Phần Mềm Ứng Dụng quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay tại TP.HCM

Trong thời đại công nghệ phát triển, doanh nghiệp, cá nhân thường có thói quen sử dụng các công cụ, phần mềm quản lý công việc nhằm gia tăng hiệu suất cao hơn và rút ngắn được nhiều khoảng thời gian. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn phần mềm quản lý công việc của đơn vị, đang được nhiều cá nhân và doanh nghiệp tin dùng. Cũng chuyennghiep.vn theo dõi nhé!

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc được hiểu là một ứng dụng giúp số hóa mọi quy trình quản lý và theo dõi công việc dành cho tất cả thành viên trong doanh nghiệp.

Đối với cấp quản lý:

• Theo dõi và giám sát chặt chẽ mọi hoạt động của nhân viên một cách thông minh hơn so với các phương pháp quản lý thông thường chỉ dựa trên các báo cáo được gửi qua email.
• Sắp xếp phân bổ nhiệm vụ cho mỗi thành viên được tính toán một cách khách quan, đúng người đúng việc.
• Việc hỗ trợ sắp xếp và xây dựng kế hoạch một cách khoa học còn khiến mọi công việc được đảm bảo đúng thời gian, đúng chỉ tiêu.

Đối với cấp nhân viên:

• Nhìn thấy được tất cả công việc và nhiệm vụ của mình tránh tình trạng bỏ sót
• Biết được đâu là những nhiệm vụ cần ưu tiên
• Tính toán và sắp xếp thời gian làm việc khoa học nhằm đảm bảo đúng tiến độ và KPI của mình
• Cộng tác hiệu quả với thành viên khác để mục tiêu công việc được hoàn thành với chất lượng tốt nhất.

Phần mềm quản lý công việc cá nhân là gì?

• Phần mềm quản lý công việc cá nhân được hiểu là ứng dụng quản lý các nhiệm vụ, các yêu cầu trong công việc từ khi bắt đầu đến kết thúc một cách tốt nhất và đúng thời gian nhất. Mọi quy trình công việc đều được quản lý và truy cập dễ dàng. Người dùng có thể chủ động thực hiện công việc của mình theo những đầu việc đã có, tránh được việc bị lỡ hay bỏ sót công việc được giao.

• Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ hiện đại, phần mềm quản lý công việc cá nhân đã được tích hợp trên nhiều thiết bị di động, thiết bị máy tính nhỏ gọn, thuận tiện cho nhu cầu di chuyển của người dùng. Ngoài ra, các phần mềm quản lý công việc cá nhân bằng tiếng việt cũng được phát triển, đem lại lợi ích rất lớn cho người dùng và là một trợ thủ đắc lực cho những nhà quản trị hiện đại.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý công việc

Quản lý công việc đội nhóm

Phần mềm quản lý công việc ra đời nhằm đưa doanh nghiệp hướng đến kỷ nguyên công nghệ 4.0 dù doanh nghiệp đang kinh doanh loại hình dịch vụ, sản xuất hay thương mại.

Với phần mềm này, công việc nhóm sẽ tự động vận hành theo quy trình được định nghĩa sẵn. Không mất nhiều thời gian nhắc nhở, giao việc mà vẫn kiểm soát được tiến độ và hiệu quả công việc của từng người. Phần mềm quản lý công việc có thể giúp:

