Dịch Vụ Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo Chuyên Nghiệp Tại TP.HCM

DỊCH VỤ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ HỘI THẢO - DỊCH VỤ TỔ CHỨC ĐẲNG CẤP QUỐC TẾ

• Tổ chức hội nghị, hội thảo là cụm từ quá quen thuộc đối với tất cả mọi người nói chung và những người tổ chức sự kiện nói riêng. Tuy có nhiều mục đích khác nhau nhưng đa số các hội nghị đều mang tính chất trang trọng nên cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Do đó mà rất nhiều đơn vị đã tìm đến các trung tâm tổ chức hội nghị, sự kiện để hợp tác. Mặc dù vậy, giữa vô vàn trung tâm, đâu mới là lựa chọn tốt nhất với chất lượng và giá cả hợp lý nhất? Hãy cùng chuyennghiep.vn tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp

• Tổ chức hội nghị, hội thảo là một trong những dịch vụ được nhiều công ty, doanh nghiệp tiến hành tổ chức nhằm quảng bá, giới thiệu sản phẩm, lấy ý kiến đánh giá, cung cấp các thông tin, các dịch vụ đến với khách hàng. Để tổ chức 1 buổi hội nghị, hội thảo không phải là việc làm dễ dàng. Nó cần phải chuẩn bị rất nhiều công đoạn để có thể tổ chức thành công và thu hút được khách hàng.
• Khi đến với Roy Event, bạn hoàn tâm yên tâm về những điều này. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp nhất.
• Cách tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp
• Tổ chức hội nghị, hội thảo là một hoạt động rất phổ biến mà hiện nay chúng ta có thể thấy bất cứ ở một doanh nghiệp hoặc công ty nào đó. Có thể là những buổi hội thảo khoa học, hội thảo về cách bán hàng, hội thảo về lễ ra mắt sản phẩm mới,…
• Thông thường kết cấu của một buổi hội nghị, hội thảo bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, trao đổi, thảo luận. Bên cạnh đó là những tiết mục văn nghệ, trò chơi giải trí hoặc bốc thăm trúng thưởng,…
• Nội dung chính hay chủ đề (còn được gọi là topic) được xem là linh hồn của chương trình, bởi vì nó quyết định sự thành công của buổi lễ.
• Tổ chức hội nghị, hội thảo được xem là công việc cần phải trải qua nhiều giai đoạn như: Thuyết trình, lên danh sách khách mời, lập kế hoạch, tìm địa điểm tổ chức, các thiết bị ánh sáng, âm thanh… để thu hút khách mời cũng như các khách hàng tiềm năng.

>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện

Tổng quan về tổ chức hội nghị

• Hội thảo, hội nghị là sự kiện của doanh nghiệp hoặc tổ chức, tập thể nào đó được thực hiện để thảo luận về một vấn đề thực tiễn; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ kiến thức về ngành nghề. Không chỉ vậy, tổ chức hội nghị còn là cơ hội để các cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức gặp gỡ và trao đổi giúp gắn kết mối quan hệ và quảng bá hình ảnh.

NHÀ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ , HỘI THẢO CHUYÊN NGHIỆP

Những công việc tưởng chừng như rất nhỏ những sẽ chiếm khá nhiều thời gian của bạn. Bạn sẽ phải làm gì để tiết kiệm thời gian của mình mà vẫn đạt được hiệu quả như mong muốn ?
Bạn cần :

• Tiết kiệm chi phí ?
• Tiết kiệm thời gian ?
• Sự kiện phải được tổ chức chuyên nghiệp ?

Chuyennghiep.vn cung cấp toàn bộ các dịch vụ liên quan đến tổ chức các cuộc hội thảo khách hàng, hội nghị, tổng kết, đại hội cho rất nhiều bộ ban ngành trong cả nước. Do đó Quý khách có thể hoàn toàn yên tâm về uy tín , chất lượng cũng như năng lực phục vụ của chúng tôi. Hãy giao lại cho chúng tôi tất cả các công việc như thuê phòng họp, trang trí, set up, cung cấp thiết bị âm thanh, ánh sáng, nhân viên take care từ A – Z… Công việc sẽ bớt đi gánh nặng hơn nếu quý khách giao nhiệm vụ cho chúng tôi đứng bên cạnh và thay bạn hoàn thành công việc đó. Bằng sự chuyên nghiệp của mình, Chuyennghiep.vn đảm bảo mang đến sự hài lòng cho quý vị.

