Dịch vụ Tổ Chức Tọa Đàm Chuyên Nghiệp Tại TP.HCM

Dịch vụ Tổ Chức Tọa Đàm Chuyên Nghiệp Tại TP.HCM

• Truyền thông thành phố chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện họp báo – hội thảo – tọa đàm, với phong cách làm việc chuyên nghiệp và luôn biết lắng nghe khách hàng, chúng tôi sẽ đem đến cho bạn một chất lượng dịch vụ tốt nhất để phục vụ buổi họp báo- hội thảo-tọa đàm diễn ra như bạn mong đợi.
• Các buổi sự kiện, hội thảo hay tọa đàm là dịp để doanh nghiệp hay chính bạn có thể kết nối và đến gần hơn với truyền thông và công chúng. Do đó sự kiện này có những yêu cầu khắt khe về hình thức tổ chức: từ chọn địa điểm, cách bày trí đến chọn lựa MC, lễ tân…… Những vấn đề này khiến nhiều doanh nghiệp không chuyên thấy lo lắng. Vì vậy hãy để chuyennghiep.vn chúng tôi giúp bạn!

>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện

Cần lựa chọn các công ty chuyên nghiệp để tổ chức hội nghị hội thảo

• Hội nghị, hội thảo là bộ mặt, là danh tiếng và sức ảnh hưởng của doanh nghiệp. Một sự kiện thành công sẽ đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích liên quan. Vì vậy, không chỉ với các công ty lớn mà mọi doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu có cơ hội đều cố gắng tổ chức hội thảo, hội nghị thành công nhất. Và điều họ lựa chọn đầu tiên đó là các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
• Nếu tự tổ chức hoặc thuê các đơn vị, công ty không chuyên nghiệp, sự kiện của bạn hoàn toàn có thể xảy ra sai sót:
• Ý tưởng sự kiện không hoàn hảo: Sự kiện là một lĩnh vực riêng, đòi hỏi chuyên môn cao. Một công ty sự kiện chuyên nghiệp rất nhanh có thể tạo ra các các ý tưởng độc đáo, sáng tạo. Mang đúng chuẩn phong các riêng của doanh nghiệp. Một ý tưởng tốt có thể tạo trend xu thế trên các nền tảng mạng xã hội.
• Địa điểm tổ chức không phù hợp: Địa điểm tổ chức đòi hỏi rất nhiều yêu cầu khác nhau. Cả về cấu trúc, chất lượng dịch vụ, hệ thống trang thiết bị âm thanh, ánh sáng… Nếu không chuyên, bạn sẽ phải đắn đo và tất bật tìm các địa điểm. Và quan trọng có thể phải thuê với giá đặc biệt cao.
• Bối rối trước những sự cố. Nếu không có kinh nghiệm, bạn sẽ có thể rơi vào tình cảnh bất lực trước những rủi ro. Như âm thanh bị nhiều, mc, ca sĩ, khách mời đến muộn…
• Chi phí sự kiện có thể bị đội lên rất nhiều so với kế hoạch.

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp thành công

• Một sự kiện thành công rực rỡ chắc chắn cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Và thực hiện theo đúng quy trình chuẩn hóa chuyên nghiệp.Vậy nên, nắm trong tay quy trình tổ chức tốt bạn đã thành công 50%.

Bước thứ nhất: Xác định chủ đề chính của sự kiện

• Chủ đề là yếu tố cần xác định đầu tiên của mọi sự kiện. Và đối với hội nghị, hội thảo hay họp báo, chủ đề lại càng quan trọng hơn. Càng xác định rõ bao nhiêu thì sự kiện có thể thành công bấy nhiêu. Có chủ đề đúng mới có thể xác định các bước tiếp theo. Như kế hoạch, cách thức xây dựng trang trí, chọn lựa nhân sự và nghệ thuật… 

Bước thứ hai: Lên kế hoạch tổng quát tổ chức sự kiện

Kế hoạch tổng quát này thường bao gồm các đầu mục sau:

• Mục đích cuối cùng cần đạt được của sự kiện
• Nội dung xuyên suốt sự kiện
• Thời gian và địa điểm dự kiến
• Dự trù kinh phí tổ chức
• Danh sách khách mời. Có phân loại rõ ràng khách VIP, đối tác, bạn hàng và khách mời.
• Lựa chọn các tiết mục nghệ thuật trong sự kiện (ca sĩ, bài hát, nghệ nhân, nhóm nhảy, nhóm múa…)
• Xác định các bước thực hiện tổ chức.

Xem thêm: Dịch vụ livestream

Bước thứ ba: Thực hiện chi tiết các bước tổ chức hội nghị

• Sau khi đã có kế hoạch tổng quát thực hiện. Các bộ phận liên quan sẽ phân nhỏ thành các đầu công việc và thực hiện cũng như đánh giá. 

Ví dụ các đầu việc như:

• Thực hiện trang trí theo chủ đề: từ cổng chào, thảm, sân khấu, nơ, khăn trải bàn… Đều phải đồng nhất với chủ đề của sự kiện.
• Setup các hoạt động thêm trong sự kiện như. Đưa đón khách mời vào vị trí. Sắp xếp khu nghỉ ngơi cho khách đường xa. Setup khu ăn uống và nghỉ ngơi (thường là tổ chức tiệc trà teabreak). Hướng dẫn khách mời trong những trường hợp cần thiết.
• Truyền thông, quảng bá cho sự kiện. Hội nghị, hội thảo hay họp báo vốn được coi là một hình thức marketing cho doanh nghiệp. Vì vậy, để sự kiện thành công rực rỡ, hoạt động truyền thông là điều cần thiết.
• Thuê các đơn vị tổ chức in ấn thiệp mời, form thư…
• Phát thư mời tham dự cho các khách mời (Trực tiếp hoặc qua email)

Bước thứ tư: Tiến hành tổ chức

• Đây là bước thực hiện công việc. Nhiệm vụ của bạn là theo dõi và đánh giá tiến độ cũng như hiệu quả thực hiện. Vậy nên, hãy thật cẩn thận và sao xát tất cả các bước. 
• Việc điều phối thường sẽ do đạo diễn sự kiện là người trực tiếp chỉ huy. Họ thường là người có kinh nghiệm nhiều năm tổ chức. Thâm niên trong nghề cao. Có thể nói, nhìn một phát là biết ngay còn thiếu sót ở điểm nào. Cần lưu ý ở khâu nào. Vì họ, là người điều phối hàng nghìn các sự kiện lớn nhỏ. 
• Bước thứ năm: Tổng kết, kết thúc chương trình hội nghị, hội thảo
• Đây là những phút then chốt cuối cùng của sự kiện. Các hoạt động thường được diễn ra đó là:
• Tặng quà lưu niệm cho khách mời tham dự sự kiện
• Ghi chép đầy đủ biên bản cho hội nghị, hội thảo, họp báo. Phục vụ cho hoạt động truyền thông sau sự kiện.

Xem thêm: Dịch vụ chụp hình

Bước cuối cùng: Xử lý thông tin sau sự kiện

• Công ty doanh nghiệp ngồi lại cùng đơn vị tổ chức sự kiện đánh giá hiệu quả tổ chức. Phân tích và chỉ ra những điểm chưa đúng hoặc chưa làm được theo hợp đồng.
• Đơn vị tổ chức kiện toàn lại toàn bộ hoạt động. Kiến nghị để hoàn thiện hơn cho các sự kiện lần sau. Tổng kết và lưu sự kiện vào tệp danh mục đã tổ chức.

Lên kế hoạch tổ chức tọa đàm

1. Tạo ý tưởng sáng tạo, kịch bản chuyên nghiệp, hấp dẫn:

• Chuẩn bị nội dung: Giới truyền thông đến với sự kiện của doanh nghiệp là để lấy thông tin, thông tin là “nhân vật” chính của mỗi cuộc họp báo. Do đó, Truyền thông thành phố sẽ tư vấn giúp cho doanh nghiệp, đảm bảo rằng phần thông tin được giới thiệu trong sự kiện là những thông tin xác đáng nhất.

2. Chọn địa điểm tổ chức hợp lý

• Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp ngày nay. Nhưng tiêu chuẩn của một phòng họp báo là phải đảm bảo không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh… Truyền thông thành phố sẽ tư vấn giúp doanh nghiệp lựa chọn địa điểm phù hợp nhất với các tiêu chí đặt ra cho buổi họp báo.

