Dịch Vụ Tổ Chức Lễ Khai Trương Chuyên Nghiệp Tại TP.HCM

Dịch vụ Tổ chức khai trương trọn gói. Quy trình & mẫu kịch bản từ A- Z

• Tổ chức khai trương là một hoạt động đánh dấu sự khởi đầu của doanh nghiệp, tổ chức. Một khởi đầu tốt sẽ đem đến cho khách hàng sự ấn tượng, thích thú với cửa hàng của bạn. Vậy quy trình tổ chức sự kiện khai trương như thế nào? Nên chọn đơn vị nào để tổ chức lễ khai trương? Chuyennghiep.vn chính là cái tên mà bạn nên cân nhắc. Cùng xem nhé!

>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện

Lễ khai trương là gì?

• Tổ chức sự kiện khai trương (grand opening) là một trong những sự kiện quan trọng đánh dấu sự thành lập, ra mắt cửa hàng, công ty, thương hiệu. Trong lễ khai trương thường có múa lân để xua đuổi những điều xấu và cắt băng khai trương đem lại may mắn cho doanh nghiệp. Ngoài ra, tính truyền thông của sự kiện này rất mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp tiếp cận và tìm kiếm được nhiều khách hàng tiềm năng.
• "Lễ khai trương – Grand Opening" là một trong những sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp. Tổ chức “lễ khai trương” không chỉ là dấu mốc đánh dấu sự ra đời của một cơ sở kinh doanh hay giới thiệu một thương hiệu mới đến với khách hàng mà nó còn mang giá trị tinh thần, phong thủy.
• Việc tổ chức “lễ khai trương” thành công và ấn tượng sẽ mang lại rất nhiều ý nghĩa, lợi ích cho doanh nghiệp trên con đường hoạt động và phát triển trong tương lai. Không chỉ bởi niềm vui, niềm phấn khích trong ngày đầu tiên, việc tổ chức "lễ khai trương" văn phòng làm việc còn đem lại nhiều lợi ích khác.
• Thế nhưng làm thế nào để “lễ khai trương” diễn ra suôn sẻ, thành công nhất? Đằng sau mỗi buổi lễ như thế là cả một ekip dàn dựng chương trình, lên kế hoạch chuyên nghiệp. Dưới đây là quy trình cụ thể của tổ chức sự kiện “lễ khai trương”.

>> Xem thêm: Dịch vụ livestream

Lựa chọn thời điểm tổ chức lễ khai trương

Ngày nay, vẫn còn nhiều doanh nghiệp tin vào tử vi để tổ chức lễ khai trương. Dưới đây là cách triển khai buổi lễ hợp phong thủy mà bạn nên biết:

Chọn ngày khai trương theo tuổi

• Theo phòng thủy, lựa chọn ngày khai trương là một trong những yếu tố quan trọng có thể ảnh hưởng đến buổi lễ cũng như việc kinh doanh sau này. Do đó, bạn cần phải chọn được ngày tốt và phù hợp với phong thủy để tổ chức khai trương. Bạn có thể tra cứu trên lịch, internet và thực hiện các bước sau:
• Khi tìm kiếm cần tránh những ngày xấu như “Tam nương” – ngày mùng 3, 7, 13, 18, 22, 27 âm lịch.
• Ngày không được xung khắc với bản mệnh.
• Căn cứ vào các sao tốt – xấu mà lựa chọn ngày phải có nhiều sao Đại Cát. Bên cạnh đó, bạn nên tránh các ngày có sao Đại Hung.
• Trực, Sao nhị thập bát tú phải tốt. Trực Khai, Trực Kiến, Trực Bình, Trực Mãn là tốt.
• Cân nhắc xem các ngày đó có phải là ngày Hoàng đạo hay Hắc đạo.
• Thông thường, bạn nên chọn các ngày chẵn như 2, 4, 6, 8… để tổ chức lễ khai trương cửa hàng bởi những ngày này mang ý nghĩa của sự đầy đủ, trọn vẹn.

Chọn thời gian khai trương

• Bên cạnh việc chọn ngày khai trương, bạn cũng cần chọn giờ lành để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Thông thường, trong 1 ngày sẽ có các khung giờ hoàng đạo, thích hợp cho việc tổ chức sự kiện quan trọng như động thổ, khai trương, khánh thành… Do đó, bạn nên chú ý chọn lựa thời gian thích hợp để vừa đảm bảo khung giờ thích hợp cho các khách mời tham gia và vừa hợp phong thủy để có khởi đầu tốt đẹp.

>> Xem thêm: Dịch vụ quay phim

TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỄ KHAI TRƯƠNG

• Đánh dấu bước khởi đầu của 1 công việc.
• Công việc sẽ suôn sẻ, thuận buồm xuôi gió (theo ý nghĩa về mặt tâm linh).
• Tạo tiếng vang, là một dip để quảng bá thương hiệu rất hiệu quả, đặc biệt là sẽ thu hút được nhiều người dân xung quanh (có thể là những khách hàng tiềm năng mới).
• Về đối ngoại, đây là dịp để doanh nghiệp thắt chặt mối quan hệ với những đối tác, khách hàng lớn, cũng như mở rộng quan hệ với các đối tác và khách hàng tiềm năng.
• Về đối nội, các hoạt động tổ chức lễ khai trương sẽ giúp nhân viên thêm gắn kết hơn, nâng cao tinh thần và trách nhiệm của thành viên công ty.

Mục đích, lí do tổ chức.

