Dịch Vụ Tổ Chức Họp Báo Chuyên Nghiệp TP.HCM

Tổ chức họp báo là gì? Quy trình chương trình sự kiện chuyên nghiệp

• Ngày nay, việc tổ chức họp báo không còn quá xa lạ đối với các cơ quan, doanh nghiệp. Hình thức tổ chức sự kiện này nhằm thông tin đến giới đại chúng, truyền thông về các tin tức quan trọng của doanh nghiệp. Vậy quy trình tổ chức sự kiện như thế nào? Hãy để công ty tổ chức sự kiện Chuyennghiep.vn giúp bạn giải đáp thắc mắc một cách chi tiết qua bài viết sau.

>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện

HỌP BÁO LÀ GÌ?

• Họp báo là một sự kiện kết nối truyền thông có sự tham gia của các phóng viên báo chí, phóng viên truyền hình, doanh nghiệp, các cơ quan nhà nước hoặc các cá nhân, tổ chức….cùng ngồi lại với nhau để đưa ra một thông báo thống nhất được truyền bá ra bên ngoài. Họp báo cũng có thể là buổi hội họp để đưa ra một giải pháp cho một sự kiện/ tin tức nào đó…
• Bên cạnh đó, ngày nay doanh nghiệp thông qua các buổi họp báo nhằm công bố các sự kiện, các thông tin có lợi để truyền thông quảng bá sản phẩm đến người tiêu dùng.

>> Xem thêm: Dịch vụ quay phim

Tổ chức họp báo là gì? Mục đích của sự kiện họp báo

Họp báo là gì? Tổ chức họp báo (Press conferences) là phương thức mà doanh nghiệp lựa chọn để kết nối với truyền thông và cộng đồng. Các cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp tổ chức buổi họp báo với nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, hầu như các buổi họp báo đều hướng đến những mục đích chính như:

• Ra mắt hay giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ hoặc chương trình mới của doanh nghiệp
• Thay đổi những thông tin cần thiết của doanh nghiệp hay bộ nhận diện các sản phẩm cũ.
• Công bố những thông tin, tin tức quan trọng liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp.
• Xử lý cuộc khủng hoảng truyền thông như: Đính chính các thông tin sai sự thật, xác nhận thông tin…

Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới: báo giá, kịch bản

• Họp báo là một buổi họp của các đơn vị báo chí nhằm đưa ra một thông tin cho các sự kiện được diễn ra. Mục đích của một buổi họp báo đó là công bố một thông tin quan trọng để công chúng biết rõ hơn về những gì sự kiện được nói đến.
• Tổ chức họp báo (hay còn gọi là Press conferences) là phương thức doanh nghiệp lựa chọn để kết nối với truyền thông và cộng đồng. Hiện nay, các sự kiện họp báo không còn quá xa lạ đối với các cơ quan, doanh nghiệp. Đặc biệt là sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm mới.
• Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới là hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm, thương hiệu tới những đối tượng khách hàng tiềm năng. Đây là cách nhanh nhất để bạn có thể truyền tải thông điệp, hình ảnh về hàng hóa, dịch vụ của bạn tới các khách hàng, đối tác. Do đó, để tạo nên ấn tượng ban đầu, khẳng định chất lượng thương hiệu của doanh nghiệp tới khách hàng, bạn cần phải tạo nên một buổi họp báo ấn tượng.

>> Xem thêm: Dịch vụ livestream

Mục đích của việc tổ chức họp báo

Họp báo là hình thức sự kiện nhằm kết nối các doanh nghiệp kết nối với cơ quan báo chi và cộng đồng. Thông qua đó, họ cũng sẽ cung cấp đến các cơ quan báo chí, công chúng các thông tin cơ bản, quan trọng nhất để đạt được mục tiêu truyền thông của mình. Các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp tổ chức các buổi họp báo với nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên đều hướng đến những mục đích chính như:

• Ra mắt, giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp ( Ra mắt phim mới, sản phẩm, MV âm nhạc,…)
• Thay đổi những thông tin cần thiết của doanh nghiệp hay nhận diện các sản phẩm cũ
• Công bố những thông tin quan trọng liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp
• Xử lý khủng hoảng truyền thông như: Đính chính những thông tin sai sự thật, xác nhận thông tin,..

>> Xem thêm: Dịch vụ chụp hình

Vai trò, lợi ích của việc tổ chức họp báo

• Chiến dịch marketing hiệu quả cho các sản phẩm và thương hiệu công ty: Một event bất kỳ đều có thể là 1 phương tiện truyền thông tốt. Tuy nhiên, với sự hiện diện của báo chí và các phương tiện truyền thông thì điều này càng hiệu quả cao hơn nữa. Giúp rút ngắn khoảng cách giữa sản phẩm của doanh nghiệp với người tiêu dùng.
• Tăng sự tin tưởng và uy tín đối với khách hàng và đối tác: Việc báo chí đăng tải các thông tin về doanh nghiệp và sản phẩm doanh nghiệp sẽ tạo sự uy tín và tin cậy trong mắt khách hàng.
• Tăng cơ hội phát triển và hợp tác với đối tác tiềm năng: Đây không chỉ là cơ hội thu hút khách hàng, còn là dịp để các đối tác biết đến và hiểu rõ hơn về sản phẩm và thương hiệu của phía doanh nghiệp.
• Tạo hiệu ứng lan truyền ( Share link, mạng xã hội): Thời đại công nghệ 4.0 giúp thông tin sự kiện của doanh nghiệp được phủ sóng rộng rãi qua các trang mạng xã hội. Từ đó công chúng dễ dàng tiếp cận và cập nhật thông tin nhanh chóng.

