Communication Software là gì? Báo giá thiết kế phần mềm truyền thông chuyên nghiệp

Communication Software là gì? Báo giá thiết kế phần mềm truyền thông chuyên nghiệp

• Khi sự bùng phát của virus coronavirus đóng cửa các văn phòng truyền thống và gửi nhân viên đến làm việc tại nhà của họ, giao tiếp trở thành một trong những thách thức ban đầu đe dọa tính liên tục của doanh nghiệp. Nhưng với việc áp dụng công nghệ truyền thông phù hợp, trở ngại này đã được khắc phục một cách dễ dàng.
• Ngoài việc xử lý các trao đổi tin nhắn hàng ngày, phần mềm liên lạc được sử dụng để thực hiện các cuộc họp và thảo luận từ xa trong thời gian thực. Chúng thường có tính năng bảo mật cấp doanh nghiệp trên cơ sở hạ tầng để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Chúng cũng có thể bao gồm các tính năng nâng cao, chẳng hạn như giao thức truyền tệp, nền tảng mạng nội bộ và VoIP.
• Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ thảo luận sâu hơn về câu hỏi: phần mềm truyền thông là gì? Ngoài định nghĩa về phần mềm truyền thông, chuyennghiep.vn cũng sẽ giải thích các tính năng, lợi ích và giá cả chính của nó.

Communication Software là gì?

• Communication Software - Phần mềm truyền thông là một ứng dụng hoặc chương trình được thiết kế để truyền thông tin từ hệ thống này sang hệ thống khác. Phần mềm này cung cấp khả năng truy cập từ xa vào các hệ thống và truyền các tệp tin ở nhiều định dạng giữa các máy tính. Phần mềm giao tiếp tạo thành một phần của hệ thống truyền thông với các thành phần phần mềm được phân loại theo chức năng trong Mô hình kết nối hệ thống mở (Mô hình OSI). Các ví dụ được định nghĩa tốt nhất về phần mềm truyền thông là giao thức truyền tệp (FTP), phần mềm nhắn tin và email.

Phân loại phần mềm truyền thông Communication Software

Phần mềm truyền thông làm gì? Điều đó phụ thuộc vào loại phần mềm. Vì danh mục này gộp các ứng dụng khác nhau một cách lỏng lẻo, chúng tôi có thể phân loại chúng dựa trên cách chúng thường được đóng gói. Hãy lưu ý rằng các tính năng của phần mềm liên lạc khác nhau một dặm vì một số ứng dụng là độc lập. Ngược lại, những người khác được tích hợp với một hệ thống lớn hơn như nền tảng phần mềm CRM hoặc các công cụ quản lý dự án.

Hệ thống thông tin liên lạc hợp nhất

• Điều này có tính năng hỗ trợ công việc - điện thoại, bán vé, mạng nội bộ, VoIP và các công cụ doanh nghiệp khác như báo cáo và phân tích. Nó cũng có thể được phân loại như một giải pháp bàn trợ giúp hoặc trung tâm liên hệ, vì nó thường được sử dụng để hỗ trợ khách hàng hoặc bán hàng đi.

Hội nghị trên web

• Loại này có khả năng trao đổi văn bản và âm thanh và video và được sử dụng cho các mục đích khác nhau như cuộc gọi hội nghị, thuyết trình video, đào tạo nhân viên, giới thiệu khách hàng, hướng dẫn và hội thảo trên web. Nó lý tưởng cho các tổ chức có nhóm từ xa, khách hàng toàn cầu hoặc danh sách gửi thư trên web dài.

Trò chuyện trực tiếp

• Nhiều nhà cung cấp cung cấp trò chuyện trực tiếp như một ứng dụng độc lập mà bạn có thể nhúng vào các kênh kỹ thuật số của mình như trang web, trang truyền thông xã hội, bản tin và ứng dụng tùy chỉnh. Các ứng dụng trò chuyện trực tiếp ngày nay rất phức tạp, có thể cung cấp các tính năng phần mềm tiếp thị như đánh giá và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, cung cấp phân tích về lượt truy cập web và Câu hỏi thường gặp hoặc tích hợp với CRM của bạn hoặc các hệ thống kinh doanh chính khác để chia sẻ dữ liệu.