• "Tổ chức lễ khai trương" là sự kiện lớn với bất cứ đơn vị nào, bởi đây là sự khởi đầu, là nghi thức báo hiệu, đánh dấu sự phát triển mới, mở ra hy vọng mới trong sự hào hứng của những người làm kinh doanh.
• "Lễ khai trương" không đơn thuần chỉ là việc tổ chức một buổi ra mắt mà còn có ý nghĩa giới thiệu, quảng bá sản phẩm dịch vụ của mình hướng tới nhiều người, nhiều đối tượng khách hàng cũng như xác định những khách hàng tiềm năng. Vì thế nên "lễ khai trương" phải luôn tạo sự ấn tượng, độc đáo và thu hút được nhiều khách hàng quan tâm chú ý đến với mục đích thương mại nhằm để khách hàng có thể biết tới doanh nghiệp cũng như sản phẩm của doanh nghiệp.
• Chính vì thế mà chúng ta - các nhà tổ chức sự kiện cần phải nắm rõ được văn hóa của doanh nghiệp đó, loại hình kinh doanh của họ để có những kịch bản phù hợp, ấn tượng và độc đáo nhất có thể.

Ý tưởng và chủ đề của buổi khai trương.

• Việc lên chủ đề và ý tưởng của "lễ khai trương" phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng là như thế nào. Vì vậy việc đầu tiên của chúng ta là tiếp cận và lấy thông tin của khách hàng, từ đó đưa ra cho họ những giải pháp và ý tưởng chủ đề phù hợp nhất.

Khi nào thì sự kiện diễn ra?

• Là một quốc gia mang đậm nét văn hóa truyền thống Á Đông, từ xưa người Việt luôn có quan niệm xem tử vi để chọn ra ngày khai trương, với hy vọng công việc làm ăn được may mắn, thuận lợi, buôn bán phát đạt.
• Theo kinh nghiệm "tổ chức khai trương cửa hàng" thì thông thường, các ngày nghỉ cuối tuần hoặc dịp lễ Tết là lúc người tiêu dùng có nhiều thời gian dành cho mua sắm nhất.
• Sau khi xác định được "thời gian diễn ra lễ khai trương" chúng ta cần xác định chi tiết, cụ thể tiến trình sự kiện diễn ra như thế nào? Trong bao lâu?…

Địa điểm tổ chức lễ khai trương?

• Thông thường thì một "sự kiện khai trương" cửa hàng sẽ có 2 phần ("phần lễ" và "phần gala dinner"). "Phần lễ" sẽ được tổ chức tại địa điểm kinh doanh của khách hàng, còn "phần gala dinner" sẽ được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn…phụ thuộc vào nhu cầu của khách.
• Tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện.
• Đối tượng khách mời của buổi khai trương?
• Doanh nghiệp không chỉ cần phải đặt mục tiêu tiếp cận đến khách hàng mà còn phải biết lưu ý đến các đối tác, đặc biệt là những đối tác tiềm năng trong tương lai, đừng coi "lễ khai trương" chỉ đơn thuần là một sự kiện ăn mừng, đây là yếu tố tạo nên thời cơ hội nhập vào cộng đồng doanh nghiệp. Kế hoạch truyền thông phải được hoàn thiện trước khi thực hiện event 2–3 tuần.
• Chúng ta cần lấy danh sách khách mời từ doanh nghiệp từ sớm để biết cần không gian rộng bao nhiêu, bao nhiêu ghế và bao nhiêu thức ăn… Từ đó thiết kế và gửi thiệp mời hoặc thông báo về bữa tiệc trước khoảng 1 tuần để khách mời có thời gian thu xếp có mặt đông đủ.

Sự kiện được tổ chức như thế nào?

• Chuẩn bị bộ cắt băng khai trương.
• Có lẽ trước khi đặt câu hỏi "tổ chức khai trương" cần làm gì, bạn cũng đã biết chuẩn bị bộ cắt băng khai trương là một việc nhất định không thể thiếu. Cắt băng khai trương là nghi thức trang trọng, thiêng liêng nhất buổi lễ.

Thi công dàn dựng trang trí:

• – Bên ngoài khu vực lễ: treo banner doc, banderol ngang, cờ phướn, cờ đu xung quanh khu vực lễ.
• – Khu vực cổng chào lắp đặt cổng chào (cổng hơi), cột barrier và thảm đoe, cây kiểng lối đi vào khu vực lễ
• – Khu vực lễ: lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí
• – Khu vực khai trương, khánh thành: cắt băng khánh thành.
• – Khu vực tiệc (nếu có)
• – Dọn dẹp vệ sinh

Nội dung lễ khai trương

• – Tiếp tân (có thể do bên "tổ chức" cung cấp) mặc đồng phuc đón khách và cài hoa đại biểu lên áo cho khách mời.
• – Lân sư rồng đón khách múa trống mở màn (nếu khách yêu cầu)
• – Văn nghệ chào mừng
• – Dẫn chương trình (nắm rõ đường dây kịch bản) (dẫn chương trình có thể do bên "tổ chức" cung cấp)
• – Tuyên bố lý do: thông báo mục đích ý nghĩa của buổi lễ.
• – Giới thiệu đại biểu
• – Giới thiệu phát biểu của doanh nghiệp (chủ đầu tư, lãnh đạo ban Chính quyền địa phương…)
• – Nghi thức "lễ khánh thành": cắt băng khánh thành, nghi thức đặc biệt
• – Tiếp tân tiễn khách ra về, tặng quà (nếu có).