3. Mời phóng viên, khách VIP

• Việc tư vấn lựa chọn phóng viên, kênh truyền thông có đối tượng người xem, đọc phù hợp với mục tiêu truyền thông nắm vai trò đặc biệt quan trọng, điều này sẽ đảm bảo cho sự thành công của buổi họp báo.

4. Chuẩn bị tư liệu họp báo

• Tư liệu họp báo cần phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến chủ đề họp báo.

5. Thảo luận với MC và người diễn thuyết

• Một hoặc hai ngày trước buổi họp báo, doanh nghiệp cần thống nhất trước với những nhân vật có bài nói quan trọng trước báo giới, có thể đấy chính là lãnh đạo doanh nghiệp.
• Hướng dẫn của Truyền thông thành phố cho các nhân vật cách trả lời những câu hỏi khó khăn của báo giới khi họ trình bày bài phát biểu của mình, hoặc làm thể nào để tháo gỡ các vấn đề gây tranh cãi luôn là vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm.

6. Diễn tập

• Họp báo là sự kiện quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt báo giới. Do đó doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu. Truyền thông thành phố sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện buổi diễn tập, giúp phát hiện, dự phòng những bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo.

Xem thêm: Dịch vụ quay phim

7. Kiểm soát buổi họp báo

• Truyền thông thành phố sẽ thay mặt doanh nghiệp kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên và kiểm soát những tình huống đã phòng bị sẵn ở khâu diễn tập để ứng phó cho buổi họp báo.
• Một buổi hội thảo – họp báo – tọa đàm được tổ chức thành công khi bạn chọn đúng đơn vị tổ chức. Đến với Truyền thông thành phố – Chúng tôi cam kết sẽ không làm bạn thất vọng bằng việc mang đến những buổi hội nghị – hội thảo được tổ chức chuyên nghiệp, hiệu quả với mức chi phí hợp lý.
• Truyền thông thành phố cung cấp dịch vụ tổ chức họp báo, tọa đàm, hội thảo chuyên nghiệp tại Việt Nam, với hơn 10 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chúng tôi luôn tự tin vào khả năng thành công nếu được doanh nghiệp trao cơ hội thực hiện tổ chức.
• chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo, hội nghị, tọa đàm, họp báo chuyên nghiệp
• Chúng tôi là một trong những công ty sự kiện có nhiều năm kinh nghiệm nhất hiện nay. Được thành lập từ năm 2004, với gần 20 năm kinh nghiệm, Đại Lâm đã tổ chức hàng nghìn các sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Đến với chuyennghiep.vn, bạn sẽ được:
• Sử dụng dịch vụ trọn gói chuyên nghiệp: Với từng ấy năm kinh nghiệm, Đại Lâm hiểu bạn sẽ cần những gì khi tổ chức sự kiện. Chúng tôi sẽ cung ứng dịch vụ đầy đủ nhất. Tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức cho bạn. 
• Tiết kiệm chi phí: Đến với chúng tôi, bạn sẽ được nhận những khuyến mãi lớn. Đặc biệt ở khâu thuê ca sĩ nổi tiếng và địa điểm tổ chức. Với mối giao hảo lâu năm, chúng tôi được hưởng những ưu đãi riêng và chính sách đãi ngộ tốt nhất.
• Nhân sự sự kiện chuyên nghiệp: Đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp. Đạo diễn sự kiện nổi tiếng, đội ngũ lễ tân, PG, người mẫu chuyên nghiệp, ngoại hình tốt…
• Trang thiết bị sự kiện chính hãng, mới, được bảo dưỡng hằng năm. Chúng tôi có sẵn trang thiết bị được bảo dưỡng hằng năm bởi các công ty bảo dưỡng sự kiện chuyên nghiệp của Ý.
• Bảo hành sự kiện. Chúng tôi tin tưởng vào chất lượng dịch vụ sự kiện của mình. Bởi vậy, chúng tôi cam kết: 100% thành công, 100% không rủi ro, 100% không phụ trội.

Xem thêm: Dịch vụ Tổ Chức Ngày Hội Gia Đình Family Day Chuyên Nghiệp Tại TP.HCM

 

Dịch vụ tổ chức tọa đàm chuyên nghiệp và giá tốt

• Liên hệ với chuyennghiep.vn để nhận ngay tư vấn và báo giá tốt nhất dịch vụ tổ chức tọa đàm trọn gói chuyên nghiệp nhất hiện nay.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp