đánh giá khả năng làm việc của từng phòng ban, nhân viên công ty
- Quản lý hợp đồng nhân sự các nhân viên, lương nhân viên, chấm công hàng ngày, nghỉ phép và lên bảng chấm công tính lương tháng
Các tính năng nổi bật khác
- Chức năng lên lịch và quản lý công việc của cá nhân, của toàn doanh nghiệp
- Lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ tài liệu nhanh chóng, tiện lợi qua đa dạng các tiêu chí
- Tạo lập và quản lý thông tin người dùng, các thông tin liên quan đến nhân viên
- Hệ thống báo cáo, biểu đồ đa dạng giúp người dùng có thể lên các báo cáo, quyết định, báo giá, giấy tờ,… nhanh chóng, kịp thời nhu cầu của người dùng
- Khả năng phân quyền cho người dùng chi tiết đến từng hạng mục, giúp các nhà quản lý vẫn có thể quản lý theo dõi tình hình của nhân viên một cách tập trung mà vẫn đảm bảo bảo mật thông tin quan trọng
- Khả năng tùy biến của phần mềm rất linh hoạt, không theo một khuôn mẫu nhất định nào – điều mà các phần mềm khác không có được, xây dựng theo quy trình làm việc và nhu cầu của khách hàng nên phù hợp với mọi loại doanh nghiệp và dễ dàng thay đổi để đáp ứng nhu cầu từ phía doanh nghiệp.
Quản lý chương trình khuyến mãi, marketing
- Phần mềm quản lý các chương trình khuyến mãi cho khách hàng thân thiết.
- Tích điểm cho khách hàng ( cá nhân tổ chức, công ty…) thường xuyên đặt phòng hoặc hay sử dụng dịch vụ của khách sạn.
- Chức năng lưu trữ thông tin khách hàng tiềm năng của cửa hàng.
Chúng tôi hy vọng rằng với những thông tin hữu ích ở trên sẽ giúp bạn lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp cho cơ sở kinh doanh của mình. Hãy lựa chọn một cách khôn ngoan và nhắm đến mục tiêu sẽ củng cố doanh nghiệp của bạn về lâu dài!