Thêm vào đó, là đối tác của hàng nghìn doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước,với bề dày kinh nghiệm, chúng tôi có những mức giá ưu đãi, giá cả hợp lí với từng quy mô, mức kinh phí của quý khách . Xin cam đoan rằng khi làm việc với chúng tôi, Quý khách có thể tiết kiệm được 20 – 40 % kinh phí dự trù.

Bên cạnh đó chúng tôi còn cung cấp: Cho thuê âm thanh, loa đài ánh sáng, Đặt phòng khách sanh, tầu xe, Tổ chức tour du lịch trong và ngoài nước, Đặt tiệc Buffe trong nhà, ngoài trời, Tổ chức hội nghị khách hàng.

>> Xem thêm: Dịch vụ livestream

Tổ chức hội thảo hội nghị là gì?

Tổ chức hội thảo là gì?

• Hội thảo là cuộc gặp mặt, họp mặt của nhóm người có cùng mối quan tâm tại một địa điểm và thời gian đã định trước nhằm thảo luận về nội dung đang quan tâm đó. Các buổi hội thảo này sẽ làm sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề một cách khoa học.
• Tổ chức hội thảo là buổi thảo luận về một số vấn đề, là cuộc đối thoại chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, kiến nghị, tranh luận về vấn đề thực tiễn được đặt. Buổi hội thảo không những giúp nâng cao hình ảnh của thương hiệu mà còn có thể tạo được lòng tin cho khách hàng. Bên cạnh đó, những cuộc hội thảo sẽ giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ và giải quyết được các vấn đề còn đang tồn đọng.

Tổ chức hội nghị là gì?

• Tổ chức hội nghị là cuộc họp quan trọng có tổ chức nhằm bàn về các vấn đề lớn, bàn bạc công việc, chủ đề cụ thể nào đó để tổng kết tình hình hoạt động trong thời gian qua, rút kinh nghiệm và đưa phương hướng hoạt động cho tương lai. Tùy thuộc vào mục đích tổ chức chương trình của doanh nghiệp, công ty mà sự kiện hội nghị sẽ có những hình thức thực hiện khác nhau.

>> Xem thêm: Dịch vụ quay phim

Ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị hội thảo

• Xây dựng thương hiệu: Tổ chức buổi hội thảo cũng như nhiều doanh nghiệp xem như 1 hoạt động marketing nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu, nâng cao sự uy tín. Các sự kiện hội thảo sẽ được trang trí background và tổ chức theo phong cách phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp, từ đó, đưa hình ảnh công ty đến gần khách hàng hơn.
• Tạo lòng tin: Nếu buổi hội thảo được tổ chức với mục đích chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức sẽ thu hút sự chú ý, quan tâm của nhiều người. Đặc biệt, khi sự kiện diễn ra thành công, doanh nghiệp sẽ gây được ấn tượng tốt với khách hàng, từ đó tạo dựng lòng tin mạnh hơn đối với thương hiệu.
• Quảng bá sản phẩm, dịch vụ: Qua các chương trình hội thảo, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty. Những video giới thiệu doanh nghiệp hay những thước phim trình chiếu nhiều lần về sản phẩm, dịch vụ khi đón khách mời tham dự cũng vô tình khiến người xem ghi nhớ.
• Giải quyết các vấn đề tồn đọng: Hội thảo tổ chức nội bộ công ty thường là các buổi dành để giải quyết các vấn đề chuyên biệt, chuyên môn. Trong các buổi này, chủ đề quan tâm sẽ xoay quanh đến các vấn đề thực tiễn gặp phải của doanh nghiệp. Người diễn giả cũng như người tham gia sẽ đưa ra và thảo luận về vấn đề nhằm giải quyết những cái khó khăn, khuất mắt còn tồn đọng.

>> Xem thêm: Dịch vụ chụp ảnh

Các hình thức tổ chức chương trình hội thảo, hội nghị phổ biến

Hội thảo khoa học

Trước hết, một hội nghị hội thảo khoa học. Là loại hình hội thảo được tổ chức để thảo luận hoặc công bố kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Các chuyên gia, diễn giả đặt câu hỏi, trao đổi với người thân hoặc những người làm việc, nghiên cứu trong cùng lĩnh vực. Vì vậy, hội thảo không phục vụ cho việc quảng bá hình ảnh công ty.