• Thiết lập các quy trình áp dụng:Mỗi phòng ban có thể chủ động lên kế hoạch cho công việc, thiết lập quy trình tự động cụ thể cho từng nghiệp vụ công việc chung. Và hiển thị với đầy đủ thông tin (người thực hiện, thời gian thực hiện ở mỗi bước, deadline )
• Tự động chuyển bước: Mỗi công việc sau khi khởi tạo sẽ vận hành theo quy trình đã thiết lập sẵn và lần lượt thực hiện theo từng bước, bước này hoàn thành công việc sẽ tự động được chuyển sang bước tiếp theo nhằm đồng bộ trong quản lý, tránh rời rạc, và thiếu sót.
• Tự động giao việc: Sau khi tự động chuyển sang bước tiếp theo, phần mềm sẽ tự động giao việc cho người phụ trách bước đó, đồng thời gửi thông báo nhắc nhở tới người thực hiện và người theo dõi.
• Tự tổng hợp, đánh giá hiệu suất công việc bằng KPIs: Giúp đánh giá chính xác không chỉ quá trình làm việc của cả nhóm mà của mỗi cá nhân.
• Với phần mềm này, những công việc đội nhóm này sẽ được quản lý đồng nhất và theo kết quả thực tế của từng cá nhân. Các số liệu về tỷ lệ hoàn thành công việc được hiển thị một cách chính xác, đánh giá đúng người, đúng việc.

Quản lý công việc và giám sát tiến độ dự án

Mỗi một dự án sẽ có chuỗi các công việc phụ thuộc lẫn nhau, để tránh gây ra sự chậm trễ dây chuyền thì tính năng này trên phần mềm quản lý công việc giúp tiết kiệm thêm nhiều thời gian trong quá trình triển khai dự án:

• Tổ chức và xác định tổng quát phạm vi công việc của dự án theo cấu trúc phân chia công việc Work breakdown structure (WBS)
• Quản lý phụ thuộc giữa các công việc, các hạng mục trong dự án: SS (Start to Start), FS (Finish to Start), SF (Start to Finish), FF (Finish to Finish)
• Quản lý sự thay đổi trong dự án: Phần mềm quản lý công việc giúp cho cả người quản lý có thể tạo ra những sự thay đổi phục vụ cho công việc. Cho phép thay thế nhân sự dự án bằng người khác đồng thời sẽ tự động thay thế hết các công việc, hạng mục chưa được thực hiện bởi nhân sự đó sang người mới mà không cần điều chỉnh trên từng công việc. 
• Giám sát chặt chẽ tiến độ dự án. Mỗi một công việc hay dự án sau khi được thiết lập sẽ được quản lý một cách chặt chẽ bằng:
• Dashboard trên phần mềm cung cấp một cái nhìn toàn diện về tỷ lệ hoàn thành công việc trong dự án (đang thực hiện, quá hạn, tạm dừng..)
• Milestone giúp kiểm soát tiến độ dự án theo các cột mốc công việc quan trọng.
• Đánh giá chính xác tiến độ dự án theo từng % hoàn thành công việc dựa trên các số liệu thu thập thực tế.

Quản lý công việc đơn lẻ bằng phần mềm quản lý công việc

• Ngoài các tính năng giúp quản lý các dự án và công việc phức tạp, phần mềm quản lý công việc còn mang đến giải pháp quản lý các công việc đơn lẻ, nằm ngoài các dự án hay các công việc đội nhóm.
• Dễ dàng phân bổ cho từng cá nhân chịu trách nhiệm và theo dõi tiến độ hoàn thành. Tuy nhiên, tính năng quản lý công việc đơn lẻ này vẫn đảm bảo rằng việc theo dõi về tiến độ và năng suất lao động không bị lơ là.
• Thiết lập các checklist trong công việc
• Tạo báo cáo tiến độ công việc và giám sát kết quả một cách chính xác.

Giám sát nhân viên làm việc ngoài văn phòng

Việc giám sát nhân viên làm việc ngoài văn phòng cũng là một vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đang trăn trở và phần mềm quản lý công việc lại có thể giải quyết được vấn đề này một cách dễ dàng nhờ việc:

• Giám sát chặt chẽ vị trí, thời gian làm việc của nhân viên ngoài văn phòng mọi lúc mọi nơi trên bản đồ số GPS.
• Giám sát hoạt động và tiếp nhận kết quả công việc ngoài hiện trường ngay trên di động
• Với tính năng này của phần mềm, những doanh nghiệp sở hữu đội ngũ nhân viên thị trường, nhân viên thi công lắp đặt, bảo trì hay những nhân viên thường xuyên đi gặp khách hàng đều sẽ được giám sát chặt chẽ về thời gian, vị trí theo thời gian thực, nhờ vậy mà việc điều phối công việc và sắp xếp lịch trình được hiệu quả hơn và tiết kiệm được tối đa thời gian trong một ngày làm việc.

Chấm công và quản lý đơn từ bằng di động

90% các doanh nghiệp hiện vẫn đang sử dụng máy chấm công vân tay để quản lý chấm công, sau đó dữ liệu sẽ được trút  sang file excel để tính lương hàng tháng. Với phần mềm này, việc chấm công bằng ứng dụng di động có thể:

Thay thế hoàn toàn máy chấm công

• Nhân viên làm việc ngoài văn phòng có thể đến thẳng địa điểm làm việc rồi chấm công
• Tránh được thực trạng chấm công hộ, gian lận ngày chấm công
• Sao chép dữ liệu, tổng hợp báo cáo chỉ bằng 1 click

Thiết lập và đo lường KPIs bằng phần mềm quản lý công việc

• Phần mềm quản lý công việc cung cấp thư viện KPIs và hỗ trợ thiết lập nhanh các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc phù hợp với đa dạng doanh nghiệp, linh hoạt theo nghiệp vụ, phòng ban, lĩnh vực.

Có thể lựa chọn phương pháp phù hợp để áp dụng

• Mang đến sự thuận tiện trong quá trình tổng hợp số liệu
• Tính lương thưởng cuối tháng một cách nhanh chóng

Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý công việc của chúng tôi?

Nâng cao hiệu quả công việc

• Phần mềm quản lý công việc hỗ trợ tạo và giao việc một cách rõ ràng. Mọi tài liệu cần thiết được nhanh chóng gửi đến để tham khảo cũng như các hướng dẫn công việc cũng được vạch ra chi tiết, thậm chí có quy trình làm việc cụ thể, rõ ràng giúp người dùng chủ động hơn trong công việc. 

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

• Các công việc trên phần mềm được sắp xếp dựa trên mức độ khó, dễ hoặc dựa trên thời gian hoặc dựa trên thời gian cần hoàn thành công việc. Từng nhiệm vụ sẽ được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Nhờ đó bạn sẽ biết mình phải làm việc gì trước, việc gì sau.

Tự động nhắc nhở

• Với các tiện ích như tự động thông báo giúp cập nhật liên tục thông tin mới về công việc giúp người dùng có thể hoàn thành công việc trước deadline. Hệ thống sẽ tự động nhắc nhở qua thông báo trên điện thoại và email giúp công việc luôn được ghi nhớ.

Giám sát chặt chẽ tiến độ hoàn thành công việc

• Bên cạnh việc tạo môi trường làm việc xuyên suốt, hỗ trợ thường xuyên và tự động nhắc nhở thực hiện, phần mềm cũng giúp giám sát chặt chẽ tiến độ hoàn thành công việc để nâng cao hiệu quả làm việc tối đa.

Thống kê, báo cáo công việc hiệu quả

• Khi hoàn thành xong nhiệm vụ, phần mềm quản lý công việc cá nhân sẽ thống kê và báo cáo, từ đó người dùng có thể đánh giá thời gian và mức độ hoàn thành nhiệm vụ cũng như năng lực của bản thân. Song song với đó, phần mềm còn có chức năng lưu trữ kết quả công việc. Đây là một phương pháp tốt giúp cho cá nhân phấn đấu; nâng cao hiệu quả công việc trong tương lai, phát huy thế mạnh và hạn chế điểm yếu.
• Bản chất phần mềm quản lý công việc là giúp tổ chức và vận hành một khối lượng công việc từ đơn giản tới phức tạp một cách khoa học nhất, giúp dự án không bị chậm trễ và đảm bảo từ tiến độ tới chất lượng công việc dựa theo sức lao động của con người. Vậy còn chần chừ gì mà không thử trải nghiệm ngay phần mềm quản lý công việc của chúng tôi ngay hôm nay!