Kết thúc buổi lễ khai trương

• Tháo dỡ thu gọn tất cả thiết bị
• Dọn dẹp vệ sinh trả mắt bằng cho doanh nghiệp, địa phương

Một khởi đầu tốt đẹp sẽ mang đến may mắn, phát đạt, thịnh vượng, giúp chuyện làm ăn của bạn thuận buồm xuôi gió. Chính vì vậy, một quy trình tổ chức sự kiện "lễ khai trương" cần có sự đầu tư kĩ càng, chuyên nghiệp, nhất quán trong khâu tổ chức.

Ngược lại, một buổi "lễ khai trương" chỉ phục vụ hình thức ”lấy lệ“, "mắc nhiều lỗ hổng" trong khâu lên ý tưởng kịch bản và “non kém” về kinh nghiệm tổ chức sẽ phát sinh nhiều vấn đề và chỉ để lại ấn tượng về sự hời hợt, kém chuyên nghiệp.

Có thể thấy, khi tự "tổ chức khai trương", ngoài việc phải đương đầu với những sự cố có thể phát sinh bất cứ lúc nào như thời tiết, hạng mục nhỏ lẻ không thống nhất, thiết bị kém chất lượng do chưa được kiểm định,… bạn sẽ phải đánh đổi nhiều hơn thế. Đó không chỉ là thời gian, công sức mà còn là hình ảnh, uy tín của chính bạn cũng như doanh nghiệp

>> Xem thêm: Dịch vụ chụp hình

Các yếu tố ảnh hưởng đến thời điểm tổ chức sự kiện khai trương

Quy mô tổ chức buổi khai trương

• Việc lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện sẽ phụ thuộc một phần vào quy mô buổi khai trương. Đối với một buổi khai trương cho cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ, sự kiện có thể chỉ cần diễn ra trong 1 ngày hoặc 1 buổi và mất khoảng 1 hoặc 2 tuần để lên kế hoạch. Còn với các sự kiện có quy mô lớn, khai trương các tập đoàn quốc tế thì buổi lễ có thể diễn ra trong 2 – 3 ngày và có thể mất đến 2 tháng để chuẩn bị và lên kịch bản chi tiết.

Đối tượng khách mời tham dự

• Muốn chọn được thời gian tổ chức sự kiện khai trương phù hợp thì việc đầu tiên bạn cần làm là xác định khách mời. Nếu khách mời là nhóm người làm nghề tự do thì bạn sẽ có nhiều sự lựa chọn cho thời điểm tổ chức sự kiện. Còn nếu khách mời làm việc theo giờ hành chính thì bạn nên tổ chức sự kiện khai trương vào buổi tối hoặc những ngày cuối tuần.

Địa điểm tổ chức lễ khai trương

• Nếu chỉ muốn tổ chức lễ khai trương trong nội bộ cùng các đối tác, bạn bè thì bạn nên tổ chức ngay tại cửa hàng, doanh nghiệp. Còn nếu bạn muốn quảng bá cửa hàng rộng rãi đến công chúng thì nên lựa chọn tổ chức chương trình khai trương tại các địa điểm công cộng vào ban ngày.

Mục đích và hình thức tổ chức sự kiện khai trương

• Mục đích và hình thức tổ chức sự kiện cũng có ảnh hưởng trực tiếp việc lựa chọn thời gian tổ chức lễ khai trương. Bởi, buổi lễ cần thu hút sự chú ý của nhiều khách mời, do đó, lựa chọn thời điểm thích hợp nhất là vào những ngày cuối tuần kết hợp với những tiết mục văn nghệ độc đáo, cuốn hút.

>> Xem thêm: Dịch vụ thiết kế website

Các dịch vụ tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

Tổ chức khai trương cửa hàng

• Dịch vụ tổ chức khai trương cửa hàng thường được lựa chọn cho các doanh nghiệp, đơn vị, cửa hàng nhỏ hoặc vừa với mục đích thông báo cho khách hàng về sự có mặt của họ trên thị trường. Buổi lễ này sẽ bao gồm các hoạt động như trang trí, dựng backdrop cho buổi khai trương, văn nghệ, MC dẫn chương trình và mini game cũng như các banner giới thiệu về chương trình khuyến mãi nhân dịp khai trương.

Tổ chức khai trương siêu thị

• Đối với các siêu thị, chi nhánh siêu thị mới mở, tổ chức khai trương sẽ đặc biệt được chú trọng và truyền thông rộng rãi đến công chúng trước khi sự kiện diễn ra. Hơn nữa, tổ chức khai trương siêu thị cần chuẩn bị thêm các trò chơi bốc thăm trúng thưởng, chuẩn bị bộ cắt băng khai trương, thiết kế backdrop, băng rôn, cờ phướn… Ngoài ra, chi tiết về kế hoạch, nhân sự, thiết bị sẽ do đơn vị tổ chức chuẩn bị chi tiết.

Tổ chức khai trương nhà hàng

• Để tổ chức khai trương nhà hàng thành công, bạn cần nắm rõ các công việc cần chuẩn bị cho buổi khai trương. Đó có thể là những chương trình khuyến mãi về giá món ăn, món tặng kèm miễn phí hoặc trò chơi may mắn, check in tại cửa hàng nhận chiết khấu… Thêm vào đó, bạn còn phải thực hiện các công việc như truyền thông sự kiện để thu hút khách hàng, mời ca sĩ, đội văn nghệ, lân sư rồng đến biểu diễn…
• Bởi sự kiện mang tính đánh dấu, ra mắt với khách hàng, thị trường nên cần để lại ấn tượng tốt. Do đó, cách tốt nhất là thuê đơn vị tổ chức chuyên nghiệp để thực hiện từ A-Z chương trình cho bạn.

Tổ chức khai trương showroom

• Thêm 1 loại hình nữa cũng cần đến dịch vụ tổ chức lễ khai trương đó là các showroom, cửa hàng trưng bày. Tùy vào quy mô, tính chất của showroom mà bạn có thể yêu cầu các gói khai trương khác nhau cũng như đưa ra các đặc điểm riêng. Tuy nhiên, cách thức tổ chức và quy trình cũng sẽ gồm đầy đủ các bước cơ bản của một buổi lễ khai trương.

Tổ chức sự kiện khai trương văn phòng, công ty

• Tổ chức khai trương văn phòng, công ty thường là một buổi lễ khai trương nhỏ và là một dip để quảng bá thương hiệu, độ phủ của doanh nghiệp. Thông thường, chuẩn bị khai trương công ty, văn phòng cần có bàn ghế, đồ trang trí, đồ ăn, thức uống, đồ cúng, bảng hiệu, các ấn phẩm truyền thông… và cũng cần thực hiện chạy quảng cáo, marketing.
• Hơn nữa, phần lên kế hoạch và dựng chương trình là vô cùng quan trọng. Do đó, Chuyennghiep.vn sẽ trao đổi trực tiếp với khách hàng cũng như tham khảo ý kiến để đưa ra các gợi ý cho khách lựa chọn.

>> Xem thêm: Dịch vụ seo

Quy trình tổ chức sự kiện khai trương trọn gói

• Thông qua việc tổ chức khai trương, doanh nghiệp có thể quảng bá thương hiệu đến khách hàng. Tuy nhiên để thực được một buổi tổ chức lễ khai trương thành công, bạn cần phải tổ chức theo quy trình sau đây:

Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề

• Dựa vào mục đích của buổi tổ chức, đối tượng khách hàng, số lượng khách mời… mà bạn phải lên ý tưởng, xây dựng chủ đề buổi khai trương sao cho phù hợp. Những yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp định hướng được mục tiêu để thu hút sự quan tâm của người tham dự, đồng thời quảng bá được thương hiệu.

Lên kế hoạch chi tiết (timeline)

• Chuẩn bị mẫu kế hoạch khai trương chi tiết sẽ giúp bạn có một buổi khai trương thành công. Để lên timeline tốt, bạn cần căn cứ vào kinh phí đầu tư mà doanh nghiệp đã đề ra, từ đó xây dựng hạng mục, kế hoạch chi tiêu cho phù hợp và chính xác nhất.

Lên nội dung chương trình

• Lên nội dung chương trình cho buổi lễ khai trương chu đáo sẽ giúp doanh nghiệp có được hình ảnh đẹp nhất trong mắt khách hàng. Để làm được điều này, bạn cần phải xây dựng nội dung một cách độc đáo, ấn tượng và đặc sắc nhất. Ví dụ như bạn có thể đan xen trò chơi có câu hỏi liên quan đến doanh nghiệp để giúp khách hàng nhớ tới buổi khai trương hơn.

Chuẩn bị các vật dụng cho buổi lễ

Để buổi lễ diễn ra suôn sẻ hơn, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các vật dụng sau:

• Chuẩn bị và làm đầy đủ các thủ tục xin phép treo banner quảng cáo tại các sở văn hóa và du lịch.
• Thiết kế banner, in ấn và phát giấy mời.
• Vẽ sơ đồ tổng thể về khu vực tổ chức cũng như các hạng mục cần trang trí.
• Lên danh sách khách mời.
• Khảo sát địa điểm tổ chức buổi lễ.

Tiến hành lễ khai trương

Để tiến hành lễ khai trương, bạn cần làm những việc sau đây:

• Setup trang trí
• Trang trí khu vực bên ngoài như treo cờ, banner…
• Hoàn thiện khu vực cổng chào.
• Khu vực tổ chức: Đa số thường được lắp đặt nhà bạt, trải thảm, sân khấu…
• Trang trí và chuẩn bị cho khu vực tiệc.
• Dọn dẹp vệ sinh.
• Tiến hành nội dung của buổi lễ.

Các tiếp tân phải là người có kinh nghiệm, chuyên nghiệp trong việc xử lý tình huống. Bên cạnh đó, họ còn phải nhanh nhẹn và có ngoại hình ưa nhìn, mặc đồng phục của doanh nghiệp để đón khách. Tiếp theo, buổi lễ sẽ được diễn ra với trình tự như sau:

• Mở đầu buổi lễ là một màn múa lân và rồng.
• Các tiết mục và trò chơi phải độc đáo và hấp dẫn.
• Giới thiệu mục đích, ý nghĩa của buổi lễ.
• Giới thiệu các đại biểu và mời chủ doanh nghiệp lên phát biểu.
• Tiếp tục thực hiện các nghi thức khai trương như cắt băng khánh thành.
• Tiếp tân tiễn khách ra về và có thể tặng quà (nếu có).

Kết thúc lễ khai trương

• Sau khi kết thúc lễ khai trương, bạn cần dọn dẹp vệ sinh khu tổ chức, các thiết bị để trả mặt bằng cho doanh nghiệp và địa phương. Qua tất cả các quy trình trên, bạn có thể biết được một đơn vị chuyên tổ chức khai trương trọn gói sẽ bao gồm các công việc như lên ý tưởng, thiết kế, lên kế hoạch…

>> Xem thêm: Dịch vụ marketing

Báo giá tổ chức sự kiện khai trương trọn gói, chuyên nghiệp

• Báo giá sự kiện khai trương cũng có nhiều gói khác nhau, tùy theo yêu cầu và nhu cầu của doanh nghiệp, khách hàng để lựa chọn. Để biết thêm thông tin chi tiết về các hạng mục chi phí và gói dịch vụ, bạn có thể truy cập vào bài viết “báo giá tổ chức sự kiện khai trương“ để tham khảo. Hoặc bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp hotline 0983.027.448 – 0913.318.464 để được tư vấn chi tiết.

Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng, văn phòng chi tiết

Dưới đây là bản mẫu kịch bản khai trương cửa hàng, doanh nghiệp để bạn có thể tham khảo và điều chỉnh lại cho phù hợp với đơn vị, quy mô của mình.

STT	NỘI DUNG	CHI TIẾT
I. ĐÓN KHÁCH (15 PHÚT)
1	Đón khách	Sắp xếp nhân sự đón khách, hỗ trợ khách check-in khi tham gia sự kiện
2	Bốc thăm may mắn	Hướng dẫn khách đến quầy bốc thăm và tham quan sự kiện
II. ỔN ĐỊNH VỊ TRÍ (15 – 30 PHÚT)
1	Thông báo ổn định vị trí	MC thông báo khách ổn định chỗ ngồi khoảng 2 – 3 lần
III. VĂN NGHỆ – KHAI MẠC CHƯƠNG TRÌNH (6 PHÚT)
1	Giới thiệu tiết mục văn nghệ, giải trí	MC linh hoạt giới thiệu lên sân khấu các nghệ sĩ, lân sư, biểu diễn tiết mục văn nghệ mừng khai trương
2	Khai mạc chương trình	MC gửi lời chào và công bố khai mạc lễ khai trương. Thực hiện giới thiệu chi tiết các đại biểu, khách mời đến tham dự.
IV. VIDEO GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP (5 PHÚT)
1	Trình chiếu video, clip	Đơn vị cho trình chiếu video giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp, tiểu sử thành lập, sản phẩm, những ưu đãi…
V. KHAI MẠC LỄ KHAI TRƯƠNG (15 PHÚT)
1	Mời đại biểu, đại diện lên khai mạc	MC nhường sân khấu chính lại cho người đại diện, chủ trì phát biểu khai mạc buổi lễ khai trương.
VI. CẮT BĂNG KHÁNH THÀNH (5 PHÚT)
1	Cắt băng khai trương và múa lân	MC điều hành sân khấu sau lời phát biểu của chủ tọa. Thực hiện mời các đại biểu cùng ban Lãnh đạo BẮT ĐẦU cắt băng khai trương
VII. CÁC TIẾT MỤC VĂN NGHỆ, MINI GAME (40 PHÚT)
1	Văn nghệ	5 phút (Chỉ nên để thêm 1 tiết mục)
2	Mini game	MC mời người đại diện lên điều hành trò chơi (nếu có) hoặc trực tiếp điều hành. Game nên diễn ra trong 10 phút
3	Bốc thăm trúng thường	MC công bố giải thưởng. Lưu ý là cần phải tạo ra sự hồi họp, gay cấn cho những người tham gia. Sau đó, mời đại diện lên trao quà.
VIII. KẾT THÚC LỄ KHAI TRƯƠNG
1	Bế mạc chương trình	MC công phát biểu bế mạc chương trình
2	Tham quan	Dẫn khách tham quan cửa hàng, công ty

Bên cạnh phần timeline trên, bạn cũng cần nắm các bước khi lên kịch bản khai trương cho các cửa hàng, doanh nghiệp, công ty:

Chuẩn bị trước ngày tổ chức khai trương

Để có một buổi lễ khai trương hoàn hảo, bạn cần lên một kịch bản khai trương đầy đủ như sau:

• Lập danh sách, số lượng khách mời.
• Khảo sát địa điểm.
• Vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ và thiết kế các ấn phẩm như banner, bandroll, backdrop sân khấu…
• In và phát thiệp mời
• Xin giấy phép địa phương để treo banner và xin giấy phép thuê địa điểm tổ chức ở Sở văn hóa và du lịch.

>> Xem thêm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp

Thi công, trang trí buổi lễ khai trương

• Khu vực bên ngoài: Tiến hành treo bandroll, banner, cờ phướn…
• Khu vực cổng chào:  Lắp đặt cổng chào (cổng hơi), trải thảm đỏ, cột barie, đặt cây kiểng lối đi.
• Khu vực lễ: Setup sân khấu, lắp đặt bạt, thảm trải, sắp xếp bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.
• Khu vực khai trương: Treo băng khánh thành, cột barie…
• Khu vực tiệc: Bố trí bàn ghế, quầy teabreak…

Thực hiện tổ chức lễ khai trương

• Tại bước này, bạn chỉ cần thực hiện các bước theo kế hoạch và kịch bản đã lên sẵn từ trước. Hơn nữa, đội ngũ tổ chức sư kiện khai trương cần linh hoạt trong việc ứng phó các tình huống, sự cố bất ngờ xảy ra.

Khai trương cửa hàng cần làm gì?

Để buổi lễ khai trương được diễn ra thuận lợi, thành công, bạn cần ghi nhớ các công việc cần làm như sau:

• Bước 1 – Xem ngày khai trương cửa hàng: Chọn ngày tốt lành, hợp mệnh người đứng đầu để tổ chức lễ
• Bước 2 – Chuẩn bị khai trương: Thực hiện trang trí khai trương cửa hàng, văn phòng nhằm tạo điểm nhấn, thu hút khách hàng đến tham dự và khách hàng tiềm năng đến xem.
• Bước 3 – Lập kế hoạch truyền thông cho ngày khai trương: Thực hiện lên kế hoạch truyền thông trên nhiều kênh nhằm quảng bá, công bố đến nhiều khách hàng nhất có thể.
• Bước 4 – Cúng khai trương cửa hàng: Chuẩn bị đầy đủ các lễ vật cần thiết và chuẩn bị bài văn khấn cúng khai trương chuẩn chỉnh.
• Bước 5 – Bán hàng ngay ngày khai trương: Sau khi múa lân sư rồng, cắt băng khai trương, doanh nghiệp, cửa hàng có thể trực tiếp mở cửa để đón khách vào tham quan, mua sắm mở hàng. Các khâu thanh toán, khuyến mãi, đóng gói, đón khách đều phải thật tỉ mỉ để tạo ấn tượng tốt với khách.