Workshop

Workshop không chỉ trong nước mà còn cả thế giới. Workshop cũng được biết đến nhiều ở Việt Nam. Đó là một loại hội nghị với mục đích chia sẻ kiến ​​thức trong một lĩnh vực cụ thể như tiếp thị, tài chính, ngân hàng, v.v.Ngoài ra, hội thảo này cũng sẽ đưa ra những ví dụ thực tế trong ngành để giúp người tham gia nắm bắt thông tin tốt hơn. Trái ngược với các hội thảo khác, quy mô hội thảo chỉ từ 10-20 người.

Hội thảo du học

Đây là buổi hội thảo nhằm giải đáp các thắc mắc của người tham gia về du học. Thông thường chương trình học sẽ như thế nào, học bổng du học sẽ tốn bao nhiêu tiền hay cuộc sống ở nước ngoài sẽ như thế nào. Ngoài mục đích chia sẻ kiến ​​thức, các buổi hội thảo du học còn hướng đến mục tiêu tìm kiếm khách hàng .Họ sẽ sử dụng buổi hội thảo này để biến những người đặt câu hỏi (khách hàng tiềm năng) thành những người tham gia và làm việc để bán lại thông tin cho các công ty du học.

Hội nghị cấp Nhà nước

Những hội nghị này thường được tổ chức vào những ngày cụ thể trong năm hoặc ở cấp tiểu bang tùy thuộc vào chủ đề thảo luận. Đặc điểm của loại hội nghị này là tính nghiêm túc tuyệt đối của nó. Mỗi hội nghị thường được lên kế hoạch trước nhiều tháng vàmđược chuẩn bị cẩn thận đến từng chi tiết. 

Hội thảo Đào tạo

Tương tự như hội thảo, nhưng ở quy mô lớn hơn và thường là trong một tổ chức hoặc bộ phận. Các buổi đào tạo thường tập trung vào việc mở rộng kiến ​​thức và kinh nghiệm thực tiễn của nhân viên để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả, nhanh chóng và chuyên nghiệp. Việc đào tạo có thể diễn ra trong các công ty, nhóm hoặc bất kỳ tổ chức nào. Vì vậy, nó là một trong những loại hình hội thảo thu hút được nhiều sự quan tâm.

Hội thảo chuyên gia - nghiệp vụ

Hoạt động như một cuộc thảo luận xung quanh chủ đề chính và có một diễn giả. Thông thường, hội thảo này giải quyết câu hỏi về thực hành công việc hoặc về lý thuyết cơ bản về cách thức hoạt động của các công ty và tổ chức.

>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức khai trương

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo qua 5 bước chi tiết

• Để tổ chức một buổi hội thảo tốt, chúng ta cần phải trải qua rất nhiều bước. Dưới đây là quy trình tổ chức hội thảo của công ty tổ chức sự kiện tại Chuyennghiep.vn mà bạn có thể tham khảo qua.

Bước 1: Xác định chủ đề của sự kiện hội thảo

• Đầu tiên, bạn cần xác định chủ đề của buổi hội thảo là gì. Việc xác định được đúng chủ đề sẽ giúp ích cho bạn khi xây dựng cũng như lên kế hoạch cho buổi hội thảo một cách chỉn chu hơn.

Bước 2: Lên kế hoạch chương trình hội thảo

Tiếp theo, bạn cần lên kế hoạch cùng kịch bản cụ thể cho chương trình của buổi hội thảo. Một kế hoạch chương trình hội thảo sẽ bao gồm những công việc sau:

• Mục tiêu mà hội thảo cần đạt được
• Xác định nội dung, kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết
• Thời gian và địa điểm tổ chức
• Kinh phí cần chuẩn bị để tổ chức
• Xác định đơn vị sẽ tổ chức hội thảo, hội nghị
• Xây dựng danh sách khách mời
• Xây dựng chương trình hội thảo

Bước 3: Tiến hành các công việc chuẩn bị cho hội thảo

• Để chuẩn bị cho hội thảo, đầu tiên bạn cần chuẩn bị về không gian và các dịch vụ sẽ đi kèm trong buổi hội thảo. Bên cạnh đó, việc in ấn tài liệu, gửi thư cho khách mời cũng cần được hoàn thành trước khi buổi hội thảo diễn ra.

Bước 4: Tiến hành chương trình hội thảo

• Khi hội thảo được diễn ra, bạn phải chú ý trong công tác đón tiếp khách mời, người tới tham dự hội thảo. Ngoài ra, bạn cũng cần quản lý, điều phối các bộ phận tổ chức để đảm bảo buổi hội thảo được diễn ra theo đúng như kịch bản đã dự định.

Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo

• Khi kết thúc buổi hội thảo, bạn nên tổ chức tặng quà lưu niệm cho khách mời, người tới tham dự. Điều này sẽ giúp cho khách hàng có ấn tượng, thiện cảm tốt với doanh nghiệp hơn. Ngoài ra, bạn cũng nên ghi lại biên bản của buổi hội thảo để rút ra được kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.

>> Xem thêm: Dịch Vụ Tổ Chức Lễ Khánh Thành

Timeline mẫu kịch bản chương trình hội thảo trọn gói

Dưới đây là mẫu timeline chương trình hội nghị hội thảo tổng quan cho bạn tham khảo. Qua mẫu timeline này, bạn có thể thêm hoặc bớt đi một số hoạt động, chi tiết để phù hợp với mục đích, tính chất của buổi sự kiện.

 

STT	Thời gian	Công việc	Chi tiết	Phụ trách
1	30 phút	Đón tiếp khách	Hướng dẫn đỗ xe   Hướng dẫn khách di chuyển vào khu vực tổ chức Hỗ trợ chụp hình cho khách mời Kiểm tra lại công tác chuẩn bị sự kiện	Bảo vệ   Lễ tân Đại diện DN Media Toàn bộ e-kip
2	15 phút	Khai mạc sự kiện	Văn nghệ mở màn   MC tuyên bố lý do Giới thiệu thành phần tham gia	Ca sĩ, nhóm nhảy   MC
3	10 phút	Đại diện doanh nghiệp phát biểu	MC mời đại diện lên phát biểu, giới thiệu về sản phẩm, công ty	Đại diện DN
4	10 phút	Trình chiếu video	Chiếu video tổng kết/ ra mắt sản phẩm/ giới thiệu về doanh nghiệp	Kỹ thuật viên
5	10 phút	Khai tiệc	Đại diện phát biểu tuyên bố khai tiệc	Đại diện DN
6	30 phút	Tham gia mini game	MC giải thích trò chơi và mời người tham gia   Kết thúc trò chơi, đại diện công ty trao tặng phần thưởng cho người thắng	MC   Đại diện DN Lễ tân
7	20 phút	Văn nghệ	MC giới thiệu lần lượt các tiết mục văn nghệ	Ca sĩ, nhóm nhảy
8	15 phút	Quay số trúng thưởng	MC tổ chức chơi vòng quay trúng thưởng và trao quà cho người có số may mắn	MC   Lễ tân
9	15 phút	Gửi lời cảm ơn và tặng quà cho khách tham dự	MC gửi lời cảm ơn đến khách tham dự   MC mời khách lên sân khấu nhận quà và chụp ảnh lưu niệm	MC   Lễ tân Đại diện DN Media
10	10 phút	Bế mạc	Thông báo kết thúc chương trình và hẹn gặp lại   Hướng dẫn khách di chuyển ra về	MC   Lễ tân Đại diện DN
11		Dọn dẹp	Thu dọn đồ đạc và vệ sinh hội trường	Hậu cần

TOP 5 địa điểm tổ chức hội thảo lý tưởng

• Việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị sẽ phụ thuộc vào quy mô tổ chức của bạn là lớn hay nhỏ. Hơn nữa, chi phí đầu tư cho sự kiện của bạn là bao nhiêu? Để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hãy cùng tham khảo về 05 địa điểm tổ chức hội thảo tại Hà Nội phù hợp với nhiều quy mô và tính chất sự kiện khác nhau dưới đây:
• Tràng An Palace: Phù hợp cho những buổi dạ tiệc tối, cuộc gặp gỡ tất niên hay những sự kiện văn hóa, giải trí đặc biệt
• Trung tâm hội nghị Quốc gia: Gồm hệ thống phòng họp, sảnh tòa nhà, huôn viên sân vườn… phù hợp hầu hết với mọi nhu cầu tổ chức, loại hình sự kiện trong nhà và ngoài trời mang tầm cỡ quốc tế.
• Meliá Hanoi: có chi phí đắt đỏ nhất nhưng về chất lượng thì chắc chắn sẽ không khiến bạn thất vọng. Đến với Meliá Hanoi, Mặc dù có chi phí đắc đỏ nhưng đây là nơi đáp ứng tốt nhất nếu bạn muốn tổ chức một buổi hội thảo đẳng cấp, sang trọng.
• Pullman: Địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng, đẳng cấp hàng đầu. Nơi này có đầy đủ hệ thống phòng hội nghị, phòng chức năng hiện đại, chất lượng cao.
• Asean Resort: Nếu bạn muốn buổi hội nghị hội thảo được tổ chức một cách độc đáo, có dấu ấn riêng thì hãy cân nhắc đến cái tên Asean Resort. Đây là lựa chọn hoàn hảo khi tổ chức hội nghị hội thảo kết hợp với du lịch nghỉ dưỡng

>> Xem thêm: Dịch vụ Tổ Chức Lễ Khởi Công Động Thổ

Lưu ý khi tổ chức hội nghị hội thảo cần biết

• Tổ chức một buổi hội thảo thành công, đạt được kết quả tốt là một điều khá khó khăn cho nhiều doanh nghiệp. Vì vậy, hãy đến với những kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo dưới đây để sở hữu cho mình những kiến thức bổ ích nhé!

Lên chủ đề, mục tiêu chương trình hội thảo

• Việc lên chủ đề, mục tiêu chương trình hội thảo là một trong những công tác quan trọng. Chính vì vậy, để thực hiện tốt công việc này, bạn nên lưu ý xây dựng chủ đề ngắn gọn nhưng vẫn phải chứa đựng đủ hàm ý của buổi thảo.

Lựa chọn khách mời phù hợp

• Những chuyên gia, khách mời trong buổi hội thảo chính là những yếu tố góp phần làm nên sự uy tín, thành công của sự kiện. Do đó, bạn nên lựa chọn khách mời phù hợp, nổi tiếng trong ngành, nghề hoặc lĩnh vực mà nội dung buổi hội thảo hướng đến.

Lựa chọn địa điểm tổ chức hợp lý

• Không gian, địa điểm tổ chức buổi hội thảo phải phù hợp với quy mô của hội thảo. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý đến những tiện ích đi kèm với phòng tổ chức như: Sân khấu, ánh sáng, màn chiếu, thiết bị âm thanh…

Lên chương trình truyền thông sự kiện

• Hoạt động truyền thông là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của buổi hội thảo. Tuy nhiên, thời gian truyền thông không nên quá sớm cũng không nên quá muộn. Thời gian phù hợp nhất để truyền thông cho sự kiện là khoảng từ 1 – 2 tuần trước khi sự kiện diễn ra.

List danh sách người tham dự buổi hội thảo

• Mục đích chính mà buổi hội thảo hướng đến đó chính là xây dựng và tìm kiếm các mối quan hệ với khách hàng. Do đó, bạn có thể sử dụng các hình thức như điền form, khảo sát… để việc lấy thông tin được hiệu quả hơn.

Mẫu timeline chương trình sự kiện hội thảo trọn gói

• Một việc không kém phần quan trọng trong công tác tổ chức hội nghị hội thảo đó chính là lên timeline cho chương trình. Dưới đây là mẫu timeline chương trình sự kiện hội thảo trọn gói mà bạn có thể tham khảo.

Ý tưởng tổ chức hội nghị hội thảo ấn tượng

• Sự kiện hội thảo thường kéo dài từ 1 đến 2 ngày. Do đó, doanh nghiệp có thể kết hợp tiệc liên hoan, tiệc nhẹ với tổ chức hội thảo. Mặc dù không phải là ý tưởng mới nhưng việc tổ chức buổi hội thảo kết hợp với các bữa tiệc nhẹ sẽ giúp người tham gia cảm thấy hài lòng, mang đến trải nghiệm tốt hơn khi đến dự sự kiện. Tùy theo tính chất buổi hội thảo mà bạn có thể sắp xếp thời gian dùng tiệc là giữa chương trình hoặc sau khi kết thúc.
• Gợi ý tiếp theo chính là tổ chức kết hợp với mini game, tiết mục văn nghệ. Thông thường các buổi hội thảo thường diễn ra khô khan, cứng nhắc. Do đó, bạn có thể thử tổ chức hội thảo kết hợp với các tiết mục văn nghệ đề tạo sự lôi cuốn, hấp dẫn hoặc tổ chức các trò chơi nhằm tăng sự thú vị hơn.

>> Xem thêm: Dịch vụ Tổ Chức Lễ Kỷ Niệm Thành Lập Công Ty

Dự toán kinh phí tổ chức hội thảo

Chi phí tổ chức chương trình sự kiện hội nghị phụ thuộc vào quy mô sự kiện và yêu cầu của khách hàng. Do đó, chi phí này cũng sẽ không cố định mà biến động theo yêu cầu, hình thức tổ chức, quy mô, thời gian diễn ra… Do đó, bạn hãy liên hệ ngay với Chuyennghiep.vn qua hotline 0704 92 92 91 để được tư vấn thêm thông tin và báo giá chi tiết.