>> Xem thêm: Dịch Vụ Tổ Chức Lễ Khai Trương

Vai trò của việc tổ chức họp báo, sự kiện

• Sự kiện có vai trò như là một Chiến dịch marketing hiệu quả cho các sản phẩm và thương hiệu công ty. Sự hiện diện của báo chí và các phương tiện truyền thông sẽ giúp việc quảng bá đạt hiệu quả cao hơn. Các sự kiện này giúp rút ngắn khoảng cách giữa sản phẩm của doanh nghiệp với người tiêu dùng, tạo hiệu ứng lan truyền.
• Ngoài ra, việc tổ chức sự kiện còn tăng sự tin tưởng và uy tín đối với khách hàng và đối tác. Các báo chí đăng tải thông tin về doanh nghiệp và sản phẩm phủ sóng rộng rãi qua các trang mạng xã hội, tạo sự nhận diện trong mắt khách hàng. Từ đó, công chúng dễ dàng tiếp cận và cập nhật thông tin một cách nhanh chóng.

Tổng hợp 8 bước trong quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp

Họp báo là sự kiện mang đậm tính chất báo chí truyền thông nên sức lan tỏa của nó sẽ rất lớn và kéo theo đó là công tác chuẩn bị cũng hết sức công phu. Sau đây là 8 bước cơ bản trong quy trình tổ chức một buổi họp báo chuyên nghiệp:

>> Xem thêm: Dịch Vụ Tổ Chức Lễ Khánh Thành

Xác định mục đích & mục tiêu của sự kiện họp báo

• Việc xác định mục đích của sự kiện họp báo sẽ giúp bạn lựa chọn được đúng concept cũng như thông điệp truyền thông sẽ được truyền tải qua buổi họp báo đó. Thêm vào đó, mục tiêu của buổi họp báo cũng phải được xác định một cách rõ ràng, chi tiết. Như vậy, bạn mới có thể đánh giá và đo lường được một cách dễ dàng mức độ hiệu quả của sự kiện.
• Ví dụ: Bạn cần xác định số lượng cơ quan báo chí sẽ tham dự, số tin bài được đăng, số lượng khách hàng mục tiêu tiếp cận được thông tin thông qua họp báo như thế nào…

Xác định thời gian, thời lượng của buổi họp báo

• Thời gian tốt nhất nên tổ chức sự kiện họp báo là vào buổi sáng, tránh buổi tối, ngày nghỉ, ngày lễ hoặc Tết. Bởi, nếu sự kiện được diễn ra vào buổi sáng thì các cơ quan báo chí có thể tiến hành đăng tin ngay trong ngày sau khi sự kiện kết thúc. Điều này sẽ đảm bảo tính thời sự và tin tức nóng hổi của sự kiện. Còn về mặt tâm lý, các nhà báo, phóng viên sẽ thích dành thời gian cuối tuần cho gia đình và cuộc sống riêng tư của họ.
• Hơn nữa, doanh nghiệp cần lưu ý thêm về thời lượng diễn ra chương trình họp báo. Một buổi họp dài dễ dẫn đến sự lan man, mỏi mệt nhưng nếu quá ngắn sẽ khiến khách mời tham gia không nắm bắt hết được các nội dung, thông điệp. Thời lượng hợp lý của một buổi họp báo thường kéo dài từ 90 đến 120 phút.

Lựa chọn địa điểm sẽ tổ chức buổi họp báo

• Sự kiện họp báo nên được tổ chức ở những địa điểm trang trọng và rộng rãi. Vậy nên trung tâm hội nghị hoặc phòng họp ở các khách sạn sẽ là những địa điểm rất phù hợp. Những không gian này có thể bảo đảm chất lượng âm thanh, ánh sáng cần thiết và đảm bảo tốt về an ninh. Ngoài ra, những địa điểm như vậy cũng dễ dàng tìm kiếm, tạo sự thuận lợi cho việc tiếp cận và thu hút công chúng.

Lên danh sách khách mời của buổi sự kiện họp báo

• Việc lựa chọn các cơ quan báo chí nào sẽ tham gia phải tùy thuộc vào quy mô và tính chất của sự kiện hay tin tức. Sau khi xác định được khách mời tham gia, doanh nghiệp cần tiến hành gửi thông cáo báo chí đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân và xác nhận khách mời tham dự. Tỉ lệ khách xác nhận tham gia càng cao thì chứng tỏ sự kiện của bạn càng thu hút.

Xây dựng nội dung kịch bản của buổi họp báo

• Trong mọi sự kiện, MC luôn đóng một vai trò quan trọng là dẫn dắt toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện, là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách mời. Lựa chọn MC cần phải phù hợp với tính chất của sự kiện công bố. Hơn nữa, MC phải có sự nhanh nhạy, biết ứng phó, xử lý các tình huống xấu có thể xảy ra tại sự kiện.

