Dịch Vụ Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng Chuyên Nghiệp Tại TP.HCM

Dịch Vụ Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng Chuyên Nghiệp Tại TP.HCM

• Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng là các chi phí mà doanh nghiệp tổ chức hội nghị phải chi trả cho các nhà cung cấp dịch vụ, thiết bị, thiết kế hay các đơn vị phụ trách tổ chức hội nghị khách hàng đó. Để một chương trình hội nghị khách hàng được tổ chức thành công, bên tổ chức phải chuẩn bị rất nhiều công đoạn, mỗi công đoạn lại liên quan đến một lĩnh vực và các nhà cung cấp khác nhau. Đồng thời cũng phải cân cân nhắc, phân bổ nguồn tài chính hợp lý cho từng hạng mục.
• Nhiều bạn thắc mắc Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng gồm những hạng mục gì để có thể ước chừng được nguồn ngân sách hợp lý trước khi tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng. Vì vậy bài viết này chuyennghiep.vn sẽ gợi ý cho bạn các chi phí chính và cần thiết khi tổ chức hội nghị khách hàng. Bạn hãy đọc đến trang cuối cùng để không bỏ lỡ thông tin quan trọng nhé. cùng chuyennghiep.vn bắt đầu nào ! 

>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

• Với vai trò quan trọng cũng như lợi ích to lớn mà hội nghị mang đến thì quy trình tổ chức cần phải được thực hiện chu đáo, chuyên nghiệp, đầy tính sáng tạo và thu hút khách mời. Dưới đây là những bước để tổ chức hội nghị dành cho khách hàng, hãy cùng tham khảo nhé!

Lên danh sách khách mời

• Sự kiện nào cũng thế, việc lên danh sách khách mời luôn là điều cần thiết và nên được ưu tiên thực hiện ngay từ ban đầu. Theo đó, bạn cần phải xác định sẽ mời những ai đến tham dự chương trình tri ân khách hàng của mình. Bên cạnh những vị khách chính như nhà phân phối, đại lý, nhà cung cấp, các đối tác thì bạn cũng cần mời giới truyền thông để xây dựng hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Việc xác định lượng khách mời sẽ giúp doanh nghiệp có được kế hoạch đón tiếp trọn vẹn, chu đáo, dễ dàng tìm kiếm sảnh tiệc tổ chức phù hợp từ đó góp phần tạo thành công cho sự kiện. 

Xác định thời gian tổ chức 

• Xác định thời gian cũng là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Theo đó, doanh nghiệp cần chọn thời điểm để tổ chức vào lúc đa số mọi người thảnh thời, có nhiều thời gian để tham dự hội nghị. Thông thường các doanh nghiệp thường chọn những ngày cuối tuần vào khung giờ từ 14h - 16h chiều để tổ chức sự kiện. Đây là khoảng thời gian được đánh giá tỷ lệ khách mời tham dự rất cao.

Tìm kiếm địa điểm tổ chức hội nghị

• Không gian chính là yếu tố quan trọng trong việc tạo nên sự thành công cho hội nghị. Bên cạnh việc lựa chọn một địa điểm có vị trí thuận lợi, càng gần trung tâm càng tốt, dễ tìm kiếm và di chuyển thì doanh nghiệp nên ưu tiên chọn những trung tâm có hệ thống sảnh tiệc sang trọng, quy mô đa dạng. Đến với những trung tâm tổ chức chuyên nghiệp, có nhiều sảnh tiệc thì bạn sẽ dễ dàng chọn sảnh phù hợp với lượng khách mời của mình. Ngoài ra khi tham khảo sảnh bạn cũng cần chú ý đến trang thiết bị, hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng như yếu tố an ninh, an toàn của địa điểm đó nữa nhé.