Nên chọn đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo nào tốt tại Hà Nội , TP.HCM?

Chuyennghiep.vn là đơn vị uy tín trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện, hội nghị. Với hơn 25 kinh nghiệm, Chuyennghiep.vn tự hào mang đến cho bạn những trải nghiệm tuyệt vời và hài lòng nhất. Đến với Chuyennghiep.vn , bạn sẽ được:

• Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chuyên môn cao tư vấn chi tiết, miễn phí
• Hỗ trợ xây dựng toàn bộ kế hoạch một cách chi tiết
• Cung cấp cho khách hàng những địa điểm tổ chức, sự kiện hội thảo chất lượng
• Đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng
• Hệ thống trang thiết bị tiên tiến, hiện đại
• Giúp khách hàng lựa chọn những tiết mục biểu diễn văn nghệ theo yêu cầu
• Giải quyết các vấn đề phát sinh khi tổ chức sự kiện, hội thảo

>> Xem thêm: Dịch Vụ Tổ Chức Họp Báo

Hiện nay có nhiều công ty tổ chức hội nghị hội thảo, trong số đó phải kể tới chuyennghiep.vn được khách hàng tin tưởng chọn lựa và sử dụng dịch vụ là nhờ vào các điểm nổi bật như sau:

Tư vấn, lên ý tưởng, kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo

Ý tưởng tổ chức hội thảo, hội nghị để thu hút sự chú ý, quan tâm của khách mời yêu
cầu phải sáng tạo, độc đáo. Chúng tôi sẽ tư vấn, lên ý tưởng không trùng lặp, gắn liền với mục đích sự kiện được tổ chức, truyền tải được thông điệp tới khách mời tham dự.

Thiết kế sân khấu, backdrop, slogan, thông điệp

Sân khấu là khu vực trung tâm, nơi diễn ra toàn bộ hoạt động của hội nghị, hội thảo. Chính vì thế, sân khấu cần được lắp đặt an toàn, chắc chắn… Khi sử dụng dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo tại đây, khách hàng không phải lo lắng về hạng mục này, chân sắt sơn tĩnh điện, mặt ván gỗ chống thấm, đa dạng sắc màu… tùy theo nhu cầu của công ty, doanh nghiệp.

Backdrop thì được in ấn bằng chất liệu theo yêu cầu của đơn vị tổ chức. Có thể sử dụng chất liệu Hiflex, khung sắt đi kèm chắc chắn, nội dung thể hiện trên backdrop ngắn gọn, thể hiện rõ thông điệp muốn truyền tải.

Cung cấp trang thiết bị

Các trang thiết bị được tổ chức hội nghị, hội thảo bao gồm như âm thanh, ánh sáng,
màn hình LED, hệ thống sân khấu…

 Âm thanh, ánh sáng

Tùy theo tính chất, quy mô của hội nghị hội thảo mà lựa chọn hệ thống âm thanh ánh sáng như thế nào, số lượng thiết bị bao nhiêu. Đây là yếu tố quan trọng quyết định tới sự thành công của sự kiện, được các đơn vị cho thuê thiết bị chú trọng.

Màn hình LED

Nhiều đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo cảm giác chán ngắt khi sử dụng backdrop được làm từ bạt Hiflex hoặc in P.P bồi formex thì lúc này màn hình LED lại được ”lên ngôi”. Hiện nay, màn hình LED được chia thành nhiều loại, ở Việt Nam vẫn phổ biến màn hình LED P3 (Indoor) và màn hình LED P4 (Outdoor). Các hiệu ứng đặc biệt, độc đáo và hình ảnh chân thật được trình chiếu trên màn hình LED đã tạo nên sự chuyên nghiệp cho sự kiện, để lại ấn tượng tốt cho khách mời tham dự.

Hệ thống sân khấu

Một trong các thiết bị sự kiện rất cần thiết không thể thiếu trong tổ chức hội nghị hội thảo. Hiện nay có rất nhiều loại sân khấu phù hợp, đáp ứng được nhu cầu của đơn vị tổ chức, đó là sân khấu truyền thống, sân khấu lắp ghép di động.