Kịch bản tổ chức sự kiện lễ khai trương

Chọn ngày giờ tốt để tổ chức lễ khai trương

Ngày và giờ khai trương ảnh hưởng rất lớn đến buổi lễ. Vì vậy cần chọn được ngày tốt để khai trương. Quý khách có thể tra cứu trên lịch hoặc trên mạng, và tiến hành theo các bước sau:

• Bước 1: Tránh các ngày xấu (tương ứng với việc) được liệt kê khi tìm kiếm.
• Bước 2: Ngày không được xung khắc với bản mệnh (ngũ hành của ngày không xung khắc với ngũ hành của tuổi).
• Bước 3: Căn cứ sao tốt, sao xấu cân nhắc, ngày phải có nhiều sao Đại Cát (như Thiên Đức, Nguyệt Đức, Thiên Ân, Thiên Hỷ… thì tốt). Nên tránh ngày có nhiều sao Đại Hung.
• Bước 4: Trực, Sao nhị thập bát tú phải tốt. Trực Khai, Trực Kiến, Trực Bình, Trực Mãn là tốt.
• Bước 5: Xem ngày đó là ngày Hoàng đạo hay Hắc đạo để cân nhắc thêm. Khi chọn được ngày tốt rồi thì chọn thêm giờ (giờ Hoàng đạo) để khởi sự.

Đối tượng khách mời tham dự

• Đây là yếu tố quan trọng nhất khi chọn thời điểm tổ chức. Nếu đối tượng khách mời là các chủ doanh nghiệp hoặc những người làm nghề nghiệp tự do thì thời điểm tổ chức so với đối tượng khách mời là những người làm việc theo giờ hành chính sẽ thoải mái hơn. Nếu như khách mời đều nằm ở cả hai trường hợp trên thì những ngày cuối tuần là sự lựa chọn hoàn hảo nhất

Địa điểm tổ chức lễ khai trương

• Nếu như tổ chức trong nội bộ với các đối tác và bạn bè thì thời điểm nên diễn ra vào buổi tối để khách mời và doanh nghiệp có thời gian dùng bữa nhẹ, chuyện trò cùng nhau.
• Còn nếu như diễn ra ở những địa điểm công cộng với mục đích quảng bá cho công chúng thì nên tổ chức vào ban ngày để tạo được hiệu ứng lan tỏa.

>> Xem thêm: Làm giấy phép kinh doanh

Kịch bản tổ chức lễ khai trương hiệu quả

Chuẩn bị trước ngày tổ chức

Để có một lễ khai trương hoàn hảo, doanh nghiệp cần lên một kịch bản khai trương đầy đủ gồm:

• Lên danh sách số lượng khách mời.
• Khảo sát địa điểm.
• Thiết kế và in, vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế thư mời, banner, bandroll, backdrop sân khấu, lễ tân…
• In ấn và phát thiệp mời
• Xin giấy phép treo banner quảng cáo, giấy phép thuê địa điểm tổ chức ở Sở văn hóa và du lịch.

Tiến hành thi công, dàn dựng trang trí buổi lễ

• Bên ngoài khu vực lễ: treo banner, bandroll, cờ phướn, cờ lưu xung quanh khu vực lễ.
• Khu vực cổng chào và lắp đặt cổng chào (cổng hơi), cột barie, thảm đỏ, cây kiểng lối đi khu vực lễ.
• Khu vực lễ: Lắp đặt bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.
• Khu vực khai trương, khánh thành: Treo băng khánh thành, cột barie…
• Khu vực tiệc: Quầy teabreak, bàn ghế…

Tiến hành tổ chức lễ khai trương

Chào đón khách mời

• Bố trí đội ngũ nhân sự PG, PB. Gồm 3 nhóm. Nhóm 1 đón khách từ cổng và mời đến quầy tiếp tân. Nhóm 2 đứng ở quầy tiếp tân và cài hoa hoặc dán logo thương hiệu cho khách. Nhóm 3 đón tiếp khách vào chỗ ngồi và quầy teabreak.t
• Bố trí nhân sự hướng dẫn khách chỗ đậu xe. Nhận hoa, quà từ khách tặng, biếu chúc mừng doanh nghiệp.
• Màn hình LCD chiếu hình ảnh về công ty và các đối tác.
• Đội lân múa đón khách ở trước cổng.
• Kiểm tra liên tục tiến trình, các khâu chuẩn bị, thử âm thanh, micro, ánh sáng…
• Điểm lại danh sách khách mời cho MC. Và xác nhận xem khách đã đến đủ hay chưa.

Tiết mục văn nghệ

• Các tiết mục văn nghệ là cách khai trương thu hút khách hàng tốt nhất, những tiết mục văn nghệ đặc sắc sẽ để lại ấn tượng tốt trong lòng khách mời
• MC ổn định khách và tuyên bố lý do của buổi lễ.
• Múa Lân – Sư – Rồng mở màn chúc mừng.
• Các tiết mục ca hát, múa nhảy làm nóng chương trình.

Khai mạc

• MC giới thiệu về đại biểu, khách quý, khách mời tham dự.
• Màn hình trình chiếu video quá trình thành lập và phát triển của công ty.
• MC mời lãnh đạo doanh nghiệp lên phát biểu, chia sẻ cảm nghĩ và những lời chúc mừng.
• Nên có những phát biểu của các khách quý, người có ảnh hưởng công chúng. Để buổi lễ và sản phẩm có thể lan tỏa hơn đến khách hàng.

Cắt băng khai trương

• MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và các đơn vị có liên quan cắt băng khai trương.
• Nên có pháo hoa nổ hai bên hoặc bong bóng nổ.
• MC mời đại biểu lên khui sâm banh, cắt bánh thực hiện nghi thức chúc mừng. PG mang khây sâm banh đến mời khách dùng.
• Sau khi cắt băng khai trương, MC giới thiệu qua về sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp thêm lần nữa. Và mời mọi người tham quan địa điểm khai trương, trải nghiệm và dùng thử sản phẩm. Cuối cùng là chiêu đãi khách với bữa tiệc nhẹ.

Kết thúc buổi lễ

• Chụp hình giao lưu với các đối tác, khách mời.
• Bố trí nhân sự tiễn khách ra xe, đón xe.
• Nên có quà tặng cho khách mời để gây thiện cảm và ấn tượng trong lòng họ hơn.

>> Xem thêm: Dịch vụ luật sư

Chuẩn bị những gì cho lễ cúng khai trương?

Chuẩn bị mâm cúng khai trương

Một mâm cúng khai trương đúng chuẩn sẽ bao gồm:

• Hoa cúng: Bạn có thể sử dụng các loài hoa tượng trưng cho tài lộc, may mắn như hoa đồng tiền, hoa cúc vàng… để cầu kinh doanh thuận lợi.
• Mâm ngũ quả: Mâm ngũ quả phải có tối thiểu 5 loại trái cây với các màu sắc khác nhau. Tùy theo truyền thống từng vùng miền mà mâm ngũ quả sẽ khác nhau:
• Miền Bắc: Táo, chuối, na, cam, quýt, bưởi, hồng, lựu, lê, đào
• Miền Nam: Dứa, dừa, dưa hấu, xoài, nho, đu đủ, thanh long, hồng xiêm
• Bộ tam sên: Đây là vật tượng trưng cho thổ, thiên và thủy. Bộ tam sên được dùng để cầu bình an, may mắn.
• 3 hột vịt lộn
• 1 con cua hoặc tôm luộc(100 gram)
• 1 miếng thịt heo ba rọi luộc (300 gram)

Một số lễ vật khác

• 3 chén chè
• 3 chén nước sạch,
• 3 dĩa xôi
• 2 cây nến màu đỏ lớn
• Bộ vàng mã

Bạn nên chuẩn bị 1 mâm cúng chính để ở bên ngoài và 1 mâm phụ đặt ở bên trong nhà. Mâm cúng chính ở ngoài trời có ý nghĩa xin phép và xin thổ địa  tại nơi xây dựng cửa hàng chiếu cố, phù hộ công việc kinh doanh, buôn bán. Còn mâm cúng trong nhà được xem là hình thức xông đất nhằm tạo sinh khí cho cửa hàng.

Chuẩn bị bài cúng khai trương mẫu

Sau đây là mẫu bài cúng khai trương cửa hàng mà bạn có thể tham khảo:

Chuyennghiep.vn – Đơn vị chuyên tổ chức khai trương trọn gói cho công ty, văn phòng, cửa hàng

• Với hơn 25 năm hoạt động và phát triển cùng sứ mệnh “Tỏa sáng thương hiệu của bạn”, Chuyennghiep.vn đã lớn mạnh không ngừng và trở thành công ty quảng cáo, truyền thông hàng đầu Việt Nam. Chúng tôi tự hào khi được nhiều khách hàng đánh giá là đơn vị tổ chức khai trương trọn gói chất lượng nhất.

Chuyennghiep.vn luôn được khách hàng tin tưởng và ký kết những dự án quan trọng. Ưu điểm nổi bật mà dịch vụ của chúng tôi mang lại là:

• Tư vấn tổ chức khai trương trọn gói cho khách hàng miễn phí.
• Xây dựng và lên timeline chi tiết cho toàn bộ chương trình.
• Cung cấp các địa điểm đẹp, phù hợp với tính chất mục tiêu của buổi lễ.
• Đáp ứng đúng và đầy đủ yêu cầu của khách hàng.
• Profast có đội ngũ tư vấn viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm sẽ giúp bạn có một buổi khai trương thành công mỹ mãn.
• Có sẵn các trang thiết bị hiện đại, chất lượng.
• Đội ngũ nhân sự kỹ thuật, tiếp tân được đào tạo theo tiêu chuẩn quốc tế, có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
• Tư vấn lựa chọn các tiết mục chào mừng, bữa tiệc, minigame và quà tặng cho khách hàng.
• Xử lý các vấn đề phát sinh trong buổi lễ khai trương.

Những hạng mục cần có trong sự kiện khai trương

• Khi lên nội dung tổ chức khai trương, bạn cần phải đảm bảo liệt kê đầy đủ các yêu cầu, công việc để tránh các rủi ro có thể xảy ra. Dưới đây là những hạng mục cần có trong sự kiện khai trương mà bạn cần ghi nhớ.

