Các phần mềm quản lý chuyên nghiệp dùng trong doanh nghiệp

Khi nói đến việc quản lý luồng thông tin cũng như hoạt động của doanh nghiệp, phần lớn mọi người đều nghĩ đến hệ thống phần mềm ERP (hay Hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp).

Tuy nhiên, chi phí đầu tư ban đầu của hệ thống ERP là rất cao và gần như bất khả thi với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thay vào đó, các doanh nghiệp này thường tìm đến các phần mềm quản lý riêng lẻ và tìm cách kết hợp chúng với nhau. Có thể kể đến như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự hoặc ít phổ biến hơn như phần mềm quản lý dự án, phần mềm nhóm hợp tác, … Hãy cùng tìm hiểu các loại phần mềm phổ biến mà doanh nghiệp của bạn có thể ứng dụng được trong bài viết này nhé.

A. Các ứng dụng phần mềm quản lý nhu cầu cơ bản

1. Phần mềm nhóm hợp tác (Collaboration Software)

Định nghĩa và công dụng: Các loại phần mềm hoặc nhóm phần mềm được thiết kế với mục đích quản lý và tạo thuận lợi cho công việc nhóm. Phần mềm nhóm hợp tác thường được các thành viên trong nhóm dùng để trao đổi, hợp tác, chia sẻ thông tin, sắp xếp công việc, giải quyết vấn đề, đàm phán…

Phần mềm nhóm hợp tác giúp cho việc trao đổi thông tin được nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều mà không phụ thuộc vào thời gian và địa điểm làm việc của các thành viên trong nhóm. Ngoài ra, do có sự cộng tác và đưa ý kiến của nhiều thành viên, nhiều phòng ban, nhiều vị trí khác nhau nên các ý kiến cũng như thông tin đưa ra sẽ đa dạng và chính xác hơn nhiều.

Các chức năng chính:

1. Các công cụ để trao đổi thông tin như email, voice mail, chat, video call.
2. Các công cụ giao tiếp trực tiếp theo nhóm như forum, chat nhóm nội bộ, chia sẻ dữ liệu, hội thảo qua video…
3. Các công cụ sắp xếp công việc như lịch làm việc, bảng tính, quản lý thời gian làm việc…

Các phần mềm nhóm hợp tác phổ biến hiện nay: Bitrix24, Asana, Trello, Zoho project, Work Hub, Slack…

2. Phần mềm kế toán

Định nghĩa và công dụng: Phần mềm kế toán có lẽ không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp, ngoài các chức năng kế toán như khai báo thuế, làm báo cáo tài chính… phần mềm kế toán còn giúp doanh nghiệp quản lý được các nguồn doanh thu – chi phí hiệu quả. Từ đó tạo được kế hoạch kinh doanh cũng như quản lý công ty.

Các chức năng chính:

1. Quản lý thu chi.
2. Quản lý công nợ.
3. Quản lý thuế và hóa đơn.
4. Quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước.
5. Quản lý và tính giá thành sản phẩm, dịch vụ, công trình.
6. Quản lý lương thưởng.
7. Báo cáo thuế và tài chính.
8. Báo cáo quản trị.

Các phần mềm kế toán phổ biến hiện nay: Excel, Kế toán 1A, Misa, Fast, 3T…

4. Phần mềm quản lý dự án (Project Management Software)

Định nghĩa và công dụng: Phần mềm quản lý dự án là phần mềm hỗ trợ các thành viên trong dự án lên kế hoạch và quản lý thời gian dự án hiệu quả hơn, đồng thời theo dõi và quản lý được các nguồn lực cũng như các chi phí đầu tư trong quá trình làm dự án.

Các chức năng chính:

• Quản lý thông tin dự án: Lên kế hoạch chi phí và nguồn lực: hỗ trợ lên kế hoạch, dự tính thời gian dựa trên dữ liệu từ dự án trước, sắp xếp nguồn lực để tối ưu công việc.
• Giám sát và quản lý dự án: Hỗ trợ giám sát tiến độ thực hiện công việc của các thành viên, bao gồm tiến độ của từng phần việc cũng như của toàn bộ công việc được giao; hỗ trợ giám sát kế hoạch và sử dụng chi phí; các thông tin này sau đó được sử dụng để phân tích và đưa lên các báo cáo quản lý.
• Quản lý và chia sẻ thông tin: Gồm các công cụ cơ bản để chia sẻ tập tin hoặc nhắn tin nội bộ.

Các phần mềm quản lý dự án phổ biến hiện nay: ProWorkflow, Jira, MyCollab, Mavenlink…

5. Phần mềm giao tiếp nội bộ (Communication Software)

Định nghĩa và công dụng: Phần mềm giao tiếp là những phần mềm được dùng để chia sẻ tập tin, thông tin viết và âm thanh, tin nhắn hình ảnh thông qua cloud hoặc mạng nội bộ. Có thể kể đến như email, phần mềm chat, nhắn tin.