Cung cấp nhân sự

Một trong các nhân tố quyết định tới sự thành công của hội nghị, hội thảo là nhân sự sự kiện. Công ty tổ chức hội nghị hội thảo Tuấn Việt Media cung cấp đầy đủ nhân sự ở các hạng mục như sau:

MC dẫn chương trình hoạt náo, chuyên nghiệp, song ngữ… Lễ tân, PG sự kiện, PG ra mắt sản phẩm, PG tiệc, PG hội nghị-hội thảo, PG bán hàng… Cung cấp ca sĩ nổi tiếng, nhóm nhạc đa dạng dòng nhạc. Cung cấp nhóm múa, nhóm nhảy chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản. 

Dịch vụ tiệc trà hội nghị hội thảo

Bên cạnh đó, Tuấn Việt Media cung cấp dịch vụ tiệc trà với menu đa dạng, tùy theo ngân sách mà lựa chọn cho phù hợp. Thông thường, tiệc trà tổ chức hội nghị hội thảo bao gồm các loại bánh, trái cây theo mùa, các loại thức uống như cà phê, nước…

Quản lý, giám sát sự kiện

Chúng tôi với nhiều năm kinh nghiệm trong dịch vụ tổ chức hội thảo, hội nghị có quy mô lớn nhỏ. Để đem lại sự hoàn hảo cho sự kiện, chúng tôi cung cấp nhân sự quản lý, giám sát sự kiện như sau:

Quản lý sự kiện là người lên ý tưởng, kịch bản, kiểm soát toàn bộ sự kiện. Giám sát sự kiện là quản lý từng hạng mục được diễn ra trong sự kiện như điều phối việc, PGs, ca sĩ… và thực hiện theo yêu cầu của quản lý.

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI THẢO TỪ A – Z CHO MỘT SỰ KIỆN THÀNH CÔNG

Quy trình tổ chức hội thảo từ A – Z cho một sự kiện thành công

Bạn đang cần lên kế hoạch chi tiết cho một sự kiện hội thảo sắp diễn ra? Bạn không biết quy trình tổ chức hội thảo bắt đầu từ đâu và làm như thế nào? Cùng công ty sự kiện Chuyennghiep.vn khám phá những bước tổ chức hội nghị hội thảo đầy đủ và chi tiết nhất qua bài viết dưới đây nhé.

Tổ chức hội thảo cần những gì?

• Hội thảo là một sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức thường niên nhằm mục đích duy trì các mối quan hệ khách hàng hiện tại đồng thời gia tăng thu hút với những khách hàng tiềm năng. Hoạt động chính của những buổi hội thảo chính là bàn về một vấn đề thực tiễn nào đó, chia sẻ kiến thức ngành nghề, thăm dò ý kiến khách hàng,…
• Tổ chức hội thảo sẽ tạo cho doanh nghiệp cơ hội gặp gỡ và giao lưu với các đối tác, phát triển mối quan hệ với cơ quan truyền thông và nâng cao giá trị hình ảnh của doanh nghiệp.

Tổ chức hội thảo như thế nào?

Để sự kiện hội nghị hội thảo được thành công nhất chúng ta cần phải xác định được một số yếu tố như:

• - Đối tượng khách hàng mục tiêu của buổi hội thảo là ai?
• - Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo là khi nào ở đâu?
• - Số lượng khách tham dự
• - Chi phí tổ chức cho buổi hội thảo
• - Lên kịch bản quy trình tổ chức.

Để hiểu rõ hơn về quy trình xây dựng một cuộc hội thảo chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu các bước để tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo như thế nào nhé.

Các bước tổ chức hội thảo chi tiết

Xác định chủ đề của hội thảo

Đây là cơ sở chính để bạn xây dựng nội dung và lên kế hoạch cho các hoạt động sẽ diễn ra trong hội thảo. Bạn cần xác định chủ đề một cách chính xác, cụ thể và rõ ràng để lập kế hoạch tổ chức được đầy đủ và chi tiết nhất.

Lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Một bản kế hoạch đầy đủ cho sự kiện hội nghị hội thảo sẽ bao gồm các nội dung:

• - Xác định mục đích, mục tiêu sẽ đạt được trong buổi hội thảo
• - Buổi hội thảo diễn ra với nội dung chính là gì?
• - Thời gian, địa điểm sẽ diễn ra hội thảo là ở đâu?
• - Danh sách khách mời gồm những ai
• - Xác định kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
• - Đơn vị phụ trách tổ chức hội nghị hội thảo
• - Chương trình của hội thảo

Ngay sau khi xác định được rõ yêu cầu, mong muốn sẽ đạt được từ buổi hội thảo, bạn sẽ có thể bắt tay vào xây dựng, lập kế hoạch tổ chức hội thảo sơ bộ. Trong đó nội dung kịch bản bạn cần nêu rõ được điểm chính, điểm nổi bật, diễn biến những chương trình sẽ diễn ra trong buổi hội thảo.

Chuẩn bị cho hội thảo

Bước này cũng khá quan trọng, nó sẽ giúp sự kiện của bạn có tạo được ấn tượng nhất định cho khách mời tham dự hay không. Những thứ bạn cần chuẩn bị:

• - Tạo không sang trọng, lịch sự, phù hợp với nội dung của buổi hội thảo
• - Đảm bảo cách trang trí đầy đủ các vật dụng cần thiết tại địa điểm tổ chức.
• - Đảm bảo đầy đủ trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng cho buổi lễ
• - Khẩu hiệu chào mừng được treo ở nơi tiếp đón khách mời
• - Treo banner, backdrop thể hiện nội dung hội thảo, treo logo và nhận diện thương hiệu doanh  nghiệp
• - Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan tới nội dung hội thảo, băng đĩa ghi hình giới thiệu và quảng cáo về sản phẩm của doanh nghiệp.
• - Trưng bày những sản phẩm của mình để tăng cơ hội giao thương
• - Phát thư mời cho khách mời.

Tổ chức hội thảo

• - Tiến hành tổ chức hội nghị hội thảo
• - Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo
• - Khai mạc hội thảo và điều phối hội thảo diễn ra theo như kịch bản của sự kiện.

Kết thúc chương trình hội thảo

• - Bế mạc chương trình
• - Tặng quà lưu niệm
• - Ghi biên bản hội thảo

Thông báo kết luận của hội thảo

• - Xử lý thông tin hội thảo
• - Bạn cần đánh giá nội dung hội thảo
• - Kiến nghị các đơn vị, tổ chức dự hội thảo về nội dung đã thảo luận trong hội thảo

Đánh giá kết quả hội thảo

• Bạn có thể đánh giá những hiệu quả của buổi hội thảo dựa vào số người đã đến tham dự, ý kiến khách hàng và kết quả của quá trình truyền thông.
• Sau khi bạn đã nắm rõ các bước tổ chức hội thảo, ngay lập tức bạn đã có thể bắt tay vào công đoạn chuẩn bị cũng như điều phối tổ chức một cách dễ dàng.

>> Xem thêm: Dịch vụ Cho Thuê Ảo Thuật Gia

Kinh nghiệm tổ chức hội thảo

Lên chủ đề cho chương trình

• Bạn lên chủ đề và ý tưởng tốt là điều vô cùng quan trọng khi bạn tổ chức hội nghị hội thảo. Chủ đề hội thảo cần ngắn gọn nhưng phải tế hiện được thông điệp và mục đích chương trình. Giúp khách mời tham dự có thể thấy được nhưng lợi ích khi tham gia.

Hãy mời những khách mời chuyên gia để tạo sự tin tưởng

• Bạn nên lựa chọn những người nổi tiếng trong lĩnh vực của bạn, người này sẽ giúp bạn tạo được uy tín và sự tin tưởng cho chương trình. Đồng thời nó rất có lợi cho quá trình truyền thông và giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao.
• Hãy lên danh sách câu hỏi và kịch bản riêng dành cho chuyên gia để mọi người phối hợp một cách ăn lý nhất nhé.

Lựa chọn địa điểm phù hợp

• Không gian tổ chức hội thảo cũng là một việc cần chú ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian phải đáp ứng được quy mô hội thảo. Đồng thời người tổ chức cũng cần phải tìm hiểu rõ về những tiện ích đi kèm như sân khấu, ánh sáng, màn chiếu, âm thanh để có thể dự trù kinh phí và bổ sung những vật dụng cần thiết.

Lấy thông tin khách mời tham dự

• Mục đích chính của hội thảo chính là tăng cường mối quan hệ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Chính vì thế việc lấy thông tin của khách mời tham dự chính là một khâu khá quan trọng. Bạn có thể lựa chọn nhiều hình thức khác nhau như: sử dụng thẻ thành viên, đăng ký nhận email, điền form online,…

Truyền thông cho sự kiện

• Truyền thông cho sự kiện sẽ giúp hội thảo của bạn được thành công và nhiều người biết đến hơn. Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu . Bạn cần xác định được thời gian truyền thông là khi nào? Thông thường các hoạt động truyền thông nên diễn ra khoảng 1 – 2 tuần trước khi sự kiện được tổ chức.