Trang thiết bị cần phải có

Tùy thuộc vào quy mô của buổi lễ khai trương mà số lượng các trang thiết bị có thể thay đổi. Thế nhưng về cơ bản, mọi sự kiện đều cần phải có các trang thiết bị sau:

• Âm thanh, ánh sáng.
• Sân khấu, backdrop banner, standee và băng rôn.
• Bàn ghế của khách VIP và đại biểu, mẫu nơ áo ghế.
• Bục phát biểu, hoa cài, lẵng hoa chúc mừng.
• Khung nhà giàn, ô che mưa và nắng theo thời tiết ngày tổ chức.
• Trang trí sân khấu hoa khô, bóng bay.
• Bộ cắt băng khai trương, quạt công nghiệp, quạt hơi nước, điều hòa, cây sưởi theo mùa.
• Rối hơi, cổng chào hơi hoặc cổng chào formex.
• Thảm đỏ, sân khấu.
• Thiết bị trình chiếu.
• Hàng rào bảo vệ, rào inox làn đường dành cho khách VIP.
• Pháo điện để tạo điểm nhất khi cắt băng khai trương.

Đội ngũ nhân sự

Nhân sự là một trong những hạng mục quan trọng nhất khi tổ chức khai trương trọn gói. Tuy nhiên, số lượng người ít hay nhiều còn tùy thuộc vào quy mô buổi lễ. Về cơ bản, đội ngũ nhân sự gồm có:

• MC nam hoặc nữ.
• Nhóm nhảy, ca sĩ, tiếp tân và người mẫu.
• Thợ chụp ảnh, quay phim.
• Đội múa lân sư rồng.
• Nhóm múa trống hội.

Buổi tiệc nhẹ đơn giản, sang trọng

• Việc thêm buổi tiệc nhẹ vào sự kiện khai trương sẽ giúp doanh nghiệp mang lại ấn tượng tốt cho người tham gia. Các buổi tiệc nhẹ có thể là tiệc trà, buffet mặn để chiêu đãi những vị khách và đối tác trong buổi lễ.
• Tiệc trà phù hợp với những doanh nghiệp yêu thích sự nhẹ nhàng mà lại sang trọng.
• Tiệc mặn cũng là một lựa chọn không tệ nếu bạn muốn kết nối, trao đổi với khách hàng và đối tác.
• Rượu vang cũng là một thức uống sang trọng, phù hợp với tổ chức khai trương.

Kinh nghiệm tổ chức khai trương trọn gói thành công

Để có buổi khai trương thành công thì việc nắm chắc các quy trình là chưa đủ. Do đó, bạn cần phải trau dồi cũng như học hỏi các chuyên gia về những kinh nghiêm tổ chức sự kiện. Dưới đây là các kinh nghiệm của Profast mà bạn có thể tham khảo:

Đặt mục tiêu buổi lễ chi tiết

• Một buổi lễ khai trương thành công sẽ luôn có mục tiêu rõ tổ chức rõ ràng. Bởi có mục tiêu sẽ giúp bạn cố gắng nỗ lực hơn rất nhiều. Việc liệt kê, đặt ra những con số chi tiết sẽ giúp bạn ước lượng, dự trữ được lượng hàng nhập vào và bán ra. Ngoài ra, đặt mục tiêu còn giúp bạn kiểm soát được số điện thoại khách hàng tiềm năng, tăng độ nhận diện thương hiệu.

Thu hút bằng nhiều minigame, bữa tiệc

• Chiêu đãi thức ăn, đồ uống miễn phí hoặc tặng quà là một trong những cách thu hút khách hàng trong ngày khai trương. Đây sẽ là một việc làm hết sức hợp lý nếu cửa hàng của bạn là một quán ăn, tiệm bánh, mọi người sẽ tham gia một cách nhiệt tình.
• Để buổi lễ khai trương không bị nhàm chán, bạn nên tổ chức các minigame để tặng quà khách hàng: Quay số, rút thăm trúng thưởng… Ngoài ra, bạn có thể tặng các món quà nhỏ như móc khóa, bóng bay có logo doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp lan truyền thương hiệu cửa hàng và tạo ấn tượng mạnh trong lòng người tham gia.

Dành nhiều thời gian cho việc chuẩn bị

Dành nhiều thời gian cho việc chuẩn bị sẽ giúp bạn tránh được những sai sót cũng như rủi ro khi thực hiện khai trương cửa hàng, doanh nghiệp. Lưu ý, bạn cần chuẩn bị những thứ sau từ sớm:

• Liên hệ với đơn vị tổ chức sự kiện khai trương (nếu thuê dịch vụ).
• Chuẩn bị sớm các món quà, đồ ăn, thức uống theo timeline đã liệt kê.

Giấy mời tham dự

• Theo các chuyên gia, một tấm thiệp mời đẹp cũng là yếu tố tạo nên sự thành công của buổi khai trương. Các nội dung trong giấy mời phải ngắn gọn, đầy đủ và súc tích. Điều đó sẽ làm khách hàng có ấn tượng tốt với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, thiệp mời cần phải được thiết kế độc đáo, cô đọng để thu hút sự chú ý của khách mời trước buổi khai trương.

Sử dụng ngân sách hợp lý

• Theo lời khuyên của các chuyên gia, doanh nghiệp nên sử dụng 20% ngân sách tiếp thị của năm đầu tiên cho buổi lễ khai trương. Chi phí này vừa đủ cho việc tiếp thị trong sự kiện cũng như trong thời gian hoạt động sau này. Bên cạnh đó, bạn cần phải sử dụng ngân sách một cách linh hoạt, phù hợp với tình hình thực tế của cửa hàng.
• Trên đây là toàn bộ thông tin hữu ích về tổ chức khai trương. Chuyennghiep.vn hy vọng bạn đọc sẽ có thêm những kiến thức cũng như đưa ra quyết định lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp. Nếu còn bất cứ thắc mắc hoặc muốn đặt dịch vụ tại Profast , hãy liên hệ ngay qua hotline 0704 929 291.