Các phần mềm giao tiếp phổ biến hiện nay: Skype, Zalo, Whatsapp…

6. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Định nghĩa và công dụng: Như tên gọi, phần mềm CRM được doanh nghiệp sử dụng để quản lý quan hệ, lưu trữ các thông tin và tự động hóa một số quy trình trong hành trình mua hàng của khách hàng thông qua marketing và phễu bán hàng.

Phần mềm CRM giúp theo dõi các tương tác giữa khách hàng với công ty và tập hợp thông tin về khách hàng. Điều này làm tăng khả năng tương tác cũng như mua hàng của khách hàng. Sau đó, các nhân viên marketing và kinh doanh có thể quản lý và phân tích mối quan hệ với các nhóm khách hàng tiềm năng, đã mua hàng và thân thiết để lập kế hoạch kinh doanh trong tương lai.

Các tính năng chính:

1. Quản lý cơ hội: Quản lý các thông tin cũng như tương tác của khách hàng tiềm năng.
2. Các quy trình marketing tự động: Gồm các công cụ tự động giúp tăng tương tác và thuyết phục khách hàng như gửi email cho khách hàng mới, gửi email định kỳ, đăng các tin tức hoặc thông báo mới lên mạng xã hội…
3. Các quy trình kinh doanh tự động: Theo dõi tương tác của khách hàng và tự động thực hiện các chức năng kinh doanh được lên kịch bản sẵn để theo dõi và tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
4. Các quy trình nội bộ tự động: Tự động hóa các công việc trong quy trình nội bộ để giảm tải công việc cho nhân viên.
5. Phân tích và quản trị dữ liệu.

Các phần mềm quản lý CRM phổ biến hiện nay: InfusionSoft, Freshsales, Zoho, CRM Microsoft Dynamics…

7. Phần mềm quản lý dữ liệu (Document Management Software)

Định nghĩa và công dụng: Phần mềm quản lý dữ liệu là hệ thống dùng để theo dõi, quản lý và lưu trữ dữ liệu nội bộ. Dữ liệu thường được lưu trữ theo nhiều phiên bản, có thể phục hồi cũng như được mã hóa bảo vệ. Ngoài ra, người quản lý còn có thể phân quyền cho các cá nhân khác nhau để xem, điều chỉnh, sắp xếp hoặc xóa các dữ liệu không còn sử dụng.

Các phần mềm phổ biến hiện nay: Templafy, M-Files, StarTeam…

8. Phần mềm quản lý lịch hẹn (Appointment Scheduling Software)

Định nghĩa và công dụng: Là công cụ dùng để đặt lịch tự động cũng như quản lý thời gian cuộc hẹn và sự kiện. Phần mềm này có rất nhiều tính năng hỗ trợ doanh nghiệp tìm thêm nguồn khách hàng, tăng doanh thu, tăng hiệu quả công việc. Đặc biệt hiệu quả khi doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, dịch vụ gia đình, dịch vụ sức khỏe…

Các tính năng chính:

1. Quản lý chương trình khuyến mãi: Đặt thời gian và nhắc nhở về các chương trình của công ty cho nhân viên.
2. Quản lý đặt hàng và thanh toán online: Hỗ trợ khách hàng đặt lịch hẹn trực tuyến và thanh toán trực tiếp khi đặt lịch.
3. Quản lý thời gian làm việc của nhân viên: Quản lý công ty có thể theo dõi lịch làm việc được cập nhật trực tiếp theo thời gian thực.
4. Thông báo cuộc hẹn và sự kiện: Quản lý lịch làm việc, nhân viên có thể tạo lịch hẹn và chia sẻ với các thành viên khác.

B. Các ứng dụng phần mềm quản lý nâng cao

1. Hệ thống phần mềm quản lý Marketing

Định nghĩa và công dụng: Hệ thống phần mềm quản lý Marketing được thiết kế để tối ưu hóa quy trình marketing, từ tiếp cận thị trường, tạo chiến dịch quảng cáo đến chuyển đổi thành ROI. Giúp giảm thiểu các công việc thủ công (gửi email, đăng bài), từ đó nhân viên có thể tập trung vào những việc quan trọng hơn.

Doanh nghiệp còn có thể theo dõi, đo lường hiệu quả trên nhiều kênh truyền thông khác nhau mà không tốn thời gian tổng hợp. Đây cũng là nguồn dữ liệu đầu vào quý giá cho hệ thống CRM.