Những lợi ích của phần mềm truyền thông

Tại sao phải sử dụng phần mềm giao tiếp khi bạn đã có email? Vâng, email chỉ là một công cụ trong bộ ứng dụng giao tiếp. Phần mềm này còn nhiều hơn thế nữa sẽ cho phép bạn thực hiện hoặc đạt được những điều sau đây.

Làm việc từ xa

• Các đội ngày càng được phân bổ không chỉ trong nước mà còn trên toàn cầu. Các doanh nghiệp ngày nay cần các công cụ giao tiếp để giữ mọi người trên cùng một trang trong thời gian thực để tiến hành các hoạt động hàng ngày, làm việc cộng tác hoặc giải quyết các tình huống khẩn cấp. Với bộ công cụ phần mềm giao tiếp tận dụng đám mây và thiết bị di động, các nhóm ngày nay có thể ủy thác nhiệm vụ, điều phối các hoạt động và truyền đạt hướng dẫn ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào họ có kết nối internet.

Tăng năng suất

• Giao tiếp rõ ràng với các nhóm và tránh các lỗi tốn kém như trễ thời hạn, sai kết quả và kỳ vọng không phù hợp. Bạn có nhiều công cụ để đảm bảo bạn truyền tải được thông điệp. Tương tự như vậy, các ứng dụng liên lạc tốt nhất - bao gồm trò chuyện trực tiếp, email và các công cụ VoIP hàng đầu - có tính năng ghi âm giúp nhân viên có trách nhiệm với nhiệm vụ của họ. Các đội ở xa cũng luôn được kết nối thông qua các thiết bị di động, do đó văn phòng và hiện trường có thể nhanh chóng điều phối hàng ngày trong các nhiệm vụ khẩn cấp. Nhìn chung, công ty tăng cường năng suất khi mọi người đều ở trên cùng một trang.

Dễ dàng tích hợp

• Hầu hết các ứng dụng trò chuyện trực tiếp, email và các ứng dụng nhắn tin khác phổ biến đến mức chúng hoạt động trơn tru với các hệ thống lớn hơn như phần mềm CRM, hệ thống quản lý dự án, công cụ phần mềm trợ giúp, nền tảng thương mại điện tử và các giải pháp SaaS khác. Điều đó có nghĩa là bạn có thể chia sẻ dữ liệu một cách liền mạch, chẳng hạn: chuyển các tin nhắn trò chuyện trực tiếp vào CRM dành cho khách hàng tiềm năng, chuyển đổi email thành nhiệm vụ hoặc vé, hoặc tải lên các hội thảo trên web đã ghi lại hoặc đào tạo trong cơ sở kiến ​​thức của bạn.

Nắm bắt thông tin quan trọng

• Một trong những ưu điểm chính của phần mềm truyền thông là nó hoạt động như một kho lưu trữ dữ liệu. Nhiều ứng dụng có thể ghi lại hoặc lưu trữ các cuộc trao đổi tin nhắn và cuộc gọi âm thanh và video, có nghĩa là bạn có thể nắm bắt các chi tiết quan trọng như truy vấn của khách hàng, điểm thảo luận và biên bản cuộc họp. Những lợi ích từ việc này là rất nhiều, bao gồm sắp xếp các câu hỏi của khách hàng đầy hứa hẹn để tìm khách hàng tiềm năng, tham khảo các điểm thảo luận làm bằng chứng đồng ý và chuẩn bị biên bản.

Giảm thiểu chi phí

• Nhiều giải pháp phần mềm truyền thông tốt nhất có thể được truy cập bằng cách sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của nhân viên của bạn. Điều này làm giảm đáng kể chi phí phần cứng. Tương tự, nhiều công cụ giao tiếp miễn phí đủ tốt để trao đổi tin nhắn, cuộc gọi âm thanh / video và tệp. Bạn cũng có thể thay thế các giấy phép và phần cứng PBX và điện thoại cố định đắt tiền bằng phần mềm truyền thông dựa trên đám mây với mức phí hàng tháng phải chăng.