Xin giấy phép tổ chức họp báo

• Đây là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp và bài bản. Có rất nhiều sự kiện họp báo vì không xin giấy phép tổ chức mà dẫn tới phải hủy bỏ cả chương trình dù thời gian bắt đầu sự kiện đã đến sát nút.

Setup địa điểm họp báo và tổng duyệt trước sự kiện

• Trước, trong và sau khi sự kiện được diễn ra thì ban tổ chức cần kiểm tra kỹ về các khâu kỹ thuật, đón tiếp, an ninh cũng như kỹ năng ứng phó trong buổi họp báo. Khi phát hiện ra sự cố phải kịp thời sửa chữa, khắc phục và có biện pháp xử lý để không ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.

Tiến hành tổ chức buổi họp báo

• Sau khi buổi họp báo được diễn ra, Ban tổ chức chương trình cần tiến hành họp đánh giá kết quả cũng như đúc rút kinh nghiệm. Đồng thời, doanh nghiệp cần gửi lời cảm ơn đến các khách mời và cơ quan thông tấn báo chí đã đến tham gia sự kiện. Cuối cùng, theo dõi lịch trình phát sóng, các bài đăng để tổng hợp lại và thông báo cho các bên liên quan theo dõi.

>> Xem thêm: Dịch vụ Tổ Chức Lễ Khởi Công Động

Tổ chức họp báo cần chuẩn bị trước những gì?

Để tổ chức họp báo bạn cần chuẩn bị theo 5 nội dung sau:

Thứ nhất: Nội dung của buổi họp báo là gì?

• Với vai trò cung cấp thông tin, nội dung buổi họp báo nên đảm bảo thông tin chính xác và rõ ràng nhất. Hơn nữa, thông tin cần có giá trị và đúng với những gì mà báo chí đang mong muốn. Ngoài ra, bạn nên tham khảo thái độ và mức độ quan tâm của báo chí đối với nội dung họp báo.

Thứ hai: Quy trình mời khách

• Bạn cần chủ động Email, điện thoại, gửi thiệp mời trực tiếp một cách trang trọng để bày tỏ thiện ý đến các khách mời. Khi mời bạn cần thông báo các thông tin quan trọng của buổi họp báo như nội dung, địa điểm, thời gian, những nhân vật sẽ tham gia họp báo để tăng sự quan tâm và hứng thú của họ đến sự kiện của mình.

Thứ ba: Chuẩn bị địa điểm họp báo

• Khi lựa chọn địa điểm của buổi họp báo, bạn cần cân nhắc đến những điều kiện tác nghiệp cho phóng viên để đảm bảo được tính thành công cho sự kiện họp báo. Các yếu tố về âm thanh và ánh sáng khi tổ chức sự kiện phải được chuẩn bị kỹ càng, chỉn chu.
• Đặc biệt, vật dụng cần thiết cho buổi họp báo cũng phải được lên danh sách để chuẩn bị và setup một cách chu đáo. Tất cả những chi tiết được chuẩn bị từ nhỏ đến lớn đều phải chỉn chu nhằm thể hiện được tính chuyên nghiệp khi tổ chức sự kiện họp báo.

Thứ tư: Chuẩn bị tư liệu cho buổi họp báo

• Tư liệu cho buổi họp báo là điều không thể thiếu. Đó có thể là hình ảnh, âm thanh, file mềm,… Bạn cũng nên chuẩn bị sẵn trước những tài liệu này dành cho báo chí và phóng viên. Các nhà báo có thể dùng chúng làm tư liệu sau khi cuộc họp báo kết thúc.

Thứ năm: Thảo luận chủ đề trước với MC và người tham gia diễn thuyết

• Thảo luận chủ đề trước với MC và người tham gia diễn thuyết sẽ làm nên tính thống nhất và đảm bảo sự kiện họp báo được tổ chức và vận hành đúng hướng. MC, người diễn thuyết của sự kiện cũng cần phải được lựa chọn cẩn thận và kỹ càng, đảm bảo nói rành mạch, dễ nghe và biết cách ứng phó trong các tình huống.

>> Xem thêm: DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP CÔNG TY

Mẫu Timeline sự kiện họp báo chuyên nghiệp

Sự thành công của sự kiện sẽ được tạo nên từ những chi tiết nhỏ bao gồm cả timeline của chương trình. Bạn có thể tham khảo mẫu timeline sau đây để có thêm ý tưởng lên kịch bản phù hợp với sự kiện của mình:

• PG đón tiếp các khách mời.
• BTC thông cáo với báo chí và lấy danh sách các phóng viên sẽ tham gia sự kiện.
• Sắp xếp và tổ chức phỏng vấn trước khi chương trình diễn ra.
• PG và nhân viên công ty giới thiệu các sản phẩm cho khách mời, báo chí.
• Tuyên bố lý do tổ chức sự kiện và giới thiệu các đại biểu, khách mời.
• Đại diện ban lãnh đạo doanh nghiệp lên phát biểu khai mạc sự kiện.
• Chính thức giới thiệu về sản phẩm mới sắp được ra mắt.
• Diễn ra lễ chứng nhận các nhà phân phối (nếu có).
• Khách mời lên phát biểu (nếu có).
• Các nhà báo, phóng viên cùng doanh nghiệp hỏi đáp và trao đổi.
• MC gửi lời cảm ơn và tuyên bố bế mạc chương trình.
• Kết thúc chương trình, tặng quà tri ân các khách mời và đơn vị báo chí đã tham gia.

>> Xem thêm: Dịch Vụ Cho Thuê Múa Lân Sư Rồng

Chi phí tổ chức họp báo là bao nhiêu?

Tùy theo sự kiện và yêu cầu khách hàng cũng như các hạng mục thì sẽ có báo giá tổ chức sự kiện khác nhau. Các hạng mục sẽ có một số loại chi phí như sau:

• Chi phí hạng mục xin giấy phép tổ chức sự kiện sẽ bao gồm các chi phí: Giấy phép tổ chức biểu diễn, giấy phép tổ chức dành cho ca sĩ, diễn viên từ nước ngoài về diễn tại Việt Nam, chi phí phúc khảo…
• Mức chi phí hạng mục xin giấy phép tổ chức từ sở Văn hóa thông tin sẽ bao gồm các chi phí: Giấy phép tổ chức CT, giấy phép quảng cáo ngoài trời, giấy phép họp báo, giấy phép quảng cáo tại điểm tổ chức, giấy phép tổ chức roadshow, chi phí phúc khảo.
• Mức chi phí thuê địa điểm sẽ tùy chọn như: Khách sạn từ 3 đến 5 sao, Sân khấu – TTVHNT – nhà hát, Nhà thi đấu…
• Chi phí phục vụ tiệc tùy theo các set menu khác nhau.
• Ngoài ra còn các chi phí khác theo từng hạng mục như: Nhân sự hỗ trợ, lên ý tưởng, trang trí, in ấn, dàn dựng, ê-kíp thực hiện, truyền hình trực tiếp và một số hạng mục khác.

Công ty quảng cáo Chuyennghiep.vn – Đơn vị tổ chức sự kiện họp báo trọn gói

• Chuyennghiep.vn được thành lập năm 1996, là một trong những công ty quảng cáo, truyền thông hàng đầu Việt Nam với hơn 25 năm kinh nghiệm. Chúng tôi vô cùng vinh dự khi là một trong số ít các công ty quảng cáo có thể cung cấp dịch vụ trọn gói cho khách hàng đối với cả event và các thiết bị quảng cáo. Sử dụng dịch vụ tại đây, bạn sẽ được hỗ trợ từ khâu lên ý tưởng, thiết kế đến sản xuất, lắp đặt, thực hiện chương trình.
• Với nhiều năm hoạt động, Công ty Quảng cáo Chuyennghiep.vn đã trở thành đối tác, nhà cung cấp cho hàng trăm thương hiệu lớn nhỏ cả ở trong và ngoài nước. Chúng tôi luôn cam kết mang đến cho bạn một sự kiện họp báo hoàn hảo nhằm nâng tầm thương hiệu và thể hiện sự chuyên nghiệp.

>> Xem thêm: Dịch Vụ Cho Thuê Chú Hề MC Hoạt Náo

Một số ưu điểm khi bạn tổ chức sự kiện tại Chuyennghiep.vn

• Khách hàng được miễn phí tư vấn tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới.
• Xây dựng chi tiết toàn bộ kế hoạch.
• Đề xuất nhiều địa điểm họp báo để khách hàng có những lựa chọn tối ưu nhất.
• Đáp ứng yêu cầu của từng khách hàng và doanh nghiệp.
• Đội ngũ tư vấn viên dày dặn kinh nghiệm sẽ giúp bạn hiểu cách thức để tổ chức buổi họp báo sao cho thành công ngoài sự mong đợi.
• Trang thiết bị  hiện đại chất lượng tốt và sẵn có.
• Nhân sự kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật sân khấu đạo diễn sân khấu cho đến nhân sự PG lễ tân đều có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
• Hỗ trợ tư vấn, ký hợp đồng với các bên thứ 3 như người mẫu, MC, Bảo vệ, PG, PB (nếu cần).

>> Xem thêm: Dịch vụ Cho Thuê Ảo Thuật Gia

Các lưu ý khi tổ chức họp báo cần chú ý để sự kiện diễn ra thành công

• Để chương trình họp báo được tổ chức một cách trọn vẹn, thành công, sau đây là một số lưu ý mà bạn cần biết:

Nội dung của buổi họp báo

• Nội dung phải được đảm bảo là quan trọng chính xác nhất. Không nên đưa các nội dung quá dài dòng và lan man. Ngoài ra, cần phải chuẩn bị tư liệu rõ ràng và đơn giản để các khách mời tham gia dễ dàng nắm bắt.

MC của chương trình

• MC chính là yếu tố góp phần tạo nên thành công của sự kiện. Bởi lẽ MC chính là cầu nối, dẫn dắt và kết nối doanh nghiệp với các cơ quan báo chí, các phóng viên và khách mời tham gia.

