DMS là gì ? Báo giá thiết kế phần mềm quản lý dữ liệu DMS

DMS là gì ? Báo giá thiết kế phần mềm quản lý dữ liệu DMS

• Tại các doanh nghiệp hiện nay nguồn dữ liệu là khổng lồ cho nên việc quản lý sao cho hiệu quả và khoa học là điều mà bất cứ doanh nghiệp, công ty, tổ chức nào cũng đều phải thực hiện. Với thiết kế phần mềm quản lý dữ liệu Document Management Software sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện một cách chuyên nghiệp, chính xác và hiệu quả tối ưu nhất. 

Cùng Chuyennghiep.vn tìm hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý dữ liệu DMS là gì, có vai trò thế nào đối với các doanh nghiệp hiện nay nhé! 

>> Xem thêm: Khóa học thiết kế website

Phần mềm quản lý dữ liệu DMS là gì?

• Phần mềm quản lý dữ liệu Document Management Software (DMS) là một phần mềm đặc biệt có thể giúp doanh nghiệp lưu trữ số lượng lớn tài liệu và cung cấp nhiều công cụ quản lý những tài liệu này hiệu quả. Điểm đặc biệt của phần mềm chính là khả năng “quản lý” trong hệ thống, đây chính là điểm khác biệt to lớn so với việc sử dụng tệp lưu đơn giản trên máy tính hay lưu trữ trên các công cụ công cộng thông thường.

>> Xem thêm dịch vụ thiết kế website tại đây: https://chuyennghiep.vn/thiet-ke-website.html

Vì sao doanh nghiệp nên thiết kế phần mềm quản lý dữ liệu DMS 

Tiết kiệm thời gian 

• Thay vì bạn phải mất rất nhiều thời gian để xử hàng tá công việc lặp đi lặp lại, phần mềm quản lý dữ liệu sẽ thay bạn xoay sở tất cả công việc này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Phần mềm sẽ giúp bạn giải quyết một chuỗi nhiệm vụ từ tiếp nhận dữ liệu, lưu trữ dữ liệu và phân phối dữ liệu. Từ đó bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để đầu tư cho các nhiệm vụ, dự án quan trọng hơn.

Sử dụng mọi lúc mọi nơi 

• Phần mềm quản lý dữ liệu thiết kế phù hợp cho đa dạng giao diện, người dùng có thể sử dụng phiên bản đầy đủ chức năng trên chính chiếc điện thoại di động và ở bất cứ đâu. Đây là chức năng hoàn toàn có lợi cho nhân viên, cũng như doanh nghiệp. Khi bỗng nhiên khách hàng có câu hỏi liên quan đến sản phẩm hay dịch vụ thì nhân viên có thể truy cập vào hệ thống tìm kiếm tài liệu liên quan và có thể giải thích hỗ trợ khách hàng ngay lập tức.

>> Xem thêm: Helpdesk là gì? Báo giá thiết kế phần mềm hỗ trợ khách hàng Helpdesk

 

An toàn bảo mật 

• Bảo mật là mối lo ngại quan trọng nhất của bất cứ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên phần mềm quản lý dữ liệu có thể đảm bảo cho bạn về độ bảo mật của hệ thống. Với chức năng quản lý bảo mật, tất cả các dữ liệu của bạn sẽ được bảo vệ chắc chắn, không lo bị thất lạc hay bị đánh cắp.

>> Xem thêm dịch vụ seo tại đây đây: https://chuyennghiep.vn/dich-vu-seo

Cải thiện năng suất làm việc 

• Việc sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp của bạn xử lý các hồ sơ, tài liệu nhanh chóng. Hệ thống quản lý dữ liệu sẽ loại bỏ các gánh nặng của các công việc hằng ngày của bạn. Nâng cao chức năng tổ chức và quản lý tài liệu của doanh nghiệp, đẩy mạnh hiệu quả làm việc của từng bộ phận phụ trách, đồng thời đẩy mạnh cơ hội phát triển của doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý dữ liệu có những tính năng cơ bản nào?

• Có rất nhiều chức năng trên một phần mềm quản lý dữ liệu DMS, và 2 chức năng tiêu biểu, đại diện cho phần mềm chính là chức năng thu nhận dữ liệu và quản lý tài liệu lưu trữ

Thu nhận dữ liệu 

• Phần mềm quản lý dữ liệu thực hiện tiếp nhận và lưu trữ đa dạng loại tài liệu như tài liệu văn bản điện tử, hình ảnh về tài liệu, âm thanh, video clip thông qua máy quét tài liệu. Khi được tiếp tiếp nhận thông tin, phần mềm sẽ tự động phân tích và phân loại tài liệu.

Quản lý tài liệu lưu trữ  

• - Mở tài liệu hoặc khoá tài liệu, phân quyền và điều phối việc chỉnh sửa tài liệu để các điều chỉnh của người này không đè lên điều chỉnh của người khác
• - Cho phép quản lý các phiên bản làm việc, người dùng có thể xem lại tài liệu chưa được chỉnh sửa trước đó để thấy được sự thay đổi giữa các phiên bản
• - Phần mềm cho phép kích hoạt lại phiên bản trước trong trường hợp bản hiện tại có xảy ra lỗi
• - Có thể biết và quản lý hoạt động của người dùng đối với một tài liệu nào đó
• - Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và đơn giản  thông qua công cụ tìm kiếm trên hệ thống
• - Hỗ trợ chia sẻ tài liệu đến với nhiều người
• - Cho phép thực hiện báo cáo, thống kê tài liệu, thống kê người dùng

>> Xem thêm khóa học đào tạo seo tại đây: https://chuyennghiep.vn/dao-tao-seo

Gợi ý một số phần mềm quản lý dữ liệu miễn phí

Phần mềm IMC.ERP

• IMC.ERP là phần mềm mang tới giải pháp quản lý dữ liệu doanh nghiệp trên nhiều phương diện gồm: kế toán, nhân sự, sản xuất, chăm sóc khách hàng… Ưu điểm của phần mềm IMC.ERP là cung cấp công cụ quản lý hệ thống chính xác và bao quát hết toàn bộ doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý dữ liệu doanh nghiệp AVE

• AVE là giải pháp tích hợp giúp quản lý doanh nghiệp với điểm mạnh là tập trung vào các yếu tố: tính kế thừa, tính liên kết, và tính ràng buộc. Phần mềm AVE ứng dụng nhiều công nghệ tiên tiến hiện đại nhất hiện nay để mang lại sự bảo mật và an toàn cao cho dữ liệu công ty.

Quản lý dữ liệu doanh nghiệp với phần mềm OpenERP

• OpenERP là phần mềm mã nguồn mở phù hợp với các đơn vị là doanh nghiệp nhỏ để lưu trữ thông tin dữ liệu. Ưu điểm nổi bật nhất của ERP là khả năng hỗ trợ xây dựng các module tùy biến đa dạng. Cùng với đó thì OpenERP cũng hỗ trợ nhiều nền tảng và dễ sử dụng hơn so với nhiều phần mềm khác hiện nay.

Thiết kế phần mềm quản lý dữ liệu riêng cho doanh nghiệp 

• Nếu những phần mềm miễn phí có sẵn không đáp ứng được nhu cầu quản lý dữ liệu của doanh nghiệp bạn, vậy hãy thiết kế riêng phần mềm quản lý dữ liệu DMS tại chuyennghiep.vn. Chúng tôi sẽ tiếp nhận yêu cầu và mong muốn, sau đó xem thực trạng dữ liệu của doanh nghiệp để từ đó xây dựng và triển khai thiết kế website phần mềm DMS phù hợp nhất, mang đến hiệu quả quản lý tối ưu nhất. 

>> Xem thêm: Marketing automation là gì ? Báo giá thiết kế phần mềm quản lý Marketing

 

Nếu không có phần mềm quản lý dữ liệu doanh nghiệp sẽ gặp vấn đề gì?

• Ghi nhận, sao lưu lại trên tài liệu giấy, sổ sách theo dõi, … sau đó lưu lại trong thư viện hoặc các kho lưu trữ là những hình thức quản lý tài liệu theo phương pháp quản lý tài liệu truyền thống thường được áp dụng trước đây. Bằng phương pháp đánh dấu mã số tài liệu và ghi chép thông tin vào những kẹp file hồ sơ mà chúng ta có thể tìm kiếm lại những thông tin tài liệu khi cần. 
• Tuy nhiên, với cách làm này, việc quản lý tài liệu sẽ gặp nhiều khó khăn khi khối lượng những công văn giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp sẽ tăng lên rất nhiều theo thời gian. Việc này khiến doanh nghiệp bắt đầu lâm vào tình cảnh khó khăn khi mà việc quản lý thông tin tài liệu, tra cứu hồ sơ bắt đầu rơi vào trạng thái quá tải và khó kiểm soát. Mặt khác, việc lưu trữ tài liệu trong kho cũng khiến doanh nghiệp tốn một khoản chi phí không hề nhỏ cho việc quản lý, kho bãi và bảo quản. 
• Thay vì tốn nhiều thời gian, công sức, thậm chí là chi phí cho việc quản lý tài liệu theo phương thức cũ, các phần mềm quản lý tài liệu được đánh giá là đơn giản và mang lại nhiều hiệu quả hơn. 

Kết luận:

• Nhìn chung, phần mềm quản lý dữ liệu là một trong những giải pháp quản lý hiệu quả dành cho các doanh nghiệp. Tất cả các dữ liệu của công ty sẽ được lưu trữ một cách có khoa học, có tổ chức, đồng thời có thể lọc tìm kết quả nhanh chóng, phương thức xử lý các dữ liệu linh hoạt, đa dạng, cải thiện hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên cũng như là sự phát triển của một công ty. 

>> Xem thêm: Bảng giá và tính năng các dịch vụ thiết kế website chuyên nghiệp