Xem thêm: Dịch vụ livestream

Xây dựng kịch bản tổ chức

• Để buổi hội nghị được diễn ra trọn vẹn và suôn sẻ điều cơ bản và cần thiết nhất bạn cần làm đó là xây dựng một kịch bản rõ ràng, chi tiết. Một kịch bản được lên cụ thể sẽ đảm bảo mọi hạng mục được thực hiện đầy đủ và đúng tiến độ. Ngoài ra, bạn còn dễ dàng dự đoán trước những tình huống phát sinh và có biện pháp phòng tránh nó hiệu quả. 
• Để xây dựng một kịch bản hoàn thiện và đặc sắc bạn cần phải xác định mục tiêu của sự kiện để từ đó có thể đưa ra chủ đề (concept) cho hội nghị. Và những yếu tố như thiệp mời, thiệp cảm ơn, quà tặng, sân khấu, backdrop, banners,...  sẽ được thiết kế đồng điều theo một chủ đề nhất định như vậy. Với sự đồng bộ này chắc chắn sẽ để lại nhiều dấu ấn đậm nét hơn trong lòng khách mời.
• Ngoài ra, bạn nên hạn chế đi theo kịch bản đã sử dụng những năm trước, không lặp lại những ý tưởng cũ để tránh đi theo lối mòn gây nhàm chán cho khách mời. Trong kịch bản, bạn cần tạo những khoảnh khắc quan trọng (key moment) để tạo điểm nhấn cho sự kiện. Hãy nhớ rằng nó phải thật sự đặc sắc, tuân theo đúng chủ đề của sự kiện và tính khả thi cao. Ngoài ra, bạn không nên quá lạm dụng nhiều key moment vì khi buổi tiệc xuất hiện quá nhiều khoảnh khắc quan trọng sẽ không còn điểm nổi bật, thu hút nữa. 
• Trong bản kế hoạch này bạn cũng nên triển khai và phân công công việc cho từng đội, ban và cá nhân cụ thể. Đừng quên kèm theo thời gian thực hiện và tiến độ hoàn thành để dễ dàng theo dõi, kiểm tra. Mọi thứ phải đảm bảo được hoàn thành trước ngày tổ chức từ 1 - 2 ngày để nếu có bất cứ vấn đề phát sinh nào, doanh nghiệp có thể kịp thời ứng phó. 

Xem thêm: Dịch vụ chụp hình

Các loại chi phí tổ chức hội nghị khách hàng

1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức 

• Tùy vào quy mô tổ chức chương trình hội nghị mà các đơn vị tổ chức lựa chọn địa điểm cho phù hợp. Thông thường những chương trình hội nghị khách hàng có quy mô tổ chức lớn sẽ lựa chọn các trung tâm hội nghị, nhà hàng chuyên tổ chức chương trình sự kiện để làm địa điểm tổ chức. Tại cơ sở tổ chức sự kiện phải đáp ứng được các yêu cầu cần thiết như: Không gian tổ chức tiệc rộng rãi, đủ chỗ cho khách mời đến tham dự.
• Chỗ để xe, đảm bảo được việc bảo vệ phương tiện di chuyển của khách hàng, lựa chọn những địa điểm có hầm gửi xe hay người trông giữ để tránh sự bất tiện cùng nhiều vấn đề phát sinh. Có đầy đủ các thiết bị tiện nghi hiện đại phục vụ cho buổi hội nghị. Chi phí dành cho địa điểm tổ chức sự kiện sẽ rơi vào khoảng từ 10 triệu trở lên, với những địa điểm thuộc chất lượng đẳng cấp quốc tế sẽ được tính phí dịch vụ cao hơn rất nhiều so với các địa điểm bình dân khác.

Xem thêm: Dịch Vụ Tổ Chức Lễ Mở Bán Dự Án Bất Động Sản Tại TP.HCM

2. Chi phí thuê thiết bị tổ chức hội nghị khách hàng 

• Một chương trình sự kiện hội nghị khách hàng thông thường sẽ phải có đầy đủ các loại thiết bị hỗ trợ như:  m thanh, loa đài, mic, sân khấu, backdrop, màn chiếu máy chiếu, bút viết, bảng, bục sân khấu,… Với những sự kiện chỉ dưới 50 người hạng mục âm thanh chỉ cần sử dụng những loại hỗ trợ như loa kéo, nhưng để đáp ứng chất lượng chương trình được truyền tải đầy đủ đến với tất cả người tham dự thì phải dùng loại loa chuyên dụng với âm thanh công suất lớn. Mức chi phí cho các thiết bị hỗ trợ tổ chức hội nghị khách hàng sẽ rơi vào khoảng từ 15 triệu trở lên, quy mô tổ chức các lớn càng phải để ý chuẩn bị đầy đủ các hạng mục dù là nhỏ nhất để đảm bảo quá trình diễn ra sự kiện được suôn sẻ theo đúng quy trình.

3. Chi phí thuê nhân sự tổ chức hội nghị khách hàng 

• Để chương trình được diễn ra trọn vẹn rất cần có một đội ngũ nhân sự có chuyên môn để vận hành chương trình. Phân chia đầu công việc rõ ràng để tiện cho việc kiểm soát chất lượng cũng như tiến độ đang diễn ra. Nhân sự cần thiết trong chương trình tổ chức sự kiện như: PG, PB, MC, nhân viên kỹ thuật, setup,… Chi phí thuê nhân sự sẽ phụ thuộc vào thương hiệu cá nhân của từng người, ví dụ như MC hạng A chuyên dẫn các chương trình hội nghị hội thảo sẽ có mức chi phí từ 3 triệu/chương trình kéo dài 2h-3h trở lên. Đối với chương trình sự kiện yêu cầu cao về ngoại hình cũng như sức ảnh hưởng của đội ngũ MC thì chi phí thông thương cho 1 người là từ 1 triệu đến 1 triệu 2 trăm trở lên,…