Trang thiết bị trong chương trình

• Trang thiết bị phục vụ trong chương trình cũng sẽ quyết định đến sự thành công của buổi họp báo. Các trang thiết bị phục vụ cho buổi họp báo cần được thuê tại các cơ sở cung cấp dịch vụ hoặc nên lựa chọn sử dụng dịch vụ trọn gói của công ty tổ chức sự kiện để đảm bảo sự trọn vẹn của sự kiện.

>> Xem thêm: Dịch vụ Marketing

Dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm trọn gói

• Hiện nay, việc lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đang là giải pháp tối ưu và có hiệu quả cao, giúp tiết kiệm được cả thời gian lẫn chi phí cho doanh nghiệp.

Quy trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm

• Để một buổi họp báo diễn ra thành công, thu hút được các cơ quan báo chí. công chúng và đạt được mục đích quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp thì các tổ chức, cá nhân phải đảm bảo chuẩn bị thật kĩ lưỡng với một quy trình đầy đủ các bước dưới đây.

Lên kế hoạch chi tiết cho buổi họp báo

• Việc cần làm đầu tiên khi muốn tổ chức một buổi họp báo ra mắt sản phẩm đó là phải lên kế hoạch cụ thể, chi tiết cho sự kiện. Và để lên được một bản kế hoạch chi tiết hiệu quả, bạn cần phải xác định rõ ràng về mục đích, đưa ra ý tưởng về nội dung cũng như các thành phân tham dự chương trình.
• Việc xác định đúng các yêu cầu khi tổ chức họp báo sẽ giúp bạn lựa chọn đúng chủ đề và concept cho sự kiện. Mục đích và mục tiêu của buổi họp báo cần được xác định rõ ràng. Mục tiêu càng rõ ràng và chi tiết, bạn có thể dễ dàng đánh giá và đo lường được mức độ hiệu quả của sự kiện sau khi kết thúc.
• Mục tiêu cần là các yếu tố có thể thống kê được chứ không nên mang tính cảm tính , chẳng hạn như số cơ quan báo chí tham dự, số tin bài được đăng, số lượng khách hàng mục tiêu tiếp cận được trong họp báo, …

Chuẩn bị nội dung kịch bản

• Phần nội dung luôn là quan trọng nhất cho kịch bản chương trình họp báo mà bạn cần quan tâm hàng đầu khi lên kế hoạch tổ chức họp báo. Nội dung tốt và hay thì sẽ thu hút được dư luận, các nhà báo sẽ quan tâm hơn đến chương trình. Và trong nội dung, phần quan trọng nhất chính là sản phẩm mà bạn muốn ra mắt, thứ sẽ được đề cập xuyên suốt buổi họp báo.
• Ngoài ra, bạn cũng cần phải lưu ý về kịch bản MC. Các hình ảnh quảng bá sản phẩm phải được chuẩn bị thật kĩ lưỡng. Buổi họp báo sẽ tốt hơn nếu có các bài phát biểu của các nhân vật nổi tiếng đến tham dự, hay các đánh giá sản phẩm.

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

• Thời gian và địa điểm cũng là một trong những vẫn đề cần được lưu tâm và tính toán kĩ lưỡng trước khi triển khai các buổi họp báo.

Về thời gian

• Khác với các sự kiện thông thường khác thường diễn ra vào buổi tối hoặc cuối tuần, sự kiện họp báo thường được tổ chức vào buổi sáng, tránh buổi tối hoặc các ngày nghỉ, ngày lễ, Tết. Lý do là bởi nếu sự kiện diễn ra vào buổi sáng, các cơ quan báo chí có thể tiến hành đăng tin ngay trong ngày sau khi sự kiện kết thúc, điều này sẽ đảm bảo tính thời sự, tin tức nóng hổi về sự kiện.

Về địa điểm

• cần lựa chọn những địa điểm có không gian phù hợp, rộng rãi, đủ cho số lượng khách mời và có đầy đủ trang thiết bị cho các phóng viên tác nghiệp. Tùy vào mục đích và quy mô mà thường các doanh nghiệp sẽ lựa chọn tổ chức ở các khách sạn, trung tâm hội nghị.
• Một điều cần lưu ý đó là bạn nên lựa chọn các địa điểm ở gần trung tâm và thuận tiện cho quá trình di chuyển của các cơ quan báo chí, phóng viên và khách mời tham dự.

Xin giấy phép tổ chức

Đây là một bước cực kì quan trọng trong quy trình tổ chức họp báo. Rất nhiều sự kiện họp báo vì “quên” xin giấy phép dẫn tới phải hủy bỏ cả chương trình dù thời gian bắt đầu sự kiện đã đến sát nút.

Hồ sơ thủ tục xin giấy cấp phép tổ chức họp báo bao gồm:

• Đơn xin phép tổ chức họp báo đứng tên đơn vị xin phép gồm: mục đích, thời gian, địa điểm, nôi dung, người thuyết trình/chủ trì (họ tên, chức vụ), đối tượng khách mời
• Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung chương trình họp báo (kịch bản, khuyến mãi, giấy phép biểu diễn…)
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (công chứng)
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Lập danh sách khách mời và các cơ quan báo chí

• Các phương tiện truyền thông, báo đài cần được cân nhắc và lựa chọn sao cho phù hợp với lĩnh vực hoạt động và mục đích truyền thông của doanh nghiệp. Sau khi chốt được danh sách số lượng cơ quan báo chí và khách mời, doanh nghiệp sẽ bắt đầu gửi thông cáo báo chí và thư mời. Đừng quên xác nhận để biết chính xác số người tham dự sự kiện.
• Vì tất cả khách tham dự sự kiện đều là những người có liên quan đến cơ quan truyền thông báo chí hoặc có tầm ảnh hưởng nhất định, mỗi thư mời gửi đi đều cần phải có sự trang trọng, lịch thiệp và chân thành. Nội dung thư mời cần có đầy đủ các thông tin quan trọng: Chủ đề chương trình họp báo, thời gian tổ chức, địa điểm diễn ra sự kiện, các nhân vật chính tham gia buổi họp báo…
• Trước khi chương trình tổ chức họp báo diễn ra một ngày, bạn nên liên hệ lại với các cơ quan báo chí, khách mời để xác nhận sự có mặt của họ trong sự kiện và có những phương án dự phòng thích hợp. Đó là việc làm không thể thiếu trong quy trình tổ chức họp báo của các công ty sự kiện chuyên nghiệp.

Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho buổi họp báo

Đối với bất kì sự kiện họp báo nào cũng cần có các tài liệu đi kèm để các nhà báo, phóng viên hay khách mời có thể nắm rõ tiến trình của buổi họp báo và tra cứu các thông tin cần thiết.

Tài liệu chính cho buổi họp báo bao gồm:

• Thông cáo báo chí: thông tin về công ty, sản phẩm sắp giới thiệu, thương hiệu của doanh nghiệp
• Chi tiết về sản phẩm, các bài thuyết trình sẽ được bàn giao lại cho MC.
• Kịch bản chương trình, kịch bản MC và kịch bản diễn thuyết, trả lời báo chí.
• Slide trình chiếu, thuyết trình sản phẩm, nếu có 1-2 video giới thiệu thì sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn
• Bài phát biểu của các nhà lãnh đạo, đơn vị tài trợ, đối tác lớn, lời cảm nhận của một vài khách hàng.

Thi công, tổ chức

Thi công, setup sự kiện thường được thực hiện trước thời gian diễn ra sự kiện từ  1-2 ngày. Việc setup địa điểm và tổng duyệt trước buổi họp báo sẽ giúp bạn phát hiện kịp thời các sự cố để có phương án xử lý  thích hợp. Trong quá trình tổng duyệt, cần lưu ý một số vấn đề quan trọng gồm:

• Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng
• Kiểm tra hệ thống an ninh, an toàn: Thiết lập bộ phận an ninh kiểm soát ra vào, kiểm tra hệ thống báo cháy, phòng cháy chữa cháy tòa nhà, v.v..
• Kiểm tra các tài liệu, dụng cụ: Thông cáo báo chí, video, thẻ ra vào, bảng tên, quà tặng,…
• Thảo luận với MC, người diễn thuyết: Nội dung trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý về thời gian diễn thuyết để đảm bảo thời lượng chương trình, sự khéo léo khi trả lời các câu hỏi khó hay tháo gỡ vấn đề vướng mắc
• Làm việc với đội ngũ nhân sự sự kiện như PG, lễ tân, …

Tiến hành tổ chức

• Bước cuối cùng của quy trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới đó là tiến hành tổ chức. Và tất cả các thành viên trong ban tổ chức phải có mặt từ sớm, ít nhất là trước 2 tiếng khi sự kiện bắt đầu để họp lại và kiểm tra kĩ càng các hạng mục, thiết bị, nội dung trong sự kiện. Việc này nhằm đảm bảo rằng mọi thứ đều ổn và tránh các sự cố xảy ra trong quá trình tổ chức.
• Khi kết thúc họp báo thì đại diện doanh nghiệp hãy dành thời gian cảm ơn các đơn vị truyền thông đã đến tham dự. Việc này sẽ giúp các phóng viên có thiện cảm với doanh nghiệp và chắc chắn các bài báo về sự kiện của doanh nghiệp sẽ được viết một cách đầy đủ và ” hay” hơn nhiều.

>> Xem thêm: Dịch vụ seo

Những lưu ý để buổi họp báo diễn ra thành công

Nội dung họp báo

• Nội dung trong buổi họp báo phải được đảm bảo là nội dung quan trọng chính xác nhất, làm nổi bật thông điệp công ty muốn truyền tải. Không nên đưa nội dung quá dài dòng, lan man tránh gây sự nhàm chán cho khách mời và khiến thông tin sản phẩm bị ” loãng”.
• Ngoài ra cần chuẩn bị tư liệu rõ ràng, đơn giản để các khách mời tham dự có thể dễ dàng nắm bắt.

MC chương trình

• Mc chính là yếu tố góp phần tạo nên thành công của sự kiện. Bởi MC chính là cầu nối, dẫn dắt và kết nối doanh nghiệp với các cơ quan báo chí, phóng viên và khách mời tham dự.

Khi lựa chọn MC dẫn chương trình cho buổi họp báo phải đáp ứng được các tiêu chí:

• Nói rành mạch và đúng những nội dung được chuẩn bị trước để đảm bảo mọi người đều có thể nghe được.
• MC cũng không nên nhắc lại hay nói tóm tắt lại các quan điểm của các người phát biểu đưa ra bởi phần tóm tắt này có thể bị sai lệch, gây nhiễu thông tin.
• MC có thể làm giảm sự căng thẳng của bầu không khí cuộc họp báo bằng tác phong lịch sự, nụ cười nhẹ nhàng.

Trang thiết bị trong chương trình

• Trang thiết bị phục vụ trong chương trình quyết định đến sự thành công của buổi họp báo. Bởi nếu không có sự hỗ trợ của các tranh thiết bị như: Âm thanh, ánh sáng, màn LED,… thì buổi họp báo của bạn sẽ trở nên vô vị, không thu hút và tạo ấn tượng cho khách mời.
• Các trang thiết bị phục vụ cho buổi họp báo nên thuê tại các nơi cung cấp dịch vụ hoặc nên lựa chọn sử dụng dịch vụ trọn gói của công ty tổ chức sự kiện để đảm bảo sự trọn vẹn, từ a đến z trong các khâu, cũng như chất lượng nhân sự, thiết bị, đội ngũ sẽ được quản lý kiểm soát của ban công ty tổ chức sự kiện.

Dịch vụ tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm trọn gói

• Hiện nay, việc lựa chọn các đơn vị tổ chức họp báo đang là giải pháp hiệu quả, tiết kiệm được cả thời gian lẫn chi phí. Do vậy, các doanh nghiệp đang dần tìm đến các công ty tổ chức sự kiện để sử dụng dịch vụ tổ chức trọn gói.

Tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với gần 12 năm kinh nghiệm tổ chức các sự kiện lớn nhỏ. Chuyennghiep.vn tự hào sẽ mang đến cho bạn một sự kiện họp báo có 1-0-2 và mang đến cho bạn những trải nghiệm trên cả tuyệt vời. Đến với chúng tôi, bạn sẽ được:

• Tư vấn tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới cho khách hàng miễn phí.
• Xây dựng kế hoạch toàn bộ chi tiết
• Hiện nay có rất nhiều địa điêm tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm chuyên nghiệp, chúng tôi cung cấp cho khách hàng những lựa chọn tối ưu nhất như: Khách sạn, trung tâm hội nghị, sự kiện…
• Đáp ứng yêu cầu của khách hàng, doanh nghiệp
• Đội ngũ tư vấn viên với kinh nghiệm làm việc lâu năm, sẽ giúp bạn hiểu cách thức để tổ chức buổi họp báo ra mắt sản phẩm sao cho thành công ngoài sự mong đợi.
• Trang thiết bị sẵn có, hiện đại chất lượng tốt.
• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, được đào tạo theo tiêu chuẩn quốc tế từ nhân sự kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật sân khấu đạo diễn sân khấu, nhân sự pg lễ tân đều có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
• Tư vấn lựa chọn, chuẩn bị tiệc, văn nghệ, tiết mục nghệ thuật, liên hệ các tiết mục biểu diễn theo yêu cầu khách hàng
• Xử lý các vấn đề phát sinh trong khi tiến hành sự kiện.

>> Xem thêm: Thiết kế website

QUY TRÌNH TỔ CHỨC MỘT HỌP BÁO

• Để tổ chức một buổi họp báo, bạn cần phải thực hiện rất nhiều khâu chuẩn bị trước sự kiện. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm http://tochucsukienchuyennghiep.vn/ bạn cần lưu ý 6 bước sau:
• Chuẩn bị nội dung chương trình
• Mục tiêu tổ chức họp báo là truyền thông tin của công ty đến báo chí, vì vậy thông tin chính là "nhân vật chính" của mỗi cuộc họp báo. Bạn phải đảm bảo rằng phần thông tin được giới thiệu trong sự kiện này là những thông tin xác đáng nhất.
• Địa điểm tổ chức họp báo: Thông thường diễn ra tại các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường là sự lựa chọn hàng đầu của các công ty ngày nay. Vì trong một buổi họp báo, bạn là phải đảm bảo không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh... để truyền tải đúng hình ảnh, màu sắc của nhãn hàng. Bên cạnh các yếu tố kỹ thuật, thì phải đảm bảo điều kiện về ánh sáng, trang trí lịch sự, không phô trương.
• Thông cáo báo chí (Press Release): là một văn bản truyền thông được phát hành từ bộ phận phụ trách Truyền thông/ thương hiệu của một cơ quan/tổ chức/ công ty… TCBC là nội dung mong muốn truyền tải/ giải đáp làm rõ những vấn đề mà xã hội, khách hàng quan tâm. 
• Thông cáo báo chí phải có tên cơ quan mở họp báo, người phụ trách....Thông cáo báo chí cần phải đưa đến các thông tin như: Họp báo diễn ra ở đâu? Khi nào? Nội dung họp báo là gì? Do đơn vị nào tổ chức…..

Lưu ý:

• + Thông cáo báo chí cần có tên, số điện thoại người phụ trách để phóng viên liên lạc khi cần.
• + Những nội dung quan trọng cần được đưa lên đầu tiên.
• + Thông cáo báo chí được viết một cách gọn gàng, súc tích dễ hiểu, tránh những từ dễ gây hiểu lầm hoặc khó hiểu.
• + Thông cáo báo chí thông thường sẽ được gửi trước cho cơ quan ngôn luận, báo đài trước 1 tuần. Và tốt nhất được gửi kèm theo bản cứng, lẫn bản mềmTrong ngày diễn ra chương trình Thông cáo báo chí cần được in và gửi cho phóng viên một lần nữa trước khi bước vào phòng họp.

Chuẩn bị tài liệu

• Cùng với Thông cáo báo chí, nếu họp báo cần có các tài liệu đi kèm cần phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến chủ đề họp báo, có thể bao gồm: kế hoạch họp báo, các nhân vật có bài phát biểu, hình ảnh, biểu đồ, bào phát biểu soạn trước của nhân vật chính.

Mời khách (phóng viên)

• Cần chủ động email, Fax cho các cơ quan báo chí từ trước đó 1 tuần đến 10 ngày trước khi gửi giấy mời chính thức. Lời mời, thường dưới dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng, lịch thiệp và thật ngắn gọn: Chủ đề, địa điểm, thời gian, những nhân vật có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn trong buổi họp báo. Hãy cố gắng để cơ quan báo chí... không bỏ quên lời mời của bạn.

Trao đổi kịch bản với người diễn thuyết và MC

• Trước buổi họp báo, bạn cần trao đổi về nội dung kịch bản với người diễn thuyết (người chủ trì cuộc họp báo) để hướng dẫn các nhân vật cách trả lời các câu hỏi khó khăn của báo giới khi họ trình bày bài phát biểu của mình, hoặc làm thể nào để tháo gỡ các vấn đề tránh gây tranh cãi hoặc những hiểu lầm không đáng có. 
• Ngoài phát ngôn của những người chủ trì cuộc họp là cực kỳ quan trọng cho việc truyền tải thông điệp đến cơ quan ngôn luận.
• MC  cũng giữ vai trò trọng yếu giúp dẫn dắt câu chuyện. MC có thể làm giảm không khí căng thẳng của cuộc họp báo bằng nụ cười, tác phong nhẹ nhàng, lịch sự. Mọi cử chỉ vui nhộn, hài hước không nên diễn ra trước mặt báo giới. 

Diễn tập:

• Họp báo là sự kiện quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh công ty mình trong mắt báo giới, do đó bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu. Diễn tập là khâu bắt buộc của sự kiện, chính là lúc bạn phát hiện, dự phòng những bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo. Chẳng hạn như: hệ thống âm thanh hoạt động có tốt không, MC đọc có đúng nội dung không, ánh sáng có quá chói mắt người dự và phóng viên không, mọi thứ khi lên hình đã đạt yêu cầu chưa,….
• Họp báo là sự kiện tưởng chừng như đơn giản nhưng cần phải chuẩn bị hết sức công phu, vì vậy với những công ty không đủ nhân sự, bạn nên suy nghĩ đến phương án chọn Agency để tiết kiệm thời gian và ngân sách.

CHUYENNGHIEP.VN CHÚNG TÔI CÓ THỂ LÀM GÌ CHO KHÁCH HÀNG?

Trong marketing, một trong những nhiệm vụ của doanh nghiệp chính là việc làm tốt, thiết lập tốt với các cơ quan truyền thông báo chí. http://tochucsukienchuyennghiep.vn/ thông qua mối quan hệ truyền thông và các kinh nghiệm tổ chức sự kiện giúp khách tổ chức các sự kiện gặp gỡ báo chí thành công nhất. Với Chuyennghiep.vn khách hàng có thể yên tâm:

• - Set up không gian buổi họp báo trang trọng, lịch sự, nghiêm túc theo chuẩn mực báo chí.
• - Trực tiếp mời gọi phóng viên báo chí, truyền hình.
• - Đảm bảo phóng viên đến tham dự.
• - Cam kết các bài viết đưa tin, bài viết PR trên báo đài, trang tin điện tử, mạng xã hội……theo cam kết.
• - Chương trình, kịch bản được xây dựng hoàn chỉnh theo đúng thông điệp khách hàng mong muốn.
• - Thông cáo báo chí được gửi đến tận tay phóng viên trước ngày diễn ra sự kiện truyền thông.
• - Phụ trách các hạn mục booking người nổi tiếng làm đại sứ thương hiệu như: diễn viên, người mẫu, ca sĩ, hot blogger……

>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện phát triển chuỗi cung ứng sản phẩm

Họp báo thường là những sự kiện chỉ có thể diễn ra một lần và có tính nhạy cảm khá cao. Vì vậy, nếu doanh nghiệp chưa thể tự mình hoàn thành tốt tất cả các công tác chuẩn bị và nội dung diễn ra, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn và giao cho một đơn vị truyền thông để hoàn thành sự kiện trên một cách chỉnh chu, hoàn mỹ.

Hãy để Chuyennghiep.vn đồng hành cùng công ty bạn trong những chiến dịch sắp tới, giúp doanh nghiệp tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu, tiết kiệm chi phí mang lại hiểu quả tối ưu.