Các tính năng chính:

1. Thông báo theo thời gian thực: Nhân viên sẽ luôn được thông báo khi có khách hàng quan tâm và phản hồi.
2. Quản lý khách hàng mục tiêu: Hỗ trợ quản lý thông tin qua các chiến dịch quảng cáo, từ đó tối ưu tiếp cận.
3. Quản lý chiến dịch: Tổ chức, theo dõi quy trình marketing hiệu quả.
4. Các tính năng tự động: Tự động hóa trên mạng xã hội, email.
5. Phân tích và quản trị dữ liệu.

2. Phần mềm hỗ trợ khách hàng (Helpdesk)

Định nghĩa và công dụng: Doanh nghiệp phát triển thì số lượng khách hàng cần chăm sóc càng tăng. Phần mềm Helpdesk giúp doanh nghiệp quản lý và tự động hóa luồng công việc qua nhiều kênh như chat, email, form website, điện thoại và mạng xã hội.

3. Phần mềm quản lý biên chế (Payroll)

Định nghĩa và công dụng: Dù doanh nghiệp nhỏ, việc tự động hóa quy trình lương thưởng là cần thiết để tránh mất thời gian và sai sót. Các tính năng chính bao gồm:

1. Quản lý quy chế lương thưởng.
2. Quản lý nghỉ phép.
3. Quản lý chi phí khác, quyền lợi, trợ cấp.
4. Quản lý thuế thu nhập và giảm trừ.
5. Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên.
6. Quản lý hồ sơ và lịch sử làm việc.

4. Hệ thống quản trị đào tạo (Learning Management System)

Định nghĩa và công dụng: Là một hệ thống trực tuyến giúp quản lý, theo dõi, phân bổ các khóa học. Giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đào tạo tập trung; thúc đẩy khả năng học hỏi và đánh giá hiệu quả để có chế độ lương thưởng phù hợp.

5. Phần mềm quản trị nguồn nhân lực (HR Management Software)

Định nghĩa và công dụng: Kết hợp tất cả các quy trình quản lý liên quan đến nhân sự nhằm tập trung nguồn lực vào một nơi duy nhất. Tính năng chính:

1. Đánh giá hiệu quả công việc (KPI).
2. Theo dõi thời gian biểu của nhân viên.
3. Quản lý thời gian và chấm công.
4. Theo dõi quy trình tuyển dụng và ứng viên.
5. Quản lý đào tạo nội bộ.
6. Quản lý biên chế, lương, thưởng.
7. Báo cáo phân tích.

6. Phần mềm hỗ trợ bán hàng tự động (Sales Force Automation Software)

Định nghĩa và công dụng: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại của đội ngũ sale như quản lý hồ sơ, tạo hợp đồng, gửi email... giúp họ tập trung chốt sale. Tính năng chính:

1. Quản trị quy trình mua hàng: Theo dõi hành trình khách hàng từ lúc truy cập website đến khi quyết định mua.
2. Sắp xếp lịch làm việc: Hỗ trợ đặt lịch gọi/email chăm sóc tự động dựa trên năng lực từng nhân viên.
3. Đánh giá và phân loại khách hàng: Chấm điểm cơ hội bán hàng tự động dựa trên hành vi tương tác.
4. Quản lý đội ngũ bán hàng.

7. Phần mềm quản lý dịch vụ ngoại cần (Field Service Management)

Định nghĩa và công dụng: Dành cho doanh nghiệp công nghệ, sửa chữa, xây dựng... để quản lý khách hàng, đặt lịch, điều phối nhân viên hiện trường. Bao gồm quản lý nguồn nhân lực, quản lý kho vật tư, thanh toán, xuất hóa đơn và phân tích dữ liệu thời gian thực.

C. Những tiêu chí khi lựa chọn phần mềm quản lý cho doanh nghiệp

• Chi phí đầu tư: Công nghệ điện toán đám mây và phần mềm SaaS giúp doanh nghiệp tìm kiếm các phần mềm online với mức phí đầu tư hàng tháng hợp lý, dễ dàng quản trị.
• Tính dễ sử dụng: Hãy chọn phần mềm có giao diện đơn giản nhất nhằm giảm thời gian, chi phí đào tạo nhân viên và hạn chế sai sót nhập liệu.
• Tính đa dụng: Cần phần mềm cập nhật dữ liệu theo thời gian thực (online) và hỗ trợ đa nền tảng (máy tính, điện thoại, tablet...).
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Vô cùng quan trọng để xử lý lỗi hệ thống kịp thời. Cần đảm bảo nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ tốt, kèm tài liệu hướng dẫn chi tiết.
• Tính bảo mật: Tham khảo ý kiến chuyên gia IT để đảm bảo dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp được mã hóa và bảo vệ an toàn.