Các tính năng của phần mềm Communication Software

Phần mềm truyền thông hoạt động như thế nào? Đây là những đặc điểm chung của hệ thống truyền thông, một bộ công cụ tích hợp hoặc độc lập mà bạn có thể trộn và kết hợp.

Tổng đài điện toán đám mây

• Tính năng này bỏ qua các thành phần phần cứng của PBX truyền thống, chẳng hạn như trung tâm và điện thoại máy trạm. Hơn thế nữa, Cloud PBX mở rộng phạm vi tiếp cận của PBX truyền thống bằng cách kết nối điện thoại thông minh của nhân viên với hệ thống trung tâm thông qua internet.

Thu âm cuộc gọi

• Tính năng này ghi lại văn bản, âm thanh và video để tham khảo hoặc sử dụng trong tương lai. Công cụ này rất tiện dụng cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau, từ sao lưu các thỏa thuận đến tạo biên bản. Việc ghi âm cuộc gọi cũng có thể được sử dụng bởi bộ phận bán hàng và tiếp thị để khám phá những khách hàng tiềm năng đầy hứa hẹn hoặc thông tin chi tiết về thị trường.

Lễ tân tự động

• Tự động nhận cuộc gọi, sắp xếp và chuyển tiếp chúng đến đúng người hoặc bộ phận. Tính năng này giải phóng nhân viên lễ tân của bạn để giải quyết những việc quan trọng khác.

Thư thoại

• Ghi lại các cuộc gọi điện thoại khi bạn vắng mặt.

Bản fax Internet

• Sử dụng giao thức internet để gửi fax từ máy tính của bạn. Nó cũng tiết kiệm giấy. Tuy nhiên, tính năng này đang nhường chỗ cho các khả năng nâng cao hơn của các công cụ chia sẻ tài liệu, có thể được tích hợp sẵn hoặc tích hợp với phần mềm truyền thông.

Hội nghị trên web

• Một phần mềm truyền thông có thể có tính năng hội nghị truyền hình và âm thanh tích hợp, cho phép tổ chức các cuộc họp ảo và hội thảo trên web. Một công cụ trò chuyện thường được bao gồm trong trường hợp kết nối internet kém.

Các công cụ cộng tác tích hợp

• Các hệ thống này có thể bao gồm trò chuyện trực tiếp, email, các ứng dụng nhắn tin khác và chia sẻ tệp. Một số ứng dụng có những tính năng này dưới dạng tính năng tích hợp, trong khi những ứng dụng khác tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba để có các khả năng mở rộng.

Những yếu tố cần xem xét trước khi mua phần mềm truyền thông

Các ứng dụng riêng lẻ hoặc đầy đủ tính năng

• Phần mềm liên lạc có thể là một hệ thống tổng đài toàn diện với nền tảng cộng tác và quản lý tài liệu tích hợp hoặc chỉ là một ứng dụng trò chuyện trực tiếp hoặc hội nghị trên web. Đó là một đại dương của sự khác biệt khi xem xét danh mục lỏng lẻo này. Mục đích của phần mềm truyền thông phụ thuộc vào nhu cầu của bạn, vì vậy trước tiên hãy nghĩ đến cách bạn muốn quá trình này được thực hiện.
• Nếu bạn có nhu cầu đào tạo nhân viên định kỳ, hãy xem xét tính năng hội nghị trên web. Nếu bạn có các cuộc trao đổi tin nhắn đơn giản, một cuộc trò chuyện trực tiếp sẽ thực hiện. Tương tự như vậy, hãy thích một nhà cung cấp có thể mở rộng quy mô các tính năng và giá cả để giải pháp phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn.

Miễn phí hoặc trả phí

• Danh mục phần mềm này có đầy đủ các phần mềm miễn phí mạnh mẽ, có thể là phong phú nhất trong tất cả các SaaS, vì vậy hãy cân nhắc thử các ứng dụng miễn phí trước. Có rất nhiều ứng dụng trò chuyện IM miễn phí, phần mềm trò chuyện trực tiếp, VoIP và các công cụ hội nghị trên web cung cấp công việc cho các doanh nghiệp nhỏ. Điều đó nói rằng, hãy đảm bảo rằng ứng dụng miễn phí có các gói trả phí cho phép bạn mở rộng quy mô đến các tính năng nâng cao hơn như báo cáo và phân tích, tích hợp phương tiện truyền thông xã hội và nhiều người dùng hơn trong trường hợp họ cần thiết.

Tích hợp bên thứ ba

• Giao tiếp là trọng tâm của bất kỳ hệ thống kinh doanh nào, vì vậy hãy đảm bảo rằng các công cụ giao tiếp bạn đang sử dụng hiện nay sẽ tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác của bạn như CRM, quản lý dự án và bàn trợ giúp. Mặc dù bạn luôn có thể nhận được một hệ thống với các tính năng liên lạc được tích hợp sẵn, nhưng việc di chuyển danh bạ và tin nhắn là một cơn ác mộng. Bạn muốn gắn bó với các ứng dụng hiện tại của mình và tích hợp chúng với các hệ thống của bên thứ ba.

Bảo vệ (Bảo mật)

• Đây luôn là vấn đề gây tranh cãi khi xem xét các giải pháp đám mây và nhiều công cụ truyền thông hoạt động trên đám mây. Các giao thức bảo mật khác nhau tùy theo nhà cung cấp, nhưng nhìn chung, hãy xem xét các tính năng bảo mật sau đặc biệt cho các hệ thống doanh nghiệp: quyền người dùng, gói sao lưu và mã hóa được quản lý.

Hiệu quả về chi phí

• Điều này liên quan đến khả năng dự đoán của các khoản phí hàng tháng (không có phí ẩn hoặc phí độn) và tổng chi phí sở hữu (TCO). Đảm bảo rằng bạn biết mình bị tính phí như thế nào (theo người dùng, cuộc gọi, bộ tính năng, v.v.) và các khoản phí được nêu rõ ràng trong hóa đơn. Tương tự như vậy, hãy tính TCO, bao gồm cả thời gian dành cho việc đưa nhân viên lên tàu, quá trình lắp đặt và các yêu cầu kỹ thuật khác.

Chất lượng phục vụ

• Hầu hết các nhà cung cấp đều háo hức tiếp thu trong quá trình mua hàng của bạn; đó là bởi vì bạn đang giải quyết vấn đề bán hàng, không phải hỗ trợ. Tìm hiểu thông qua đánh giá của người dùng hoặc từ những khách hàng hiện tại xem nhà cung cấp tính giá như thế nào khi giải quyết các mối quan tâm của khách hàng. Bạn sẽ cần hỗ trợ cho các vấn đề kỹ thuật, tranh chấp hóa đơn và yêu cầu nâng cấp, trong số những vấn đề khác.

Các vấn đề tiềm ẩn và Xu hướng mới nhất

Phần mềm giao tiếp không thiếu cho các vấn đề. Dưới đây là những vấn đề phổ biến mà bạn có thể gặp phải:

Bảo vệ an ninh mạng

• Việc đưa thông tin nhạy cảm lên đám mây luôn có rủi ro. Không có nghĩa là mặc dù để nó trên máy tính cục bộ của bạn sẽ an toàn hơn. Đánh giá các điều khoản và giao thức bảo mật của nhà cung cấp. Bảo mật cũng có nghĩa là nhà cung cấp có kế hoạch dự phòng trong trường hợp máy chủ của họ hoạt động hoặc bị tấn công, để doanh nghiệp của bạn không bị gián đoạn hoặc rơi vào tình trạng nguy hiểm.
• Một lưu ý khác, nếu bạn đang thảo luận về các chi tiết bí mật, đừng bao giờ kết nối với hệ thống liên lạc đám mây qua wifi công cộng hoặc bên ngoài các mạng đã xác minh của bạn. Tin tặc có thể đang nghe trộm hoặc theo dõi dấu chân kỹ thuật số của bạn. Một biện pháp tốt là sử dụng VPN để ẩn các trao đổi trực tuyến của bạn.

Sự phân mảnh công cụ

• Với nhiều ứng dụng miễn phí theo ý của công ty bạn, các nhóm của bạn có thể sử dụng các ứng dụng khác nhau hoặc họ có thể xáo trộn giữa các ứng dụng. Điều gì sẽ xảy ra là bạn mất lợi thế ghi lại tin nhắn, cuộc thảo luận và tệp ở một vị trí. Thay vào đó, sẽ rất khó để theo dõi các cuộc trò chuyện hoặc tìm kiếm một tệp được chia sẻ trên một loạt các ứng dụng miễn phí.
• Hợp nhất không phải lúc nào cũng là tốt nhất. Mặt khác, việc có một hệ thống thống nhất có thể hạn chế khả năng tiếp cận hoặc tăng chi phí. Ví dụ: hệ thống chỉ hỗ trợ iOS, bỏ sót người dùng Android trong tổ chức của bạn.

Thiếu ứng dụng di động

• Các ứng dụng di động gốc dành cho Android hoặc iOS giúp kết nối với đám mây từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng nhanh hơn và mượt mà hơn. Nếu giải pháp thiếu tính năng này, bạn sẽ cần kết nối qua trình duyệt di động, trình duyệt này chậm hơn và cồng kềnh hơn.

Xu hướng phần mềm truyền thông hiện nay

• Mạng nội bộ xã hội: Mạng nội bộ đang kết hợp các yếu tố truyền thông xã hội để thúc đẩy sự tương tác và đơn giản hóa giao tiếp. Bạn sẽ tìm thấy nguồn cấp dữ liệu hoạt động giống Facebook và Twitter, thông báo, thẻ bắt đầu bằng # và @ chú thích trong các giải pháp truyền thông nâng cao.
• Công cụ trò chuyện mạnh mẽ: Ứng dụng nhắn tin IM là các sản phẩm cũ đang được cung cấp bộ tính năng khởi động lại. Các ứng dụng trò chuyện trực tiếp ngày nay có thể dễ dàng xử lý các định dạng phương tiện từ video đến hội nghị trên web. Chúng tôi hy vọng sẽ thấy nhiều chức năng hơn được nhúng trong một cuộc trò chuyện, bao gồm mua sắm, mạng xã hội, đánh giá sản phẩm.
• Bots (AI): Các chatbot AI đã có chỗ đứng trên thị trường, giải quyết các câu hỏi thường gặp. Chúng tôi hy vọng những bot này sẽ tiến bộ hơn nữa, có thể xử lý các cuộc trò chuyện phức tạp hơn và giải phóng hoàn toàn con người khỏi việc quản lý dịch vụ khách hàng.
• Thực tế ảo (VR): Thực tế ảo, khi được áp dụng cho truyền thông, còn một chặng đường dài phía trước nhưng khả thi hơn bao giờ hết. Công nghệ này có thể dễ dàng được điều chỉnh cho các bài thuyết trình bán hàng hoặc các cuộc họp nhóm bằng phần mềm truyền thông.

Gợi ý 7 phần mềm truyền thông Communication Software phổ biến

1. Phần mềm truyền thông RingCentral

• RingCentral là một định nghĩa tốt về một hệ thống điện thoại đám mây mạnh mẽ. Nó có tính năng PBX tiên tiến bỏ qua nhu cầu tốn kém về phần cứng, giấy phép phần mềm, bảo trì, điện thoại máy trạm và nhà khai thác. Nó cho phép liên lạc bằng giọng nói, cuộc họp trực tuyến và hội nghị kinh doanh. Một bộ công cụ liên lạc, RingCentral có thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của bạn, chẳng hạn như quản lý cuộc gọi, cuộc gọi thoại HD và người phục vụ đa cấp.

2. Phần mềm truyền thông monday.com

• Monday.com là một trong những ứng dụng phổ biến nhất để giao tiếp và cộng tác và vì một lý do chính đáng. Phần mềm sử dụng khái niệm Board để liệt kê tất cả các dự án và nhiệm vụ, giúp các thành viên trong nhóm cập nhật cho nhau dễ dàng hơn. Người dùng có thể nhanh chóng liên lạc thông qua các bình luận hoặc cuộc gọi, loại bỏ nhu cầu họp tốn thời gian.

3. Phần mềm truyền thông quản lý dự án (ProjectManager)

• Được thiết kế như một hệ thống quản lý dự án dựa trên đám mây, ProjectManager kết hợp các tính năng để lập lịch trình, cộng tác và lập kế hoạch dự án. Phần mềm giúp người quản lý lập kế hoạch các dự án, nhiệm vụ và đảm bảo phân bổ nguồn lực và tài sản hợp lý. Hệ thống cũng cho phép bạn so sánh tiến độ dự kiến ​​và tiến độ thực tế của dự án để bạn luôn có thể giữ cho nhóm của mình đi đúng hướng.

4. Phần mềm truyền thông Phone Burner

• Phone Burner là một trình quay số điện thoại dựa trên đám mây, được thiết kế để tăng tốc quá trình gọi điện. Thông qua phần mềm, các đại lý bán hàng có thể liên hệ với 80 khách hàng tiềm năng mỗi giờ và duy trì quyền kiểm soát mỗi cuộc gọi. PhoneBurner cũng đi kèm với nền tảng phân phối khách hàng tiềm năng tích hợp giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi. Hơn nữa, các tính năng CRM giúp các đại lý dễ dàng nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng thành cơ hội.

5. Phần mềm truyền thông GoToConnect

• GoToConnect là một nền tảng truyền thông dựa trên đám mây kết hợp nhiều công cụ giao tiếp và cộng tác, chẳng hạn như VoIP, điện thoại, web, âm thanh và hội nghị truyền hình. Nó giúp loại bỏ nhu cầu về các ứng dụng, dịch vụ và nhà cung cấp khác nhau để gọi điện, nhắn tin, trò chuyện, gặp mặt và cộng tác, và cùng với đó là nhu cầu về nhiều tài khoản, mật khẩu và thậm chí có thể cả hóa đơn. Việc sử dụng GoToConnect không giới hạn ở văn phòng.

6. Phần mềm truyền thông GoToMeeting

• GoToMeeting được thiết kế để giúp bạn tổ chức các cuộc họp trực tuyến bằng trình duyệt, ứng dụng dành cho máy tính để bàn hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động. Những người được mời tham gia cuộc họp của bạn có thể tham gia mà không cần cài đặt phần mềm hoặc thiết lập tài khoản. Ứng dụng hội nghị trên web cho phép tổ chức các cuộc họp trực tiếp, thuyết trình trong thời gian thực và cộng tác trên đám mây.

7. Phần mềm truyền thông Ytel

• Được phát triển bởi các chuyên gia trong ngành viễn thông, Ytel phục vụ như một giải pháp đầu cuối cho nhu cầu giao tiếp kinh doanh của các tổ chức. Hệ thống cho phép bạn tập trung các phương thức liên lạc - cuộc gọi thoại, nhắn tin riêng tư và email vào một nền tảng. Thêm vào đó, phần mềm sử dụng mạng cấp nhà cung cấp để cung cấp thời gian hoạt động ổn định và đảm bảo độ tin cậy.

Truyền thông kinh doanh ngày nay nên vượt ra ngoài email và hướng tới phần mềm cho phép giao tiếp nhanh hơn, mượt mà hơn trong các nhóm. Phần mềm truyền thông tốt nhất có thể tăng năng suất và lưu giữ hồ sơ thông tin quan trọng. Giống như nhiều loại phần mềm cộng tác khác, các hệ thống này giúp các nhóm làm việc cùng nhau và giao dự án đúng hạn dễ dàng hơn.