Xem thêm: Dịch vụ quay phim

4. Chi phí quay chụp sự kiện tổ chức hội nghị khách hàng 

• Quay chụp sự kiện là hoạt động cần thiết cho mỗi chương trình tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng chuyên nghiệp. Mục đích của việc quay chụp sự kiện chính là hỗ trợ cho việc quảng bá hình ảnh thương hiệu và các hoạt động của doanh nghiệp lên các phương tiện truyền thông tới toàn thể cộng đồng, khách hàng và đối tác thân thiết.
• Việc truyền tải hình ảnh cũng như hoạt động của buổi hội nghị sẽ giúp cho doanh nghiệp tạo dựng được niềm tin đối với khách hàng thân thiết, tạo dựng mối quan hệ mới với nhiều khách hàng tiềm năng. Từ đó sẽ có nhiều mối quan hệ đối tác hợp tác lâu dài, đưa ra nhiều những chiến lược phát triển doanh nghiệp. Chi phí quay chụp sự kiện sẽ rơi vào khoảng từ 3 triệu/buổi trở lên cho một máy quay và 1 triệu 5 cho hạng mục chụp ảnh.

5. Chi phí mua quà tặng khách mời tham dự 

• Thông thường với những sự kiện tổ chức hội nghị khách hàng sẽ có chương trình quà tặng tri ân khách hàng. Hay quà tặng cho khách hàng với chủ đích giới thiệu về sản phẩm của công ty đang kinh doanh, đây là một hình thức quảng cáo rất hiệu quả. Phần quà này sẽ cần phải đóng gói cẩn thận, tỉ mỉ thể hiện sự chỉnh chu chau chuốt và tấm lòng của chủ doanh nghiệp đến với khách hàng của mình.
• Mức chi phí sẽ dựa vào số lượng khách mời tham gia chương trình mà chuẩn bị những phần quà tương ứng. Chi phí của hạng mục này đối với nhiều phần quà có giá trị có thể lên đến hàng trăm triệu đồng.

6. Chi phí trang trí tổ chức hội nghị khách hàng 

• Chuẩn bị tổ chức chương trình hội nghị hoành tráng nhất thì các doanh nghiệp phải đảm bảo được tính thẩm mĩ, lựa chọn những hạng mục trang trí cần thiết để tô điểm thêm cho không gian của sự kiện. Những hạng mục trang trí tiêu biểu như: backdrop, sân khấu, hoa trang trí sự kiện,… Mức chi phí của hạng mục này sẽ rơi vào khoảng 5 triệu trở lên, tùy vào những hạng mục cần thiết kế đặc thù thì chi phí sẽ cao hơn.

7. Chi phí vận chuyển 

• Chi phí vận chuyển đưa đón khách mời đến địa điểm tổ chức gala dinner. Chi phí vận chuyển nhân sự, trang thiết bị, âm thanh, bàn ghế… Tùy thuộc vào khoảng cách của địa điểm tổ chức đối với điểm hẹn di chuyển sẽ có những mức chi phí khác nhau, thông thường sẽ rơi vào khoảng từ 12 triệu trở lên. 

8. Chi phí ăn uống 

• Sau khi chương trình tổ chức hội nghị khách hàng kết thúc có thể lồng ghép hoạt động ăn uống để ăn mừng, liên hoan. Nên phần chi phí ăn uống này là không thể thiếu. Tùy vào quy mô, sự đầu tư của chương trình và những suất ăn có tại trung tâm tổ chức sự kiện sẽ có những chi phí khác nhau. Mức chi phí sẽ chiếm khoảng 40% trên tổng chi phí tổ chức chương trình.

9. Chi phí thuê đơn vị tổ chức sự kiện 

• Một chương trình tổ chức hội nghị khách hàng được đầu tư kĩ lưỡng và mang lại tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chất lượng. Khi thuê các đơn vị tổ chức sự kiện hội nghị rồi thì doanh nghiệp sẽ không cần phải lo về các vấn đề như: nhân sự, xây dựng kịch bản, địa điểm tổ chức, khâu trang trí,… Bạn chỉ cần nêu ra yêu cầu và thông điệp muốn truyền tải thông qua chương trình hội nghị đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lo hết các phần việc còn lại. Sau đó gửi cho doanh nghiệp một báo giá trọn gói cụ thể.

Dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói giá rẻ

• Công ty tổ chức dịch vụ hội nghị khách hàng của chuyennghiep.vn sẽ không làm bạn thất vọng khi lựa chọn chúng tôi. Chuyên nghiệp, uy tín, tận tâm là kim chỉ nam đi đầu trong quá trình hoạt động của chúng tôi.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp